Contoh Surat Pengantar dan Cara Membuatnya

Apa itu fungsi dari surat pengantar? Dan bagaimana contoh surat pengantar dan cara membuatnya? Anda bisa menyimak semua jawabannya dibawah ini.

Apa itu surat pengantar? Surat pengantar adalah jenis surat resmi yang digunakan untuk mengantar barang atau dokumen, berkas atau naskah. Nantinya surat pengantar ditandatangani oleh pejabat institusi yang memiliki wewenang, tanggung jawab, dan tugas. Surat pengantar ini menjadi surat penting dalam birokrasi dan instansi, dimana fungsi surat pengantar yakni menyampaikan pesan untuk kepentingan instansi.

Namun selain digunakan pada institusi, surat pengantar bisa juga digunakan untuk keperluan sekolah, lingkungan, instansi pemerintah, dan tujuan sosial seperti saat mahasiswa memberikan surat pengantar dari instansi untuk melakukan tugas penelitian untuk tugas kuliah, dan berbagai contoh lainnya.

Format Surat Pengantar Dan Cara Membuatnya

Contoh Surat Pengantar dan Cara Membuatnya 6

Seperti hal-nya surat resmi lainnya, gaya bahasa baku wajib digunakan untuk penulisan isi surat surat pengantar. Agar lebih jelas, berikut struktur surat pengantar yang harus anda perhatikan dalam cara membuatnya sebagai berikut.

Kepala/Kop Surat

Bagian kop surat berada paling atas. Untuk kop naskah atau dokumen dinas berisi nama instansi, alamat, dan kontak yang dihubungi. Penulisan kop surat diletakkan di tengah margin, dan ditulis menggunakan huruf kapital.

Nomor Surat Pengantar

Susunan penomoran surat pengantar berada di bawah kop surat. Susunan penomoran ini terdiri dari nomor naskah, kode klasifikasi arsip surat dinas, bulan (ditulis dalam dua digit), tahun terbit, tanggal, serta nama jabatan dan alamat yang dituju.

Adapun contoh format penulisan nomor surat pengantar seperti Nomor 14/PT.05/04/2023

14 : Merupakan nomor urut surat internal bagian acara dalam satu tahun kalender
PT.05: Kode klasifikasi arsip surat dinas bagian acara
04: bulan ke-4 (April)
2023: tahun

Batang Tubuh

Dikutip dari Modul Tata Naskah Dinas, batang tubuh surat pengantar terdiri dari nomor urut, jenis data yang dikirim, banyaknya naskah atau barang, dan keterangan.

Kaki Surat

Bagian kaki surat pengantar terdiri dari pengirim yang tulisannya berada di sebelah kanan. Penulisan meliputi nama jabatan pembuat pengantar, tanda tangan, nama, NIP, dan stempel jabatan atau instansi.

Bagian Penerima

Penerima berada di sebelah kiri, penulisan meliputi tanggal penerimaan, nama jabatan, tanda tangan, nama, NIP, cap instansi, serta nomor telepon.

Sebagai catan dalam pembuatan surat pengantar adalah surat ini dikirim rangkap dua. Pada lembar pertama untuk penerima, sedangkan lembar kedua untuk pengirim surat. Ada juga penomoran surat pengantar sama dengan penomoran surat dinas.