Pengertian Arsip – Kali ini akan membahas tentang arsip mulai dari pengertian, karakteristik, fungsi beserta bermacam arsip. Tanpa perlu panjang lebar ayo kita simak penjelasan di bawah ini :
Definisi Arsip
Arsip adalah setiap catatan atau warkat yang tertulis, tercetak, atau ketika, yang berbentuk huruf, angka maupun gambar, yang memiliki arti dan tujuan sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, maupun secara digital.
Menurut Undang-undang No.7 tahun 1971 (Depkes, 1971:43), pengertian arsip yaitu :
- Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapaun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
- Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah.
Menurut Sutarto (1997;200)
Arsip adalah suatu warkat yang harus disimpan dengan sistematis karena memiliki suatu kegunaan agar tiap kali diperlukan bisa secara cepat didapatkan kembali.
Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia)
Arsip adalah dokumen tertulis (surat, akta, dan sebagainya), lisan (pidato, ceramah, dan sebagainya), atau bergambar (foto, film, dan sebagainya) dari waktu yang lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dan sebagainya), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.
Fungsi Arsip
Dalam UU No.7 tahun 1971 pasal 2, berisi tentang pembagian funsi arsip, diantaranya yaitu:
Arsip Dinamis
Arsip dinamis merupakan arsip yang dibutuhkan secara langsung dalam proses perencanaan, pelaksanaan. Atau dengan kata lain yaitu arsip yang masih difungsikan secara langsung pada setiap kegiatan dari perusahaan setiap harinya.
Menurut manfaatnya arsip dinamis memiliki sifat yang sering kali masih dapat berubah nilai dan artinya. Fungsi arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya yaitu:
- Arsip in-aktif atau arsip semi statis adalah segala arsip yang termasuk jarang digunakan dalam aktivitas kerja sehari-hari dalam sebuah perusahaan.
- Arsip aktif iyalah segala arsip yang masih bisa dipakai dalam aktivitas pekerjaan. Arsip aktif masih bisa dilihat di unit pengelola perusahaan dalam masa transisi antara aktif dan in-aktif.
- Arsip semi aktif adalah segala arsip dimana frekuensi yang dimilikinya dalam segi penggunaannya telah mengalami penurunan dalam masa transisi antara aktif dan in-aktif.
Arsip Statis
Arsip statis merupakan arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam proses perencanaan, penyelenggaraan,
atau bisa dikatakan arsip statis iyalah arsip yang telah tidak dipakai secara langsung pada aktivitas dari perusahaan.
Arsip statis ini merupakan arsip yang telah mencapai pada taraf nilai abadi secara khusus sebagai bahan pertanggung jawaban.
Karakteristik
Arsip memiliki karakteristik dimana karakteristik ini dapat membedakan kualitas arsip, karakteristik arsip antara lain:
- Unik – Arsip tidak dibuat secara massal atau digandakan, arsip berbeda dengna buku, jurnal dan bahan publikasi lainnya. Pada konteksnya arsip mempunyai kronologi yang berbeda yang selalu merupakan satu-satunya sebuah produk. Adapun penggandaan arsip mempunyai ari berbeda baik untuk pelaksanaan kegiatan ataupun bagi staf/pejabat yang berwenang dengan kegiatan tersebut.
- Legal – Arsip yang dibuat sebagai dokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan, memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi keputusan dan pelaksanaan kegiatan.
- Reliable – keberadaan arsip bisa dipercaya sampai dapat digunakan sebagai pendukung pelaksana kegiatan.
- Otentik – Arsip merupakan informasi yang melekat pada wujud aslinya terkecuali arsip elektronik, yang meliputi isi, struktur dan konteks. Yang memiliki informasi mengenai waktu dan tempat arsip diciptakan atau diterima. dan memiliki makna yang merefleksikan tujuan dan kegiatan suatu organisasi, serta memberi layanan bahan bukti kegiatan, kebijaksanaan serta transaksi organisasi pembuatnya.
Macam-macam Arsip
Arsip Menurut Isi atau Subyek
- Keuangan, misalnya : bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, surat perintah membayar, laporan keuangan dan sebagainya.
- Pendidikan, misalnya : satuan pelajaran, kurikulum, daftar hadir siswa, rapor, dan lain-lain.
- Kepegawaian, misalnya : surat lamaran, surat pengangkatan pegawai, data riwayat hidup pegawai, dan lainnya.
- Pemasaran, misalnya : surat pesanan, surat penawaran, daftar pelanggan, daftar harga, dan lain-lain.
Arsip Menurut Nilai atau Kegunaannya
- Bernilai administrasi, misalnya : surat keputusan, prosedur kerja, dan sebagainya.
- Bernilai informasi, misalnya : pengumuman, undangan, dan lain-lain.
- Arsip hukum, contoh : akte kelahiran, akte perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa, dan sebagainya.
- Ilmiah, misalnya : hasil penelitian.
- Pendidikan, contohnya : satuan pelajaran, program pengajaran,dan lainnya.
Arsip Menurut Keasliannya
- Arsip Petikan adalah dokumen yang berisi bagian dari suatu dokumen yang asli.
- Salinan adalah dokumen yang dalam pembuatannya tidak bersama dengan dokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan yang aslinya.
- Dokumen utama merupakan dokumen asli yang langsung terkena hentakan mesin ketik, cetakan printer, dengan tandatangan dan legalisasi yang asli.
- Tembusan merupakan dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dalam pembuatannya bersama dengan dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak lain setelah penerima dokumen asli.
Baca juga :
- Pengertian Buku Besar dan Buku Pembantu
- Pengantar Akuntansi dan Bisnis
- Tugas-tugas dan Peran Sekretaris
- Pengertian Jurnal Penutup beserta Tujuan
Demikian pembahasan tentang pengertian, fungsi, karakteristik, dan macam-macam arsip. Semoga bermanfaat bagi kalian semua.
