Bagi pekerja atau karyawan, jenis contoh surat peringatan atau SP ini merupakan surat yang “menakutkan” dan bisa berdampak negatif apabila anda mendapatkannya dari tempat anda bekerja. Lalu bagaimana contoh surat ini? dan bagaimana pengertian dan dasar hukumnya? Anda bisa menyimak penjelasannya dibawah ini.
Mengapa jenis surat ini harus dihindari setiap pekerja maupun karyawan? Sebab sesuai dengan namanya, surat peringatan atau disingkat SP ini bisa dikatakan sebagai surat teguran kepada penerima surat ini untuk memperbaiki kesalahan dan tidak mengulanginya lagi di masa depan.
Adapun arti dari surat peringatan adalah surat pemberitahuan resmi yang dikeluarkan pihak berwenang terhadap tindakan individu yang dianggap tidak pantas, melanggar aturan, atau bersifat negatif. Jadi dalam urusan ketenagakerjaan, surat ini bisa sebagai awal untuk mengatasi pekerja yang tidak mematuhi kebijakan pemberi kerja dan apabila pekerja tersebut masih menyepelekan surat pemberitahuan ini, maka sanksi lebih berat pun menunggu seperti SP tahap selanjutnya, denda, pemotongan gaji, hingga PHK secara sepihak.
Umumnya surat SP dikeluarkan sebuah perusahaan apabila pekerja melakukan pelanggaran yang cukup serius seperti tidak menjalankan tugas dengan baik, absen kerja yang selalu bolos, penyelewengan dana kantor, melakukan tindak kekerasan dan melanggar hukum di area perusahaan dan lain sebagainya.
Tetapi surat SP ini tidak selalu berujung dengan pemecatan, dimana surat ini hanya sebagai pengingat agar tidak melakukan kesalahan yang sama dan memperbaiki perilaku kerja sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Pentingnya Surat Peringatan
Surat SP atau surat peringatan perusahaan memiliki peran yang vital disebuah lingkungan kerja, dimana surat ini sebagai pengingat apabila terdapat pekerja yang lalai dari tugasnya, atau melakukan hal yang melanggar kebijakan perusahaan.
Selain itu, dengan surat SP ini pun, pekerja tidak akan semena-mena membuat pelanggaran, sehingga perusahaan tidak perlu menegur secara berulang-ulang kali untuk mendisiplinkan para pekerjanya sesuai dengan aturan yang sudah perusahaan tetapkan.
Dasar Hukum Surat Peringatan di Indonesia
Adapun surat peringatan atau SP ini telah diatur di Pasal 161 Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 Tentang Ketenagakerjaan. Berikut bunyi Pasal 161 Ayat (1) dan Ayat (2) yang bisa anda simak dibawah ini.
“Dalam hal pekerja/buruh melakukan pelanggaran ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama, pengusaha dapat melakukan pemutusan hubungan kerja, setelah kepada pekerja/buruh yang bersangkutan diberikan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut.”
“Surat peringatan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) masing-masing berlaku untuk paling lama 6 (enam) bulan, kecuali ditentukan lain dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama.”
Dari isi bunyi pasal diatas, surat peringatan ini memiliki beberapa tahapan mulai dari SP-1, lalu ke SP-2, dan terakhir SP-3, dimana masing-masing SP tersebut berlaku maksimal enam bulan, kecuali ada perjanjian khusus antara perusahaan dan karyawan. Artinya, jika pekerja tersebut terbukti melakukan pelanggaran lagi sebelum masa berlaku SP-1 berakhir, maka perusahaan bisa menjatuhkan SP-2 kepadanya. Hal yang sama juga berlaku di SP-2, yakni bila karyawan melakukan kesalahan lagi, maka akan bisa diberikan SP-3, hingga pemecatan.
Dengan pasal ini pun melindungi hak pekerja, sehingga perusahaan tidak bisa semena-mena langsung melakukan pemecatan terhadap pekerja yang memiliki kesalahan, selama kesalahan tersebut masih dalam batas yang wajar dan bisa dimaklumi.
Penyebab Diberikan Surat Peringatan
Apa saja yang menyebabkan surat ini diberikan kepada pekerja atau karyawan? Berikut beberapa alasannya.
Melanggar kebijakan atau peraturan kantor dengan sengaja
Membocorkan data penting perusahaan ke pihak luar
Karyawan yang selalu terlambat datang ke kantor
Sering tidak berangkat kerja tanpa alasan yang jelas
Kinerja karyawan buruk dan tidak produktif, sehingga tidak memenuhi target atau kewajibannya
Mencuri barang atau perangkat perusahaan
Korupsi atau penyelewengan dana perusahaan
Struktur Surat Peringatan (SP)
Struktur surat peringatan pada dasarnya dapat disesuaikan dengan perusahaan, namun pada umumnya surat SP memuat beberapa informasi dasar sebagai berikut.
