Urusan dokumen persuratan merupakan hal yang tidak terpisahkan dari aktivitas sebuah instansi, organisai maupun perusahaan, dimana semua urusan persuratan tersebut akan masuk dalam dua kategori yakni surat masuk dan surat keluar. Lalu apa yang dimaksud dan tujuan dari surat masuk dan keluar? Anda bisa menyimak penjelasannya dibawah ini lengkap dengan contohnya.
Apa itu Surat Masuk dan Surat Keluar? Sesuai dengan namanya, surat masuk adalah kategori untuk setiap surat yang masuk ke suatu perusahaan atau instansi. Selain itu, biasa juga surat yang berasal dari suatu divisi ke divisi lain di perusahaan atau instansi yang sama. Sedangkan yang masuk dalam ketagori surat keluar adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh suatu perusahaan atau instansi ke pihak lain, baik itu secara individu maupun sama-sama perusahaan atau instansi.
Walaupun mungkin terkesan sepele, tetapi kategori surat masuk dan surat keluar memberikan banyak manfaat dalam urusan persuratan sebuah perusahaan atau instansi seperti dimana semua surat yang masuk dan keluar akan tercatat dan terdokumentasi dengan baik sehingga memudahkan pengecekan untuk berbagai kebutuhan. Selain itu, prosedur penanganan surat jelas dan bisa anda jalankan dengan rapi. Bahkan tidak jarang terdapat surat yang bersifat rahasia, sehingga dengan pengelolaan yang baik maka bisa mencegah kebocoran data surat tersebut ke pihak yang tidak memiliki kepentingan.
Fungsi atau Tujuan Surat Masuk dan Surat Keluar
Fungsi dan Tujuan Surat Masuk
- Sebagai alat komunikasi antara para pihak yang berkepentingan
- Sebagai bentuk perwakilan dari pembuat surat
- Bisa menjadi pedoman pelaksanaan kerja
- Sebagai alat pengingat terkait suatu event, kegiatan, dan semacamnya
- Sebagai arsip atau dokumentasi perusahaan/instansi
- Bukti tertulis terkait suatu hal, sehingga bisa menjadi acuan bila dibutuhkan di masa depan
Fungsi atau Tujuan Surat Keluar
- Seperti halnya dengan surat masuk, surat keluar juga bisa menjadi alat komunikasi antar pihak
- Sebagai alat tata usaha
- Sebagai entuk perwakilan dari penulis surat atau yang berkepentingan
- Alat bukti tertulis dengan pihak luar, sehingga surat ini bisa menjadi acuan bila terjadi hal tidak diinginkan
- Alat ukur kemajuan perusahaan atau instansi, tergantung dengan siapa pihak lainnya atau jenis surat yang keluar
Tahapan Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar
Setelah menyimak pentingnya mengelola surat masuk dan surat keluar untuk kepentingan perusahaan, maka tentunya dalam mengelola surat masuk dan keluar ini tidak bisa sembarangan agar tata surat tetap rapi dan berfungsi sebagai mestinya. Berikut tahapan pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang bisa anda simak sebagai berikut,
Tahapan Pengelolaan Surat Masuk
- Penerimaan Surat, yang umumnya dilakukan oleh bagian administrasi perusahaan atau instansi tersebut
- Penyortiran Surat, adalah setelah surat diterima, maka akan dilakukan penyortiran surat
- Pembukaan Surat, dimana akan dilakukan juga pencocokan alamat surat dengan alamat di amplop untuk memastikan
- Pencatatan Surat, merupakan pencatatan di buku agenda yang bertujuan untuk mengetahui jumlah surat yang masuk dalam kurun waktu tertentu
- Pemberian Lembar Disposisi, berguna untuk mencatat instruksi pimpinan atau atasan terkait surat tersebut
- Pencatatan di Buku Ekspedisi, sebelum mengantarkan surat ke pihak yang dituju, anda bisa mencatatnya di buku ekspedisi intern
- Pendistribusian Surat, dimana bagian administrasi akan mendistribusikan surat tersebut ke bagian pengelolah atau unit kerja untuk diproses lebih lanjut
- Klasifikasi Surat adalah adalah pegawai yang terkait membaca beberapa surat yang telah disortir
- Penyampaian Surat, dimana surat bisa langsung disampaikan ke pihak terkait, biasanya pimpinan atau atasan
- Tindak Lanjut Surat. Apabila pimpinan atau atasan menulis disposisi surat, anda bisa melakukan tindak lanjut, yaitu mengedarkan surat, membalas surat, atau menyimpannya.
