Bagi anda sedang mencari contoh surat permohonan resmi kepada pemerintah, maka anda tepat menemukan artikel ini dimana anda bisa menyimak contoh dan cara membuat surat permohonan ini.
Apa itu surat permohonan resmi kepada pemerintah? Sekedar informasi, surat permohonan adalah surat yang dibuat oleh pihak perorangan maupun kelompok tertentu dengan tujuan mengajukan permintaan kepada pihak yang bersangkutan. Pengajuannya bisa ke siapa saja, salah satunya ke pemerintah.
Apabila merujuk kepada surat permohonan resmi kepada pemerintah, maka surat ini merupakan surat permohonan permintaan kepada pemerintah yang diajukan oleh individu, kelompok, atau organisasi secara resmi. Adapun isi dari surat permohonan bisa jadi untuk meminta bantuan bencana alam, sponsor maupun bantuan pendanaan suatu acara, kepentingan penyuluhan di daerah, dan sebagainya.
Sebagai surat resmi, maka surat ini tidak bisa dibuat sembarangan dan harus menggunakan bahasa yang formal dan sopan, serta apa yang hendak disampaikan jelas. Untuk lebih jelasnya, berikut format dan struktur surat permohonan resmi ke pemerintah.
Format dan Cara Membuat Surat Permohonan Resmi Kepada Pemerintah
Kop surat
Apabila anda mengajukan surat atas nama kelompok atau organisasi tertentu, maka sebaiknya jangan lupa mencantumkan kop surat yang merupakan format surat permohonan kepada pemerintah yang pertama. Tujuannya supaya instansi penerima tahu dari mana dan siapa pengirim dokumen tersebut melalui logo dan nama organisasinya.
Dalam kop biasanya selain memuat logo dan nama organisasi, juga memuat alamat lengkap, nomor telepon, dan terkadang e-mail. Kop dibuat resmi oleh organisasi atau kelompok, biasanya sudah ada formatnya yang bisa diperbanyak sendiri sesuai kebutuhan.
Apabila pengajuannya hanya dari perorangan atau kelompok kecil saja, biasanya tidak membutuhkan kop. Akan tetapi, tetap harus mengikuti format lainnya, yakni tetap menunjukkan identitas perorangan atau kelompok di bagian paling atas surat. Pada bagian bawah kop, anda bisa mencantumkan pula tanggal pembuatan surat tersebut. Tuliskan dalam format ‘Tempat, Tanggal-Bulan-Tahun’ (tanpa tanda strip).
Perihal
Dalam format surat apapun, termasuk permohonan kepada pemerintah jangan pernah lupa mencantumkan perihal atau tujuan. Fungsi mencantumkannya adalah untuk menunjukkan maksud pengirim mengirimkan undangan tersebut, contohnya meminta bantuan dana, keperluan sponsorship, permohonan menjadi pembicara, dan lain sebagainya.
Tanpa menuliskan tujuan atau perihal, instansi penerima surat tersebut kemungkinan besar tidak akan tahu maksud anda mengirimkannya. Meskipun nantinya akan tetap diketahui setelah membaca isi suratnya.
Di bawah ‘Perihal’, cantumkan pula berapa banyak lampiran berupa proposal kegiatan ataupun jenis berkas pendukung lainnya (jika ada). Apabila jumlah lampirannya dalam bentuk proposal, tuliskan saja jumlahnya dalam satuan eksemplar. Dengan demikian, akan membantu penerima mengetahui berapa banyak berkas lain yang perlu dibaca.
Tujuan penerima
Komponen pada surat permohonan kepada pemerintah yang juga harus ada dan paling penting, yaitu menuliskan tujuan penerima. Jika ditujukan kepada pemerintah, penerimanya bisa jadi kepala daerah, gubernur, atau mungkin pejabat negara lainnya. Penulisan nama orang yang menerima juga harus jelas dan sebagai apa jabatannya di instansi pemerintahan tersebut.
Apabila anda tidak menuliskan tujuan, maka surat yang dikirimkan bisa jadi malah diabaikan karena tidak jelas siapa penerimanya. Maka dari itu, guna mengantisipasi supaya hal tersebut tidak terjadi, sebaiknya jangan lupa mencantumkannya secara lengkap.
Kalimat pembuka
Dalam surat resmi, anda harus menuliskan kalimat pembuka sebelum masuk ke inti utama pesan yang ingin disampaikan. Kalimat pembuka wajib menggunakan bahasa formal, apalagi jika dokumennya memang ditujukan kepada pemerintah.
Kalimat pembuka tidak perlu terlalu panjang atau bertele-tele. anda dapat mengawalinya dengan kalimat ‘Dengan hormat’, kemudian perkenalkanlah organisasi/kelompok, serta program kerja yang ingin disampaikan. Tidak langsung masuk ke inti, cukup jelaskan secara umum atau permukaannya saja.
