Tujuan Dokumentasi – Adanya metode dalam penyediaan sebuah dokumen dengan menggunakan suatu bukti akurat dari dalam catatan yang bersumber informasi.
Merupakan penyelidikan, pencarian, pengumpulan, penyimpanan, penggunaan, kontrol, dan pengiriman dokumen menggunakan alat-alat seperti esai, indeks, dan konten bibliografi.
Apakah itu dokumentasi? Dalam pembahasan kali ini, kami akan menjelaskan secara jelas dan lengkap yakni mengenai Tujuan Dokumentasi yang akan dijelaskan sebagai berikut.
Apa yang dimaksud dengan Dokumentasi ?
Pengertian Dokumentasi adalah sebuah proses sistematis dalam adanya mengumpulkan, memeriksa, mencari, menggunakan, dan menyediakan dalam sebuah dokumen untuk mendapatkan informasi, menerangi bukti, pengetahuan, dan membagikannya terhadap pengguna.
Dalam sebuah dokumentasi juga berarti kegiatan atau proses penyediaan dalam dokumen yang menggunakan berbagai bukti yang akurat dengan berdasarkan catatan dalam berbagai sumber sebuah informasi.
Pengertian Dokumentasi Menurut Para Ahli
Menurut beberapa orang, dokumentasi disamakan dengan pengarsipan di dalam sebuah perpustakaan. Jika tidak selalu demikian, para ahli menggambarkan istilah dokumentasi sebagai kumpulan atau pengumpulan sebuah dokumen tentang topik tersebut.
Berikut merupakan beberapa pengertian yakni menurut para ahli, yang akan dijelaskan sebagai berikut:
1. Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)
Menurut KBBI, merupakan adanya sebuah proses pemrosesan, pengumpulan, pemilihan, dan dalam penyimpanan mengenai informasi ialah di dalam sebuah bidang pengetahuan, pengumpulan atau penyediaan dalam bukti seperti kutipan, gambar, kliping koran dan bahan referensi lainnya.
2. Paul Otlet
Paul Otlet merupakan adanya sebuah kegiatan yang khusus dalam suatu bentuk dalam pemrosesan, penemuan kembali, pengumpulan, penyimpanan, dan distribusi dokumen.
3. Nurhadi Magetsari dkk
Nurhadi Magetsari dkk merupakan sebuah bahan yang dapat terkandung dalam sebuah bentuk, cara, dan jenis apa pun di tempat dalam suatu informasi yang dapat direkam dan dalam sebuah catatan dan dapat dipahat atau ditulis menyampaikan informasi dalam bentuk fakta.
4. Federatioon Internationale de Decomentation (FID)
Federatioon Internationale de Decomentation (FID) merupakan adnaya sebuah aktivitas dalam pengumpulan dan penyebaran yakni dengan berbagai suatu jenis sebuah dokumen yang terkait erat dengan semua pekerjaan manusia.
Fungsi Dokumentasi
Terdapat beberapa sebuah tujuan dalam pembentukan dokumentasi yang akan dijelaskan sebagai berikut:
- Dapat memberikan adanya sebuah informasi tentang konten dokumen kepada mereka yang membutuhkannya.
- Dapat menyelamatkan dan menyimpan dengan secara fisik sesuai dengan isi dokumen
- Melindungi sebuah dokumen dari kerusakan.
- Mempersiapkan sebuah konten dalam dokumen sebagai bahan penelitian bagi para ilmuwan.
- Dapat menjamin adanya integritas dan keaslian dalam sebuah informasi yang terkandung terhadap dokumen.
- Menyiapkan data dan bukti untuk informasi dokumen.
- Dalam pengembangan sebuah koleksi dokumen untuk negara dan bangsa.
Peranan dan Tujuan Dokumentasi
Tujuan dari kegiatan sebuah dokumentasi adalah sebagai memperoleh adanya informasi, pengetahuan, keterangan, dan bukti. Sedangkan dalam sebuah peran terhadap dokumentasi meliputi:
- Dukungan untuk layanan adanya sebuah dokumentasi.
- Dapat mempromosi pengembangan secara ilmiah.
- Dapat menerbitkan dalam dokumentasi dengan cara publikasi untuk majalah.
- Pembuatan dan pengembangan metode pemrosesan sebuah dokumen.
- Mengadakan konferensi seminar secara ilmiah.
- Penciptaan dan pengembangan terhadap bidang katalog.
Jenis – Jenis Dokumen
Terdapat beberapa jenis dalam dokumentasi diantaranya ialah sebagai berikut:
1. Berdasarkan Kegiatan
- Dokumen Niaga, merupakan sebuah dokumen yang terkait dengan adanya perdagangan atau pembelian, penjualan, misalnya kwitansi, cek, kwitansi.
- Dokumen Pribadi, merupakan sebuah dokumen yang akan terkait dengan minat pribadi, misalnya KTP, Ijazah, Akta Kelahiran, dan SIM.
- Dokumen Pemerintah, merupakan sebuah dokumen yang berisi informasi tentang tata kelola pemerintahan, misalnya dalam sebuah persyaratan hukum dan peraturan.
2. Berdasarkan Bentuk Fisik
- Dokumen Literer, merupakan suatu dokumen yang ada karena terdapat dengan cara dicetak, ditarik, ditulis, atau direkam dan biasanya dikumpulkan dalam perpustakaan. Seperti majalah, buku, dan film.
- Dokumen Privat, merupakan sebuah dokumen dalam bentuk arsip atau surat yang biasanya dapat disimpan dengan cara sebuah sistem pengarsipan. Seperti surat resmi, surat penjualan, dan laporan.
- Dokumen Korporil, merupakan sebuah dokumen dalam bentuk benda bersejarah. Biasanya dokumen ini dapat dikumpulkan dalam sebuah museum. Seperti fosil, patung, dan lain-lain.
3. Berdasarkan Fungsi
- Dokumen Dinamis, merupakan sebuah dokumen yang dapat digunakan dengan cara langsung saat melakukan pekerjaan kantor.
Ada tiga jenis diantaranya ialah sebuah dokumen dinamis semi aktif, dokumen dinamis aktif, dan dokumen dinamis yang tidak aktif.
- Dokumen Statis, merupakan sebuah dokumen yang tidak digunakan dengan cara langsung dalam sebuah pekerjaan terhadap kantor.
4. Menurut Sifat
- Dokumen Nontekstual, merupakan sebuah dokumen yang dapat berisi sebuah teks, misalnya peta, gambar, grafik, catatan, dan lain-lain.
- Dokumen tekstual, merupakan dokumen yang berisi adanya sebuah informasi dengan cara tertulis. Contohnya katalog, majalah, buku, surat kabar dan sebagainya.
Dokumentasi adalah sebuah proses sistematis dalam adanya mengumpulkan, memeriksa, mencari, menggunakan. Adanya metode dalam penyediaan sebuah dokumen dengan menggunakan suatu bukti akurat dari dalam catatan yang bersumber informasi.
Baca Juga :
Demikian pembahasan yang telah kami sampaikan dengan cara jelas dan lengkap yakni mengenai Tujuan Dokumentasi. Semoga ulasan ini, dapat berguna dan bermanfaat bagi Anda semua.
