Membuat surat resmi tentu tidak bisa sembarangan maka dari itu dikatakan sebagai surat resmi dimana ada poin-poin yang harus anda pertimbangkan dalam pembuatannya. Berikut contoh surat resmi untuk berbagai kebutuhan dan cara membuatnya.
Dalam dunia formal tentu komunikasi adalah hal penting untuk selalu dijaga, sebab komunikasi penting untuk menyampaikan informasi baik lurus menurut garis kordinasi, maupun ke atasan, maupun ke bawahan. Salah satu metode komunikasi yang penting dalam dunia formal adalah bagian persuratan dimana surat harus resmi untuk sebuah informasi formal.
Surat resmi sendiri memiliki format standar penulisan, karena sifatnya yang formal maka surat resmi harus ditulis berdasarkan ketentuan tata bahasa dan urutan yang sudah ditentukan. Selain itu, dalam menulis surat resmi, anda juga harus teliti dan cermat dalam menggukan bahasa mengikuti EYD yang berlaku.
Surat resmi tentu memiliki berbagai macam jenis sesuai dengan kebutuhannya. Baik itu surat resmi perusahaan, instansi pemerintah, sekolah, kampus dan lembaga lainnya.
Lalu apa sebenarnya yang dimaksud dengan Surat resmi? Surat resmi adalah suatu surat yang diterbitkan oleh perorangan, organisasi, atau lembaga tertentu, yang bersifat formal serta berkepentingan resmi. Surat resmi seperti sifatnya harus ditulis dengan bahasa yang formal dan baku.
Surat resmi penting sebagai suatu alat atau dokumen pengingat, sebab surat dinas yang sudah dibuat dapat disimpan kemudian dijadikan arsip apabila ada keperluan di waktu mendatang. Bahkan surat resmi menjadi bukti dalam membuat suatu surat perjanjian yang dibutuhkan perusahaan atau lembaga untuk kepentingan dinas.
Format Surat Resmi
Seperti yang kami sebutkan diatas, bahwa surat resmi memiliki format atau standar yang harus diikuti mengingat surat jenis ini merupakan surat formal. Berikut format surat resmi yang bisa anda simak sebagai berikut.
Kepala Surat
Seperti surat pada umumnya, surat resmi juga terdapat kepala surat atau kop surat yang akan menunjukkan identitas lembaga organisasi pembuat surat. Adapun struktur dari kop surat ini harus mengandung beberapa hal berikut ini:
- Logo atau lambang lembaga atau instansi (jika ada)
- Nama instansi
- Alamat instansi
- Nomor telepon, faximile atau email
- Anda juga bisa menambahkan macam usaha, bidang kegiatan, nomor izin usaha dalam kepala surat.
Adapun fungsi dari kop surat ini adalah untuk penanda nama dan alamat kantor instansi, memberi informasi tentang bidang usaha, jenis kegiatan, dan sebagai sarana pengenalan lembaga pada khalayak.
Tanggal Surat
Tempat dan tanggal surat adalah keterangan yang menjelaskan lokasi serta kapan ditulisnya surat tersebut.
Nomor Surat
Yang berfungsi sebagai catatan untuk arsip surat resmi memiliki nomor surat. Setiap lembaga biasanya memiliki sistem penomoran surat masing-masing. Penomoran mempermudah pencatatan dan kategorisasi administrasi arsip surat.
Lampiran
Lampiran surat merupakan dokumen tambahan yang dilampirkan ke dokumen surat utama. Lampiran biasanya berisi dokumen pendukung yang menguatkan dokumen utama seperti daftar kegiatan, surat pendukung dari lembaga lain, laporan keuangan lebih mendetail, dan lain sebagainya.
Hal/Perihal
Hal/perihal merupakan maksud atau tujuan singkat yang memuat perkara dibuatnya surat
Alamat Tujuan
Alamat tujuan kepada siapa ditujukannya surat resmi tersebut. Penulisannya singkat saja karena alamat lengkap tujuan biasanya dicantumkan pada sampul surat.
Salam Pembuka
Salam pembuka adalah kata sapaan di awal surat. Kata sapaan yang biasa digunakan adalah ‘Dengan hormat” diikuti dengan tanda baca koma.
Isi Surat
Di Dalam isi surat resmi terdapat beberapa bagian yang harus ada, yaitu pembuka, bagian inti dan penutup. Berikut penjelasannya.
- Pembuka, kalimat pembuka berfungsi untuk mengantar pembaca sebelum masuk pada inti pembahasan. Di dalam pembuka surat juga dapat berisi tentang rujukan inti masalah yang akan disampaikan kepada penerima surat.
- Isi Pokok, bagian isi ini biasanya berisi tentang maksud, tujuan atau keinginan pembuat surat dalam membuat surat. Penyampaian pada bagian ini juga harus jelas, tidak banyak basa-basi, serta mudah dipahami.