Tahapan Pengelolaan Surat Keluar
- Drafting Surat, atau biasa juga pembuatan konsep surat yang sesuai dengan keinginan atasan atau pemimpinan
- Pengetikan. Apabila drafting disetujui, maka anda bisa mulai mengetikkan surat tersebut
- Finalisasi Surat. Setelah pembuatan surat sudah dirasa sesuai, anda tinggal melakukan finalisasi surat tersebut dan memastikan semuanya sudah dimasukkan
- Pengesahan Surat yang erupa pemberian tanda tangan, pembubuhan meterai, hingga pemberian stempel oleh atasan atau pimpinan
- Pencatatan Surat. Hal ini dilakukan di buku agenda atau sejenis agar terdapat dokumentasi mengenai surat yang keluar
- Pengiriman Surat. Anda bisa mengirim secara langsung atau menggunakan jasa ekspedisi
- Penyimpanan Surat dimana umumnya terdiri dari lembar utama anda kirim, sedangkan lembar kedua disimpan untuk keperluan arsip
Contoh Surat Masuk dan Surat Keluar
Contoh Surat Masuk dan Surat Keluar Dinas
PEMERINTAH KOTA MEDAN
DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
Kota Medan Provinsi Sumatera Utara
Jl. Pageran Diponegoro No. 123, Medan
Telp. 061-123456; Fax. 061-123456
Medan, 23 Februari 2023
Nomor : 123/Disdik/10/2023
Perihal : Undangan Rapat
Kepada Yth,
Bapak/Ibu Kepala Sekolah
SMA Se-derajat Se-Kota Medan
di Tempat
Dengan hormat,
Persiapan Ujian Nasional TA 2023/2024 sudah semakin dekat dan semua sekolah harus mempersiapkan diri untuk menyambut Ujian Nasional tersebut tanpa terkecuali. Ada banyak hal yang harus dipersiapkan dan harus dipenuhi.
Sinergi yang baik antara dinas pendidikan, pihak sekolah, siswa dan orang tua memiliki peranan yang sangat besar demi kesuksesan Ujian Nasional. Sehubungan dengan hal tersebut, dengan ini kami bermaksud mengundang Bapak/Ibu semua Kepala Sekolah SMA Se-derajat se-Kota Medan untuk menghadiri rapat yang akan dilaksanakan pada :
Hari/Tanggal : Senin/27 Februari 2023
Waktu : Pukul 09.00 – Selesai
Tempat : Aula Dinas Pendidikan Kota Medan
Mengingat pentingnya acara ini, maka kami berharap agar semua undangan bisa hadir tepat pada waktu dan tempat yang sudah ditentukan.
Demikian surat undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kehadirannya, kami ucapkan terimakasih.
Hormat Kami,
Kepala Dinas Pendidikan Kota Medan,
Budi Solihin
Contoh Surat Masuk dan Surat Keluar Perusahaan
PT. MAJU MUNDUR
Jl. Mahameru No. 123, Medan
Telp. 061-123456, Email : majujayasejahtera@gmail.com
Website : majujayasejahtera.com
Medan, 24 Februari 2023
Nomor : 123/MJS/10/2023
Hal : Pesanan Barang
Kepada Yth,
Pimpinan PT. Sukses Makmur
Jl. Jend. Sudirman No. 123
Medan
Dengan hormat,
Kami ucapkan terimakasih atas surat penawaran yang Bapak/Ibu kirimkan pada tanggal 10 Oktober 2019 yang lalu, dengan nomor surat 72/SA/IV/23. Surat teresebut sudah kami terima dengan baik, dan dengan ini kami bermaksud memesan barang barang seperti di bawah ini :
15 Unit TV LED Samsung 32 Inchi
15 Unit TV LED Samsung 24 Inchi
15 Buah Kompor Listrik
15 Unit Kulkas 2 Pintu
15 Unit Kipas Angin Miyako 21 Inchi
Kami berharap agar barang barang tersebut bisa kami terima secepatnya, setidaknya pada tanggal 20 Oktober 2019 mendatang. Mengenai pembayaran, akan kami lakukan dengan menggunakan metode transfer, dua hari setelah barang barang tersebut kami terima. Untuk bukti pembayaran, kami akan mengirimkan fotocopy struk transfer yang kami lakukan kepada Bapak/Ibu.
Demikian surat pesanan ini kami sampaikan, atas perhatian dan pelayanannya yang baik, kami ucapkan terimakasih.
Hormat Kami,
Direktur PT. Maju Mundur,
Demikian informasi mengenai pengertian tujuan dari surat masuk dan surat keluar, semoga berguna dan bermanfaat.
