Bagi anda yang sedang mencari contoh surat undangan resmi untuk kebutuhan kegiatan formal, maka dibawah ini anda bisa menemukan fungsi, struktur serta cara membuatnya lengkap dengan contohnya.
Dalam urusan formal, undangan kepada seseorang tidak bisa dilakukan sembarangan atau asal-asalan atau mengundang via whatsapp atau DM Instagram maupun messenger di facebook, apalagi yang akan diundang adalah orang yang termasuk “penting” dalam artian memiliki kedudukan baik dan terhormat di perusahaan, di pemerintah, maupun di tengah-tengah masyarakat. Berbeda hal ketika anda mengundang untuk acara kumpul-kumpul di rumah, atau bakar-bakar ikan, dimana anda cukup mengundang via whatsapp maupun menelpon.
Untuk itulah pentingnya contoh surat undangan resmi perlu benar-benar dipahami, agar anda tidak salah dalam membuat surat undangan resmi. Berikut struktur penting yang harus anda perhatikan dalam membuat surat undangan resmi sebagai berikut.
Komponen dan Struktur Surat Undangan Resmi
Kop Surat
Kop atau dikenal juga sebagai kepala surat adalah bagian yang harus ada dalam surat apa pun yang bersifat resmi. Kop surat berfungsi untuk memberi tahu instansi dari pengirim surat tersebut, dimana etiap instansi atau perusahaan pasti memiliki template kop suratnya yang berbeda-beda seperti mulai dari logo, alamat, kontak, dan lain sebainya.
Pada bagian ini pun harus ditulis secara lengkap. Kop surat mengandung nama instansi lengkap dengan alamat dan nomor kontaknya. Untuk lebih lengkapnya lagi, anda perlu membubuhkan logo perusahaan atau instansi dalam bagian ini.
Nomor dan Tanggal Surat
Bagian penting lainnya yang tidak bisa anda lewatkan adalah nomor dan tanggal. Informasi tersebut berfungsi untuk mempermudah pendataan. Selain itu, tanggal surat juga akan memberi tahu penerima saat surat tersebut dibuat.
Nama Penerima Surat
Nama penerima perlu dibubuhkan dalam surat untuk memperjelas isi surat. Selain dari nama yang dituju, sebaiknya surat tersebut tidak dibaca. Penulisan nama penerima juga memberikan kesan berbicara dua arah secara tidak langsung.
Isi Surat
Sebuah surat tentu harus memiliki isi surat. Karena itu, pentuing bagi anda yang menulis surat undangan resmi untuk menjelaskan dengan singkat dan padat maksud dan tujuan dari surat tersebut. Jika memang untuk mengundang, cobalah tulis isi surat secara jelas dan singkat pada bagian pembuka isi surat.
Informasi Acara
Dalam isi surat undangan, anda pun perlu menuliskan informasi acara secara detail. Informasi yang harus ada adalah tempat dan waktu pelaksanaannya. Lebih baiknya lagi anda memberikan durasi acara supaya orang yang diundang tahu harus meluangkan waktu berapa lama untuk acara tersebut.
Apabila undangan resmi tersebut merupakan acara yang dilangsungkan secara online, pastikan anda memberikan link untuk acara tersebut. Hal ini akan memudahkan orang yang diundang untuk langsung menghadirinya saat acara sudah dimulai nanti.
Agenda Acara
Acara resmi seharusnya sudah dibuat jauh hari sebelum mengirimkan undangan. Karena itu, anda perlu melampirkan juga agenda acara yang akan dilaksanakan nanti. Anda juga memerikan durasi dari setiap agenda supaya terlihat lebih disiplin.
Tanda Tangan Pengirim
Sebagai bukti bahwa surat tersebut benar-benar dikirim oleh instansi, anda juga perlu membubuhkan tanda tangan. Pastikan orang yang menandatangani surat tersebut adalah mereka yang berwenang dalam mengundang.
Bahasa Surat
Pemilihan kata dari surat undangan resmi pun harus sopan dan tidak berbelit-belit. Kamu perlu langsung menuliskan tujuan surat tersebut dibuat. Gunakan juga bahasa Indonesia ragam formal. Perhatikan tanda baca saat menulis supaya mudah dibaca dan maksudnya tersampaikan.
Contoh Surat Undangan Resmi
Contoh Surat Undangan Resmi
Setelah memahami struktur dan poin penting yang harus ada dalam pembuatan surat undangan resmi, berikut contoh surat undangan resmi yang bisa menjadi referensi anda untuk sebagai perbandingan apabila anda juga ingin membuat surat undangan yang serupa.
DINAS PENDIDIKAN
SEKOLAH MENENGAH ATAS NEGERI 5 Jakarta
Jl. Budi Utomo, Ps. Baru, Kecamatan Sawah Besar, Kota Jakarta Selatan, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 10763
=========================================================================
Nomor : 256/UWM/2023 Jakarta, 16 januari 2023
Lampiran : ………………………….
Perihal : Undangan Ambil Rapor
Yth. Bapak/Ibu/Orang Tua/Wali
Peserta Didik Kelas XI
SMA N 1
di Jakarta
Kami sampaikan undangan kepada Bapak/Ibu sekalian, untuk dapat menghadiri acara pengambilan rapor semester ganjil kelas XI tahun pelajaran 2022-2023 yang akan dilaksanakan pada:
Hari: Senin
Tanggal: 22 Januari 2023
Jam: 08.00 WIB
Tempat: Masing-masing Ruang XI
Atas perhatian dan kerjasamanya kami selaku pihak Sekolah mengucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Kepala SMA N 1 Jakarta
Sekian informasi mengenai contoh surat undangan resmi untuk kebutuhan kegiatan formal, dimana dari contoh diatas, anda bisa mengubahnya sesuai dengan maksud dan tujuan anda mengundang dengan tetap memperhatikan struktur dan poin penting dalam membuat surat undangan resmi. Semoga berguna dan bermanfaat.
