Apakah anda merasa menerima perlakuan atau tindakan yang tidak baik ketika berurusan dengan sebuah perusahaan, instansi dan lembaga pemerintah? Maka begini contoh surat pengaduan dan komplain yang bisa anda simak sebagai berikut.
Perlakuan tidak menyenangkan atau menyimpang dari prosedur merupakan salah satu hal yang kerap terjadi dilakukan oleh oknum sebuah perusahaan, instansi atau lembaga. Hal ini sering terjadi terutama pada bagian kerja yang berurusan langsung masyarakat dalam memberikan layanan publik.
Adapun surat pengaduan dan komplain ini pada dasarnya berfungsi untuk memberikan peringatan terhadap pihak terkait untuk menyelesaikan persoalan yang ada. Atau bisa juga sebagai surat pemberitahuan bahwa terjadi aktivitas “menyimpang” yang dilakukan karyawan atau pegawai yang membuat pengirim surat komplain tidak nyaman, bahkan merasa terganggu.
Manfaat Surat Komplain atau Pengaduan
Mengajukan komplain atau pengaduan melalui surat komplain yang resmi mempunyai manfaat yang cukup besar dimana surat komplain tersebut berfungsi sebagai klaim serta surat resmi yang tujuannya untuk mengadukan perihal ketidakpuasan konsumen kepada pihak terkait. Surat tersebut dapat dikategorikan sebagai surat resmi yang dapat dipertanggungjawabkan di mata hukum, jika dalam proses komplain nya memang melibatkan badan hukum.
Hal ini bisa menjadi evaluasi untuk perusahan untuk menindak dan menertibkan serta meninjau ulang performa karyawan agar tidak melakukan kesalahan yang sama seperti yang banyak dikeluhkan masyarakat agar perusahaan atau lembaga tetap memiliki nama yang baik dan tidak tercoreng karena perbuatan oknum 1-2 orang saja.
Cara Membuat Surat Komplain atau Pengaduan
Karena surat ini ditujukan kepada perusahaan, instansi hingga lembaga pemerintah, maka surat ini merupakan surat resmi yang tidak dibuat sembarangan dan dalam membuatnya harus memiliki kebenaran dan rasa tanggung jawab akan surat tersebut karena surat ini bisa berlandaskan hukum dan bisa diproses lebih lanjut apabila terdapat hal-hal yang merugikan orang lain.
Untuk membuat surat komplain dan pengaduan yang baik dan benar, maka berikut format dan susunan surat komplain surat pengaduan yang bisa anda simak sebagai berikut.
Format dan Susunan Surat Komplain Pengaduan
- Melampirkan kop perusahaan sebagai header atau kepala surat.
- Lokasi serta tanggal surat komplain diterbitkan.
- Nomor surat komplain/aduan.
- Menyebutkan perihal (maksud) dibuatnya surat komplain/ pengaduan.
- Menambahkan lampiran penunjang jika diperlukan.
- Sertakan alamat penerima surat komplain.
- Isi surat harus mencakup penjelasan secara detail dan jelas.
- Tanda tangan demi menunjukkan keabsahan surat komplain tersebut.
Contoh Surat Pengaduan dan Komplain Ke Perusahaan
Bagi anda yang masih bingung bentuk dan cara membuat surat pengaduan ini, berikut beberapa contoh yang bisa anda simak sebagai berikut.
Contoh Surat Pengaduan Ke Kepolisian
Yth. Bapak Kapolsek Kota XXXXX
Di XXXXXX
Hal: Laporan Penipuan Online
Lampiran: 1 (satu) halaman
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : XXXXX
Jenis Kelamin : Laki-laki
No KTP : 00000000
Alamat : Jl. XXXXXX No. 00
No. Telp : 0000 0000000000
Ingin menyatakan tindak penipuan yang dilakukan oleh Saudara XXXX kepada saya sendiri. Hal tersebut terjadi pada tanggal 00 Februari 0000 di mana Saudara XXXX menjanjikan akan mengirimkan barang berupa merchandise EXO senilai Rp 5.000.000 melalui pos. Akan tetapi barang yang saya terima tidak sesuai pesanan dan klaim dari Saudara XXXX karena cacat dan tidak asli.
Pihak penjual sudah menjanjikan untuk mengembalikan uang pembelian dalam kurun waktu tujuh hari. Akan tetapi, hingga saat ini uang tersebut masih belum juga dikembalikan, terhitung 5 minggu dari barang palsu yang saya terima.
Pihak yang bersangkutan belum menunjukkan itikad baiknya untuk mengembalikan uang maupun ganti rugi. Sebagai bukti, saya lampirkan juga nota pembelian barang dengan bukti tangkapan layar percakapan saya antara saya dan Saudara XXXX selaku penjual. Chat tersebut sudah cukup menjelaskan bahwa Saudara XXXX selaku penjual akan mengembalikan uang saya paling lambat satu minggu setelah barang saya terima.
