Apakah anda bingung membuat surat pemberitahuan? maka jangan lewatkan contoh surat pemberitahuan untuk keperluan bisnis dan organisasi yang akan kami bahas pada artikel kami kali ini.
Apa itu surat pemberitahuan? dan apa tujuannya? seperti namanya surat pemberitahuan adalah surat yang ditulis serta dikeluarkan ketika memberikan informasi penting kepada pihak yang dituju, dimana tujuan surat pemberitahuan bisa disesuaikan dengan kebutuhan seperti untuk keperluan bisnis, pemberitahuan grand opening/ launching atau hanya sekadar memberitahukan event tertentu.
Ada baiknya Anda memahami apa yang dimaksud dengan surat pemberitahuan. Bagaimana penjelasan lengkapnya?
Berikut LinovHR paparkan beberapa contoh surat pemberitahuan yang dapat Anda jadikan acuan.
Umumnya surat ini digunakan dalam keperluan bisnis atau organisasi untuk memberikan informasi penting mengenai kegiatan, acara, atau hal-hal yang berkaitan dengan operasional perusahaan atau organisasi tersebut. Namun karena namanya surat pemberitahuan, maka surat ini sekedar menginformasi kepada pihak tertentu dan tidak terdapat sanksi atau konsikuensi apabila penerima surat tidak mengindahkan surat tersebut.
Adapun surat ini dapat digunakan oleh pimpinan untuk memberitahu karyawan mereka, oleh pengadilan untuk memberitahu pihak-pihak terkait yang terlibat dalam suatu kasus, atau menginformasikan rekan bisnis atau relasi mengenai bisnis yang baru dibuka sehingga mereka bisa menghadiri grand opening dan mengirim bingkai bunga dan lain sebagainya.
Tujuan Surat Pemberitahuan
Tujuan dari surat ini sebenarnya cukup sederhana, yakni untuk menyampaikan suatu pesan, informasi, pelaporan ke pihak lain dengan jelas dan lugas. Selain itu, surat untuk pemberitahuan juga bisa digunakan untuk pembuka relasi antara satu pihak dengan pihak lainnya atau terkait dokumen maupun barang. Surat pemberitahuan pun berkembang lebih fleksibel tidak melulu bersifat formal.
Poin Penting Surat Pemberitahuan
Agar surat bisa direspon dan dimengerti denga baik oleh penerima surat, maka berikut poin penting yang harus dimasukkan ketika membuat surat ini. Apa saja itu? simak poinnya sebagai berikut.
- Surat ini biasanya ditulis dalam format surat bisnis ataupun format email.
- Surat biasanya pendek dan ringkas.
- Yang diberitahukan harus membubuhkan tanda tangannya atau stempelnya.
- Jika pemberitahuan tersebut merupakan pemberitahuan resmi biasanya terdapat logo perusahaan pada bagian kepala surat.
- Seseorang harus menghindari penggunaan bahasa yang kasar dalam pemberitahuan jika itu adalah pemberitahuan yang serius atau terus-menerus.
- Apabila tanggapan diperlukan, penerima harus diberitahu dalam surat untuk mengirimkan tanggapan pada tanggal yang ditentukan.
- Surat ini harus diakhiri dengan salam yang layak, meminta penerima untuk mempertimbangkannya.
Format Surat Pemberitahuan
Walaupun surat pemberitahuan merupakan surat resmi yang lebih “santai” tetapi surat ini memiliki format yang harus diikuti agar surat bisa dimengerti dengan baik oleh penerima surat ini. Simak strukturnya sebagai berikut.
Kop Surat
Kop surat menjadi salah satu format yang perlu diperhatikan saat membuat surat untuk pemberitahuan resmi. Adapun kop surat perlu mencantumkan logo, dan informasi terkait tentang kelembagaan.
Nama dan Alamat Penerima Surat
Di dalam surat pemberitahuan yang ditujukan pada perorangan umumnya juga disertai dengan nama dan alamat penerima secara lengkap. Namun, ini berbeda dengan surat yang ditujukan pada organisasi atau lembaga. Nama dan alamat ini diletakkan di bagian sebelah kiri pada badan surat.
Isi
Isi surat dibuat dengan lugas, sesuai dengan kepentingan yang ingin disampaikan. Untuk surat pemberitahuan yang bersifat kompleks umumnya ditulis secara singkat dan ringkas. Isi dari surat ini mulai dari tujuan utama, tanggal kegiatan, nama kegiatan, dan hal lainnya mengenai pemberitahuan yang ingin disampaikan.
Tanda Tangan
Di surat untuk pemberitahuan, tanda tangan menjadi identifikasi terhadap penanggung jawab surat. Pihak yang menandatangani surat memiliki kewajiban untuk memastikan bahwa surat tersebut adalah fakta keadaan sebenarnya.
Contoh Surat Pemberitahuan
Bagi anda yang masih bingung bentuk dan wujud surat ini, maka berikut contoh surat pemberitahuan yang bisa anda simak dibawah ini.
Surat Pemberitahuan Kegiatan Kantor
PT. Citra Kirana Karya
Jalan Kelinci Putih Raya Km. 10,5 Bandung Telp. 022 – 908791
Website: www.ckirana.com
Bandung, 25 Mei 2023 Nomor : 15/CCTV/VIII/23
Perihal : Pemberitahuan Yth. Seluruh karyawan Beserta staff PT. Citra Kirana Karya Dengan hormat, Sehubungan dengan akan diadakannya acara halal bihalal di lingkungan perusahaan yang akan dilaksanakan pada :
Hari/ Tanggal : Sabtu, 27 Mei 2023 Waktu : 08.00 – selesai Tempat : Aula Serbaguna PT. Citra Kirana Karya Maka dari itu, kami selaku jajaran direksi PT. Citra Kirana Karya memberitahukan agar Bapak/ Ibu dapat hadir pada acara kegiatan halal bihalal tersebut. Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatian dan partisipasi Bapak/ Ibu, kami ucapkan terima kasih. Direktur Citra Kirana Karya Fahmi Trianinda
Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan Organisasi
Kepada Yth.
Seluruh Anggota Pemuda Pancasila Tebet
di tempat
Assalamu’alaikum wr.wb.
Dalam rangka meningkatkan kualitas organisasi dan menjalin silaturahmi antar anggota, kami akan mengadakan kegiatan sebagai berikut:
Acara : Diskusi Panel “Meningkatkan Peran Pemuda dalam Pembangunan Bangsa”
Hari, tanggal : Sabtu, 15 Mei 2023
Waktu : 09.00 – 12.00 WIB
Tempat : Aula Serbaguna Jl. Winarno Tebet
Kegiatan ini akan diisi oleh narasumber yang ahli di bidangnya dan akan membahas topik yang sangat penting untuk perkembangan organisasi kita. Oleh karena itu, kami mengharapkan kehadiran seluruh anggota organisasi untuk turut serta dalam kegiatan ini. Bagi yang berhalangan hadir, mohon untuk memberitahu panitia penyelenggara.
Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih. Wassalamu’alaikum wr.wb. Hormat kami, Alex Rudiart Panitia Penyelenggara
Demikian informasi mengenai contoh surat pemberitahuan untuk keperluan bisnis dan organisasi. Semoga berguna dan bermanfaat.