- Penutup, bagian penutup surat berisi tentang penegasan kembali, simpulan, harapan dan juga ucapan terima kasih. Penutup menandai bahwa uraian pokok yang ingin disampaikan melalui surat sudah selesai.
Salam Penutup
Salam penutup ini berisi beberapa kata yang pada umumnya digunakan untuk menambah kesantunan dalam menyelesaikan komunikasi.
Nama, Jabatan, dan Tanda Tangan
Surat dinas akan dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, seperti pemegang pimpinan suatu instansi, lembaga, atau organisasi. Di bawah nama penanda tangan, dicantumkan nama jabatan sebagai identitas penandatangan tersebut. Beberapa lembaga mewajibkan untuk mencantumkan nomor pegawai pada bagian ini.
Tembusan
Tembusan merupakan bagian surat yang dipakai untuk menunjukkan adanya pihak atau orang lain yang juga menerima surat tersebut selain penerima surat. Atau jika surat tersebut perlu diketahui juga oleh pihak lain yang mendapat tembusan surat.
Contoh Surat Resmi
Setelah memahami arti, pengertian dan format membuat surat resmi diatas, maka berikut contoh surat resmi yang bisa menjadi referensi anda.
Contoh Surat Resmi Sekolah
SMA Bakti Jaya 2 Jakarta
Jl. Jend. Sutoyo No. 8 Jakarta
No. Telp. (021) 60507256
Jakarta, 05 Januari 2023
No : 159/SMA Bakti Jaya 2 /2019
Lampiran : –
Perihal : Undangan Yth. Orang tua / Wali Murid Kelas XI , XII, XII SMA Bakti Mulya Jakarta
Dengan hormat,
Dalam rangka memperingati hari pendidikan nasional kepada para siswa dan siswi SMA Bakti Jaya 2, kami selaku pihak dari pendidikan sekolah akan menyelenggarakan acara lomba cerdas cermat antar sekolah. Adapun acara tersebut akan kami selenggarakan pada :
Hari/Tanggal : Senin 07 Januari 2023
Pukul : 08.00 s.d. 11.00 WIB
Tempat : Jakarta
Acara : Lomba cerdas cermat
Demikian surat ini kami sampaikan, atas segala perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Kepala Sekolah,
Budi Solihin, MPd
NIP 67688987799
Contoh Surat Undangan Resmi
PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH
DINAS PENDIDIKAN PARIWISATA DAN KEBUDAYAAN KABUPATEN BANJARNEGARA
Jl. Nusantara No 12 Banjarnegara 54431 ==================================================================== Banjarnegara, 05 Januari 2023
Nomor : 123/DPPK/2023
Lampiran : –
Perihal : Undangan Yth. Budi Solihin Jalan Semangka No. 123 Banjarnegara
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan dilaksanakannya rapat internal, dengan surat ini kami bermaksud untuk mengundang Bapak agar bisa hadir pada :
Hari/Tanggal: Senin/07 Januari 2023
Tempat : Gedung Aula Kabupaten Banjarnegara
Acara: Pembahasan Kegiatan Bersama Anggota DPRD Banjarnegara
Demikianlah surat undangan ini kami buat dengan harapan Bapak dapat berpartisipasi. Atas perhatian dan waktunya kami ucapkan terimakasih.
Hormat Kami,
Kepala Dinas Pendidikan Pariwisata Dan Kebudayaan,
Jaka Arya
Contoh Surat Dinas Resmi Pemerintah
PEMERINTAH KOTA MAGELANG
SMA N 7 MAGELANG MUNTILAN, MAGELANG
Telp: (0234) 3334646
Email: dinasos@mail Magelang
05 Januari 2023
Nomor: 002/III/ 05 Januari 2023
Lampiran: –
Hal: Permohonan Izin Yth. Kepala Dinas Pendidikan Kota Magelang
Dengan hormat,
Kami selaku dewan sekolah SMA N 1 Wonosobo memberitahukan sehubung dengan kegiatan lomba antar sekolah yang akan diselenggarakan pada tanggal 10 Januari dalam memperingati hari jadi sekolah. Yang akan diselenggarakan pada:
Hari/ Tanggal: Rabu, 06 Januari 2023
Waktu: 08.00 s/d 17.00
Tempat: Halaman SMA Negeri 7 Magelang
Sehubungan dengan dibuatnya surat resmi ini, kami mengajukan permohonan izin guna menyelenggarakan acara kegiatan tersebut. Atas perhatian Bapak/ ibu kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Ketua Pelaksana,
Budi Solhin M. Kom
Demikian informasi mengenai contoh surat resmi untuk berbagai kebutuhan dan cara membuatnya, semoga berguna dan bermanfaat.
