Bagi anda yang bingung mencari contoh surat pesanan barang, maka anda tidak perlu bingung lagi sebab di artikel ini kami akan membagikan contoh cara membuat surat ini.
Apa itu surat pesanan barang? Dan apa tujuan dari surat ini? Sesuai namanya, surat ini merupakan jenis dokumen yang digunakan untuk memesan atau membeli barang baik itu atas nama individu, perusahaan, instansi maupun organisasi. Adapun surat pesanan adalah keterangan tertulis yang berisi penjelasan pesanan oleh pembeli yang ditujukan ke penjual.
Umumnya, alur pemesanan terjadi saat penjual mengirimkan surat penawaran pada calon pembeli. Lalu, calon pembeli akan mengirimkan surat pesanan barang sebagai bentuk balasan dan jawaban bahwa memang tertarik untuk membeli produk yang ditawarkan. Selain itu, surat ini juga bisa merupakan bukti pemesanan barang untuk diproses oleh pihak keuangan perusahaan bahwa telah terjadi pesanan barang untuk kepentingan perusahaan untuk segera diproses lebih lanjut baik itu mencairkan total pembayaran pesanan barang, atau ditindak lanjuti oleh bagian keuangan.
Isi Surat Pesanan
Karena surat ini merupakan surat pesanan barang, maka isi surat ini bisa berupa keterangan barang yang ingin anda beli secara lengkap, mulai dari nama barangnya, harga, jumlah, diskon, mekanisme pembayaran, dan status pembayarannya.
Selain itu, jangan lupa juga untuk menambahkan format surat seperti umumnya seperti kop surat, tanggal, nomor surat, perihal, hingga tanda tangan anda.
Fungsi Surat Pesanan
Pada dasarnya, fungsi surat ini adalah sebagai balasan dari calon pembeli terhadap surat penawaran yang penjual kirimkan. Namun, bisa juga calon pembeli langsung mengirimkan surat ini tanpa surat penawaran terlebih dahulu seperti yang kami sebutkan diatas.
Selain itu, surat ini juga bisa untuk mengurangi kesalahan pesanan yang terjadi. Terutama, bila pemesanan dalam jumlah besar atau dipesan melalui telepon yang rentan terjadi kesalahan apabila dihafalkan secara satu-persatu.
Dan fungsi terakhir, dimana surat ini berguna sebagai dokumen pengantar bahwa customer telah melakukan pembelian suatu barang. Jadi, surat ini bisa anda simpan sebagai arsip bagi penjual dan pembeli, baik itu untuk arsip pribadi maupun perusahaan.
Contoh Surat Pesanan Barang
Surat Pesanan untuk Toserba
PT. DOA IBU
Jln. Rawabunga Utara 55 Jakarta
Telepon : 021 – 83358074
Jakarta, 17 Februari 2023
Hal : Surat Pesanan Barang
Kepada Yth,
Bagian Pesanan
PT. Halmahera
Jl. Juanda 33
Jakarta
Dengan hormat,
Sehubungan dengan menipisnya stok barang di gudang toserba kami, maka kami bermaksud memesan sejumlah barang dengan spesifikasi sebagai berikut :
Penghapus Giant (85 buah)
Sabun Cuci Bunga (75 pack)
Wafer Krim Keju (65 bungkus)
Minuman Jeruk Royal (123 kotak)
Beras Raja Lele (26 karung)
Total harga Rp 8.800.000
Kami berharap barang yang sudah kami pesan dapat dikirim paling lambat dua hari setelah menerima surat pesanan. Pembayaran akan kami transfer setelah barang sudah kami terima.
Demikian surat pesanan barang yang saya buat. Terima kasih atas perhatiannya, semoga kita dapat menjalin kerja sama yang baik.
Bagian Gudang
Budi Solihin
Format Surat Pesanan di e-Katalog LKPP
SURAT PESANAN
(PERMINTAAN PEMBELIAN)
Nomor: _
Paket Pekerjaan: _
Yang bertanda tangan di bawah ini:
_[nama Pokja/Pejabat Pengadaan]
_[alamat satuan kerja Pokja/Pejabat Pengadaan]
Dalam hal ini mewakili Pengguna Barang/jasa pada Satker ……….. selanjutnya disebut sebagai Pemesan;
berdasarkan Kontrak Payung _ nomor _ tanggal __, bersama ini memerintahkan:
_[nama Penyedia]
_[alamat Penyedia]
yang dalam hal ini diwakili oleh: __
selanjutnya disebut sebagai Penyedia;
untuk mengirimkan barang dengan memperhatikan ketentuan-ketentuan sebagai berikut:
- Rincian Barang:
(berisi jenis barang, satuan/ukuran, kuantitas, harga satuan, total harga) - Syarat-syarat pekerjaan: sesuai dengan persyaratan dan ketentuan Kontrak;
- Waktu penyelesaian: selama _ (_) hari kalender/bulan/tahun dan pekerjaan harus sudah selesai pada tanggal ___
- Alamat pengiriman barang : ______________________
- Denda: Terhadap setiap hari keterlambatan penyelesaian pekerjaan Penyedia akan dikenakan Denda Keterlambatan sebesar 1/1000 (satu per seribu) dari Nilai Kontrak atau bagian tertentu dari Nilai Kontrak sebelum PPN sesuai dengan Syarat-Syarat Umum Kontrak.
_, _ 20
Untuk dan atas nama __
Pemesan
[Tanda tangan]
[nama lengkap]
[jabatan]
NIP: __
Menerima dan menyetujui:
Untuk dan atas nama __[nama Penyedia]
Surat Pesanan AC untuk Kampus
[Kop Surat Kampus]
Denpasar, 17 Februari 2023
No : 1233/UM/FSP/ IV/2022
Hal : Surat Pesanan Barang
Kepada Yth,
Pimpinan Mulia Jaya Teknik
Jalan Tanjung 10, Denpasar
Telp. : 0361-8786463 HP : 0813389637783
Dengan hormat,
Untuk menunjang pembangunan ruang kuliah yang baru dan perbaikan ruang laboratorium, maka kami bermaksud untuk memesan barang sebagai sarana prasarana yang sesuai dengan penawaran harga yang disepakati sebagai berikut:
• AC Split Daikin 1 PK Deluxe : 3 Unit
• AC Split Daikin 2 PK Deluxe : 1 Unit
Barang-barang yang kami pesan tersebut kami harap dapat segera dikirim selambat-lambatnya pada 7 Mei 2022 dan dipasang paling lambat tanggal 14 Mei 2022.
Demikian surat ini kami buat, atas perhatian dan kerja samanya kami sampaikan terima kasih.
Hormat kami,
Wakil Dekan 1 FH
Elsa Putri
Demikian informasi mengenai contoh surat pesanan barang yang perlu anda ketahui bagi anda yang bingung memesan barang secara formal dan memiliki dokumen sebagai bukti pemesanan barang tersebut. Semoga berguna dan bermanfaat.