Apabila memungkinkan, kalimat pembuka sebaiknya tidak lebih dari 2-3 baris. Sebab jika lebih dari itu, kesannya jadi terlalu panjang.
Isi surat
Setelah kalimat pembuka, selanjutnya masuk ke isi surat. Pada bagian isi akan membicarakan maksud utama anda menuliskan undangan tersebut. Adapun isi surat memuat program kerja secara lebih spesifik, namun tidak perlu dijelaskan terlalu panjang. Apapun acara yang ingin diselenggarakan, isi surat harus mencantumkan waktu dan tempat acara tersebut digelar.
Contohnya jika ingin mengajukan bantuan bibit pohon untuk kegiatan penanaman di pesisir pantai, maka anda harus mencantumkan kapan waktu serta lokasi penyelenggaraan kegiatan tersebut. Waktu dan lokasi yang dicantumkan dalam isi, harus transparan. Artinya, tidak dibuat secara asal-asalan dan sebaiknya sudah harus pasti lokasinya. Sebab nantinya pasti ada orang dari pemerintahan terkait akan langsung datang ke tempat kegiatan untuk melihat apakah kegiatan tersebut berjalan dengan baik sekaligus mengetahui apakah dana yang diberikan sudah tepat guna atau tidak.
Kalimat penutup
Kalimat penutup merupakan kalimat dengan etika menutup pembicaraan dengan lawan bicara secara sopan. Dalam menuliskan kalimat penutup, biasanya diawali dengan ‘Demikian yang dapat kami sampaikan…’ atau sejenisnya. Kemudian jangan lupa memberikan ucapan terimakasih pada kalimat terakhir.
Tanda tangan dan nama pihak yang mengajukan permohonan
Dan pada bagian paling akhir, jangan lupa mencantumkan tanda tangan serta nama pihak yang mengajukan permohonan tanpa meterai. Jika suratnya dibuat oleh suatu organisasi, biasanya pihak yang menandatangani, antara lain ketua organisasi dan ketua pelaksana. Sebaiknya gunakan tinta hitam atau biru gelap untuk melakukannya.
Contoh Surat Permohonan Resmi Kepada Pemerintah
Surat Permohonan Resmi Kepada Pemerintah Penggunaan Tempat
Komunitas Pecinta Alam
Sekretariat: Jl. Slamet Riyadi No 78
Telp. 0857324354665775; email: malapag@gmail.com
Solo, 22 Agustus 2022
No : 05/SP/IV/2022
Hal : Permohonan Izin Kegiatan Bakti Sosial
Yth. Kepala Desa Pasar Kliwon
di tempat
Dengan hormat,
Dalam rangka memperingati hari jadi Komunitas Pecinta Alam
yang kelima, kami bermaksud mengadakan acara bakti sosial di lingkungan wilayah kerja Bapak pada
Hari, tanggal : Minggu, 28 Agustus 2022
Waktu : 09.00-selesai
Tempat : Balai Desa Pasar Kliwon
Kegiatan :
Pembagian bibit tanaman gratis
Penyuluhan kesehatan lingkungan
Bersama surat ini, kami bermaksud memohon izin untuk pelaksanaan kegiatan tersebut sekaligus menggunakan balai desa untuk tempat acara.
Demikian surat permohonan ini kami buat. Kami harap permohonan kami dapat diterima dan diberikan izin agar pelaksanaan acara berjalan lancar. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Ketua Panitia
Rara Sati
Surat Permohonan Resmi Kepada Pemerintah Sebagai Narasumber
Kelompok Posyandu Sayang Ibu
Sekretariat: Jl. Slamet Riyadi No 67, Surakarta
Telp. 085454657688
Surakarta, 22 Agustus 2022
Yth. Dr. Citra Solastika, Sp. OG
di tempat
Dengan hormat,
Dalam rangka memperingati Hari Kanker Sedunia, kami bermaksud mengadakan penyuluhan untuk kelompok ibu-ibu yang tergabung dalam posyandu kami pada:
Hari, tanggal : Sabtu, 27 Agustus 2022
Waktu : pukul 09.00-11.00
Tempat : Balai Desa Suka Asih, Surakarta
Sehubungan dengan acara tersebut, kami mohon kesediaan Dokter Citra untuk bisa menjadi narasumber dan berbagi pengetahuan mengenai tema “Kanker Serviks pada Wanita Usia Produktif”.
Demikian surat permohonan ini kami buat. Atas kesediaan dan perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Ketua Panitia
Tri Sekti
Demikian informasi mengenai contoh surat permohonan resmi kepada pemerintah. Semoga berguna dan bermanfaat.