- Informasi karyawan secara lengkap seperti nama lengkap, jabatan dan divisi tempat karyawan bernaung.
- Alasan yang jelas mengapa karyawan yang bersangkutan dianggap perlu diberikan surat peringatan.
- Tanda tangan dan nama dari pembuat surat peringatan di atas materai.
Contoh Surat Peringatan (SP)
Contoh Surat Peringatan Pertama (SP1)
SURAT PERINGATAN
Sebagai bentuk penegakan kedisiplinan perusahaan, maka Saudara yang tercantum di bawah ini:
Nama: Elsa Syarif
Jabatan: Staff Marketing
Surat Peringatan ini diterbitkan berdasarkan kesalahan Saudara Ahmad Syarif berupa tidak masuk kerja tanpa keterangan yang mengakibatkan operasional divisi kerja tidak beraturan.
Maka, dengan ini Saudara diberikan Surat Peringatan Pertama (SP1). Sebagai informasi, surat ini berlaku selama 6 (enam) bulan terhitung sejak surat ini diterbitkan.
Tujuan Penerbitan Surat Peringatan
Surat Peringatan ini bertujuan untuk memberikan pengarahan sekaligus peringatan agar Elsa Syarif bersedia mengikuti tata tertib pekerjaan yang telah ditetapkan perusahaan dan tidak melakukan kesalahan yang sama yang dapat merugikan pihak perusahaan.
Tidak Lanjut
Untuk mengantisipasi agar karyawan tidak melakukan kesalahan yang sama, maka perusahaan akan melakukan sanksi yang lebih berat lagi hingga Pemutusan Hubungan Kerja (PHK).
Demikian Surat Peringatan ini dikeluarkan, sehingga dapat dijadikan sebagai bahan perhatian dan dapat digunakan sebagaimana mestinya. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Jakarta, 17 Februari 2023
Human Resource Manager
Contoh Surat Peringatan Kedua (SP2)
SURAT PERINGATAN
Nomor: SP/14/234/2023
Kepada Yth.
Budi Solihin
di tempat
Sehubungan kinerja Saudari sebagai karyawan yang harus mematuhi dan melaksanakan semua kewajiban dan tata tertib serta disiplin dalam bekerja yang harus saudara laksanakan sepenuhnya. Maka dari itu, dengan ini kami memberikan peringatan kepada Saudari atas tindakan penyimpangan yang tidak dilaksanakan sebagaimana mestinya seperti yang kami garis bawahi berikut ini:
Melakukan tindakan fatal yang menyebabkan terganggunya operasional pemindahan barang
Surat Peringatan ini diberikan berdasarkan Peringatan Lisan yang telah disampaikan sebelumnya. Demikian Surat Peringatan Kedua (SP2) ini kami sampaikan dan berlaku selama menjadi karyawan PT Maju Mundur. Kepada yang bersangkutan harap diperhatikan.
Jakarta, 17 Februari 2023
Manager Operasional PT Maju Mundur
Contoh Surat Peringatan Ketiga (SP3)
SURAT PERINGATAN
Nomor: KU.01.I.424.1088
Kepada Yth.
Lisa Ibrahim
di tempat
Hal: Surat Peringatan Ketiga
Dengan hormat,
Kami merasa sangat prihatin atas musibah kehilangan sepeda motor di halaman kantor yang menimpa salah seorang karyawan. Hal ini terjadi karena saudara tidak melakukan tindakan preventif dengan menerapkan sistem pengamanan dan pelaporan secara konsisten. Peristiwa ini menjadi tanggung jawab saudara sebagai komandan keamanan.
Maka, dengan ini Saudari Lisa Ibrahim diberikan Surat Peringatan Ketiga (SP3). Selanjutnya, kami meminta saudara untuk segera berbenah karena harus angkat kaki dari perusahaan ini.
Demikian Surat Peringatan ini dikeluarkan, sehingga dapat dijadikan sebagai bahan perhatian dan dapat digunakan sebagaimana mestinya. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Bandung, 17 Ferbruari 2023
Budi
HR PT Aman Terpercaya
Demikian informasi mengenai contoh surat peringatan atau SP bagi anda yang penasaran dengan surat ini beserta penjelasan lengkap mengenai surat SP yang menjadi surat yang harus anda hindari bagi anda seorang pekerja maupun karyawan. Sebab apabila perusahaan memberikan surat ini kepada anda, berarti menandakan anda melakukan sebuah pelanggaran yang serius.
