Anda ingin membuat penawaran harga kepada clien atau pihak lain, tapi bingung bagaimana menulis format suratnya? Berikut contoh surat penawaran harga serta cara membuatnya.
Dalam dunia marketing, komunikasi adalah poin penting yang harus selalu dijaga untuk menjaga hubungan yang baik dengan konsumen atau pelanggan. Komunikasi yang baik tentu tidak hanya di lisan saja, tetapi dalam bentuk tulisan pun, komunikasi harus selalu terjaga. Untuk itulah ketika anda akan berkirim surat dengan pelanggan, anda tetap harus mengetahui format penulisan yang benar dengan maksud serta tujuan jelas dan mudah dimengerti oleh pihak yang anda tujukan.
Bagi anda pemilik usaha atau bisnis yang ingin menginformasikan bahwa anda memiliki produk sedang dijual, diskon, atau produk yang baru ada. Maka anda bisa menginformasi pelanggan anda dengan bentuk surat penawaran harga kepada pelanggan loyal atau setia anda yang mungkin menunggu atau mencari produk tersebut.
Apa yang dimaksud dengan surat penawaran? Surat penawaran merupakan surat yang berisi tentang penawaran suatu barang atau jasa yang ditujukan kepada perseorangan atau instansi perusahaan atau biasa disebut juga sebagai surat jual. Adapun tujuan dari surat penawaran ini berguna untuk menawarkan barang kepada pembeli atau pelanggan anda yang mungkin tertarik atau menunggu barang atau produk tersebut.
Surat penawaran barang haruslah dibuat dalam bentuk surat formal dimana tertera dengan jelas penjelasan mengenai barang atau jasa yang ditawarkan serta rincian harganya hingga cara pembayarannya.
Adapun surat penawaran tersebut dibuat bisa jadi karena ada permintaan penawaran dari calon konsumen. Atau produsen atau pihak distributor yang memberikan surat penawaran umum kepada konsumen atau lembaga yang akan menjadi sub-distributor potensial.
Format Surat Penawaran
Seperti yang kami sebutkan diatas, bawah surat penawaran merupakan salah satu bentuk komunikasi anda ke pelanggan, atau rekan usaha anda yang mana tentu komunikasi tersebut harus formal dan mengikuti format surat penawaran yang benar serta mudah dimengerti oleh konsumen atau pembeli sehingga mereka tertarik untuk membeli atau bekerja sama.
Berikut format surat penawaran yang harus dimiliki ketika anda membuat surat penawaran.
Isi Surat Penawaran
Berikut ini adalah beberapa hal yang yang harus ada dalam surat penawaran yang bisa anda simak dibawah ini.
- Nama perusahaan yang memberikan penawaran.
- Nama, jenis, mutu, merk, dan jumlah dari suatu produk atau jasa yang ditawarkan.
- Keadaan Jumlah stok barang atau jasa yang dapat disediakan kepada konsumen.
- Rincian Harga dari barang atau jasa yang ditawarkan, jika dibeli secara satuan dan jika dibeli dalam partai besar
- Tawaran kemudahan, seperti gratis ongkos kirim, perbaikan gratis, garansi, dan bentuk kemudahan lainnya.
- Metode pembayaran yang dapat dipilih oleh konsumen atau pembeli. Contohnya apakah pembayaran lunas di awal, sistem DP, bayar di tempat, dan lainnya.
- Menawarkan mengenai potongan harga atau diskon jika membeli dalam jumlah tertentu.
- Cara pengiriman dan penanganan barang atau jasa kepada konsumen atau pembeli.
- Menyertakan dokumen resmi administrasi dan lampiran keterangan, seperti katalog produk, daftar rekam jejak, SIUP, dan NPWP.
Catatan, harap anda perhatikan dengan cermat mengenai isi surat penawaran anda, dimana anda harus menggunakan bahasa penawaran yang menarik namun tetap sopan.
Kop Surat
Pada bagian kop surat, anda harus dilengkapi dengan informasi mengenai perusahaan yang memberi sebuah penawaran, seperti nama perusahaan, alamat perusahaan, dan kontak yang masih aktif bisa nomro telpon atau email.
Kepala Surat
Anda bisa mencantumkan kepala surat dengan poin-poin sebagai berikut.
- Tanggal pembuatan surat
- Nomor surat
- Lampiran
- Perihal
- Alamat tujuan surat
Kata Pembuka
Umumnya, kata pembuka surat pada paragraf pertama berisi kata salam seperti “Dengan hormat” dan berisikan penjelasan singkat mengenai alasan dan tujuan pengiriman surat penawaran.
Isi Pokok Surat
Pada bagian isi surat penawaran dijelaskan secara rinci mengenai produk dan harga yang sedang ditawarkan kepada calon konsumen atau pembeli.
Sebaiknya agar isi surat penawaran lebih jelas, maka anda bisa menyertakan keterangan tambahan berupa dokumen katalog, brosur, surat-surat resmi, dan lainnya pada bagian lampiran.
Penutup Surat
Pada bagian penutup, anda bisa mengisikan himbauan dan harapan kepada calon konsumen atau pembeli agar tertarik dan menjalin kerjasama dengan pihak pemberi penawaran.
Contoh Surat Penawaran Harga
Setelah memahami tujuan dan fungsi surat penawaran serta format penulisan yang benar, maka berikut contoh surat penawaran yang bisa menjadi referensi anda dibawah ini.
PT Aneka Maju
Jl. Sudirman 161, Jakarta
Telepon dan Fax (021) 575689
Email [email protected]
Jakarta, 05 Januari 2023
Nomor : 7/BT/VI/2019
Lampiran : –
Hal : Penawaran Harga
Kepada Yth. Bpk. Herman Wijaya (PT Sukses Bersama)
Jl. Senayan No. 16, Jakarta
Dengan hormat,
Kami dari PT Aneka Maju bermaksud menawarkan produk kepada Bapak Herman Wijaya selaku pemilik PT Sukses Bersama. Penawaran menarik tersebut khusus kami berikan dalam rangka peluncuran jenis produk terbaru. Berikut daftar harga yang kami tawarkan:
TV LED 42 inch dengan merek Samsung seharga Rp3.600.000
Laptop Toshiba 12 inch dengan merek Acer seharga Rp4.200.000
Speaker dengan merek Sony seharga Rp1.200.000
AC dengan merek Sharp seharga Rp2.700.000.
Jika berminat pada produk dengan harga yang kami tawarkan tersebut, ada beberapa metode pembayaran yang dapat dilakukan untuk menyelesaikan transaksi, yaitu:
Pembayaran dengan cash pada saat barang diantar ke toko
Pembayaran dengan kartu kredit (BCA dan Mandiri)
Pembayaran dengan cicilan sebanyak 4 kali dan DP sebesar 50% dari harga barang.
Demikian surat penawaran harga ini kami sampaikan dengan harapan bahwa Bapak berminat pada produk yang ditawarkan. Atas perhatiannya, kami mengucapkan terima kasih.
Direktur Utama
PT Aneka Maju
TTD
Budi Solihin
Sekian informasi mengenai contoh surat penawaran harga serta cara membuatnya, semoga berguna dan bermanfaat bagi anda yang mencari cara membuat surat penawaran dengan format terbaru.
