Contoh surat pengaduan adalah surat yang harus anda ketahui ketika anda merasakan ketidak-puasan atau ketidaknyaman ketika anda membeli produk yang tidak sesuai dengan harapan dan deskripsi produk yang anda baca, dimana anda bisa melayangkan surat pengaduan ke perusahaan atau pihak penanggung jawab produk yang anda beli, bahkan hingga ke pihak yang berwenang.
Sebagai konsumen sebuah produk maka pastinya sudah menjadi hak anda untuk mendapatkan produk seperti yang anda bayarkan dan sesuai detail yang anda pilih sebelumnya. Namun kadang terjadi, didalam prosesnya terdapat beberapa kesalahan seperti produk yang rusak, pengiriman yang melewati batas waktu pengiriman, produk yang salah dan berbeda dengan deskripsi dan lain sebagainya.
Disinilah letak penting dari surat pengaduan, dimana surat pengaduan adalah sebuah surat yang dilayangkan konsumen karena mengalami keruguan dari produk yang telah dibeli kepada perusahaan atau distributor poduk yang mana surat tersebut akan diproses dan dicarikan solusi terbaik untuk kenyamanan konsumen sebab pastinya setiap perusahaan atau distrubutor memiliki tujuan utama untuk memberikan kenyamanan dan kepuasan untuk para pelanggannya.
Fungsi Surat Pengaduan
Dalam membeli produk atau jasa, maka penting untuk memastikan bahwa produk yang anda pilih telah sesuai dengan kebutuhan anda sesuai dengan dekripsi produk yang telah anda baca. Selain itu, produk yang anda beli juga wajib sampai ditangan anda dalam keadaan baik secara fisik maupun bisa digunakan dengan baik.
Apabila terjadi hal-hal yang membuat anda tidak nyaman dan tidak puas terhadap produk yang anda beli, maka sebagai konsumen anda pun berhak mengajukan pengaduan atau komplain ke pihak perusahaan yang bertanggung jawab dimana diharapkan dengan komplain melalui surat pengaduan, anda mendapatkan balasan yang berisi penyelesaian atas keluhan terhadap produk yang dibeli.
Untuk lebih jelasnya, berikut fungsi surat pengaduan yang bisa anda simak sebagai berikut.
- Surat ini merupakan surat resmi yang dapat dipertanggungjawabkan secara hukum, apabila dalam proses pengaduan melibatkan hukum. Secara umum, surat ini berfungsi untuk memberikan peringatan terhadap perusahaan terkait agar segera menyelesaikan masalah.
- Mengajukan komplain melalui surat pengaduan, memiliki manfaat tersendiri terutama apabila anda memiliki permasalahan terhadap suatu perusahaan terkait produk yang dibeli. Surat pengaduan berfungsi sebagai klaim, juga surat resmi untuk mengadukan kepada pihak terkait.
- Penyelesaian masalah dapat diawali oleh perusahaan terkait mengirimkan surat balasan atas surat pengaduan konsumen tersebut terhadap produknya. Apabila kerusakan yang terjadi akibat kesalahan dari pihak perusahaan, maka wajib untuk memberikan ganti rugi baik tukar barang atau pengembalian dana.
Format Struktur Surat Pengaduan
Karena surat ini merupakan jenis surat resmi ke perusahaan yang bertanggung jawab pada kesalahan produk yang anda terima, maka dalam membuat surat ini tidak bisa sembarangan dimana terdapat format dan stuktur surat yang harus anda ikuti seperti menggunakan bahasa baku dan tetap sopan. Apa saja format surat ini? simak sebagai berikut.
- Kop perusahaan sebagai header atau kepala surat
- Lokasi dan tanggal surat diterbitkan
- Nomor surat
- Menyebutkan perihal dibuatnya surat pengaduan
- Alamat penerima
- Isi surat yang mencakup penjelasan secara detail
- Tanda tangan untuk menunjukkan keabsahan dari surat
Contoh Surat Pengaduan
Contoh Surat Komplain Ke Polisi
Yth. Bapak Kapolsek Kota XXXXX
Di XXXXXX
Hal: Laporan Penipuan Online
Lampiran: 1 (satu) halaman
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : XXXXX
Jenis Kelamin : Laki-laki
No KTP : 00000000
Alamat : Jl. XXXXXX No. 00
No. Telp : 0000 0000000000
Ingin menyatakan tindak penipuan yang dilakukan oleh Saudara XXXX kepada saya sendiri. Hal tersebut terjadi pada tanggal 00 Februari 0000 di mana Saudara XXXX menjanjikan akan mengirimkan barang berupa merchandise EXO senilai Rp 5.000.000 melalui pos. Akan tetapi barang yang saya terima tidak sesuai pesanan dan klaim dari Saudara XXXX karena cacat dan tidak asli.
Pihak penjual sudah menjanjikan untuk mengembalikan uang pembelian dalam kurun waktu tujuh hari. Akan tetapi, hingga saat ini uang tersebut masih belum juga dikembalikan, terhitung 5 minggu dari barang palsu yang saya terima.
Pihak yang bersangkutan belum menunjukkan itikad baiknya untuk mengembalikan uang maupun ganti rugi. Sebagai bukti, saya lampirkan juga nota pembelian barang dengan bukti tangkapan layar percakapan saya antara saya dan Saudara XXXX selaku penjual. Chat tersebut sudah cukup menjelaskan bahwa Saudara XXXX selaku penjual akan mengembalikan uang saya paling lambat satu minggu setelah barang saya terima.
Demikian surat aduan ini saya buat dengan sebenar-benarnya. Besar harapan saya agar pihak kepolisian dapat membantu untuk menyelesaikan perkara ini hingga selesai. Atas perhatian Saudara, saya haturkan banyak terima kasih.
XXXXXXX, 00 XXXX 0000
Hormat saya,
XXX
Pelapor
Contoh Surat Komplain via Surel
Kepada: [email protected]
Subjek: Pengaduan Klaim Asuransi
Kepada
PT ASURANSI XXXXXX
Jalan XXXXX No. 000 Kota XXXXXXX
Dengan hormat,
Kami ingin menyampaikan aduan mengenai pengajuan klaim asuransi terhadap mobil kantor CV XXXXX yang mengalami kecelakaan beberapa waktu lalu. Mobil tersebut memiliki nomor polisi XX 0000 ABC. Kecelakaan yang menyebabkan kerusakan pada mobil tersebut terjadi pada 00 Februari 0000 di Jalan XXXXX Kota XXXX.
Pihak perusahaan kami sudah memberikan berkas persyaratan yang dibutuhkan pada pihak PT ASURANSI XXXX. Pihak PT Asuransi XXXX pun telah melakukan pengecekan terhadap mobil yang mengalami kecelakaan pada tanggal 00 Februari 0000.
Akan tetapi perlu kami informasikan tidak adanya proses lanjutan atas klaim asuransi yang kami ajukan hingga saat ini. Sementara pada tanggal 00 Februari 0000, petugas PT ASURANSI XXXXX sudah menjanjikan akan menghubungi perusahaan kami dalam waktu paling lambat 7 hari.
Demikian surat klaim asuransi yang dapat kami sampaikan, kami menunggu kabar baik dari PT ASURANSI XXXX segera.
Atas perhatiannya, saya haturkan banyak terima kasih.
Hormat Kami,
CV XXXXXX XXXXX
XXXXX XXXX
Manager Umum
Demikian informasi mengenai Contoh Surat Pengaduan yang semoga berguna dan bermanfaat bagi anda sebagai pihak konsumen yang dirugikan.