Demikian surat aduan ini saya buat dengan sebenar-benarnya. Besar harapan saya agar pihak kepolisian dapat membantu untuk menyelesaikan perkara ini hingga selesai. Atas perhatian Saudara, saya haturkan banyak terima kasih.
XXXXXXX, 00 XXXX 0000
Hormat saya,
XXX
Pelapor
Contoh Surat Komplain via Surel
Kepada: [email protected]
Subjek: Pengaduan Klaim Asuransi
Kepada
PT ASURANSI XXXXXX
Jalan XXXXX No. 000 Kota XXXXXXX
Dengan hormat,
Kami ingin menyampaikan aduan mengenai pengajuan klaim asuransi terhadap mobil kantor CV XXXXX yang mengalami kecelakaan beberapa waktu lalu. Mobil tersebut memiliki nomor polisi XX 0000 ABC. Kecelakaan yang menyebabkan kerusakan pada mobil tersebut terjadi pada 00 Februari 0000 di Jalan XXXXX Kota XXXX.
Pihak perusahaan kami sudah memberikan berkas persyaratan yang dibutuhkan pada pihak PT ASURANSI XXXX. Pihak PT Asuransi XXXX pun telah melakukan pengecekan terhadap mobil yang mengalami kecelakaan pada tanggal 00 Februari 0000.
Akan tetapi perlu kami informasikan tidak adanya proses lanjutan atas klaim asuransi yang kami ajukan hingga saat ini. Sementara pada tanggal 00 Februari 0000, petugas PT ASURANSI XXXXX sudah menjanjikan akan menghubungi perusahaan kami dalam waktu paling lambat 7 hari.
Demikian surat klaim asuransi yang dapat kami sampaikan, kami menunggu kabar baik dari PT ASURANSI XXXX segera.
Atas perhatiannya, saya haturkan banyak terima kasih.
Hormat Kami,
CV XXXXXX XXXXX
XXXXX XXXX
Manager Umum
Contoh Surat Komplain Kekurangan Barang
PT XXXXX Developer
Jl. XXXXX XXXXX No. 00, Kota XXXXXX
XXXXX, 00 Januari 0000
Nomor: 00/XX/XXXX/XX/0000
Perihal: Pengaduan kekurangan barang yang dikirim
Lampiran : 1 (satu) lembar
Kepada
PT XXXX XXXXX Nusantara
Jalan XXXXXX XXXX No. 00 Kota XXXXXX
Dengan hormat,
Dengan datangnya surat ini, kami dari perusahaan XXXX ingin mengajukan klaim terhadap barang yang dikirimkan dengan invoice pembelian XXXXXX/0000/000/0000, dengan rincian barangnya sebagai berikut:
200 dus masker medis sekali pakai;
100 dus pembersih tangan (ukuran 100 ml per kemasan); dan
100 pelindung wajah plastik.
Barang-barang tersebut telah kami terima dan kami ingin mengucapkan banyak terima kasih atas pelayanannya yang selalu ramah dan cepat. Akan tetapi, ketika barang-barang tersebut kami periksa kembali, kami mendapatkan fakta bahwa ada kekurangan barang yang dikirimkan pada kami.
Kami sungguh memahami apabila pengiriman kali ini mengalami keterlambatan karena lonjakan pesanan akhir tahun. Akan tetapi, kekurangan barang yang kami pesan tidak dapat kami toleransi karena berkenaan dengan pihak ketiga yang harus kami pertanggungjawabkan juga. Di bawah ini daftar kekurangan barang yang kami maksud:
30 dus masker datang dalam keadaan basah dan segelnya terbuka.
28 dus pembersih tangan bocor dan tumpah ruah, kemasan segel rusak.
100 pelindung wajah plastik tidak dikemas dengan baik sehingga meningkatkan potensi kontaminasi.
Dengan ini, kami meminta pertanggung jawabannya untuk mengganti barang yang kurang dan menggantinya dengan barang baru yang memiliki kualitas serta kondisi yang baik. Apabila perusahaan Anda tidak mengirimkan kekurangan barang yang sudah saya lampirkan dalam waktu tujuh hari, maka kami meminta uang down payment kembali secara utuh.
Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih banyak. Semoga surat aduan ini dapat segera diproses agar kerja sama antara perusahaan tetap berjalan dengan baik.
Hormat kami,
XXX Developer
XXXXX XXXXX
Demikian informasi mengenai contoh surat pengaduan dan komplain. Semoga berguna dan bermanfaat.
