Anda sedang melamar sebuah pekerjaan dan mendapatkan surat dari perusahaan yang anda tidak ketahui tujuannya? Atau anda penasaran contoh surat panggilan kerja ketika diterima kerja, atau panggilan interview dan tes, maka anda bisa menyimak contoh dan penjelasannya dibawah ini.
Sebagaimana yang kita ketahui bersama, dalam melamar sebuah pekerjaan terdapat sebuah proses yang bisa cukup panjang tergantung dari kebijakan perusahaan masing-masing yang mana pada umumnya dimulai dari proses pengiriman atau memasukkan surat atau dokumen berkas lamaran, proses seleksi dan tes, proses interview yang bisa terbagi beberapa tahap hingga akhirnya proses pemanggilan kerja.
Adapun surat pemanggilan kerja akan dikirimkan kepada pelamar pekerjaan untuk memberitahukan informasi selanjutnya yang perlu pelamar lakukan atau hadiri, dimana di era digital seperti saat ini, surat pemanggilan kerja tidak harus berupa surat fisik yang dikirimkan ke alamat pelamar tetapi bisa berbentuk surat eletronik seperti email, bahkan ada juga yang mengirimkan via whatsapp atau telegram apabila surat pemanggilan kerja berupa informasi jadwal test atau seleksi.
Pastinya surat pemanggilan kerja merupakan hal yang ditunggu-tunggu oleh para pelamar pekerjaan dimana seperti yang kami sebutkan diatas, surat ini akan menginformasi langkah selanjutnya yang harus dilakukan pelamar, dan itu artinya pelamar masih dalam proses seleksi. Berbeda halnya ketika seorang pelamar tidak mendapatkan surat pemanggilan atau informasi apapun selama berhari-hari hingga berminggu-minggu sejak memasukkan lamaran pekerjaan, karena besar kemungkinan pelamar telah gugur dan tidak bisa ikut seleksi lagi.
Format dan Struktur Surat Panggilan Kerja
Surat panggilan kerja sendiri merupakan surat panggila resmi dari perusahaan yang disampikan melalui HRD atau recruiter, maka dari itu, surat ini tidak bisa dibuat sembarangan. Berikut format dan struktur surat panggilan kerja yang bisa anda simak sebagai berikut.
Kop surat
Komponen pertama dan wajib ada dalam surat panggilan interview maupun tes, yaitu kop surat resmi dari perusahaan. Adanya kop surat resmi dan rapi, dapat meyakinkan para pelamar bahwa mereka memang benar-benar terpanggil, bukan terkena penipuan.
Kop surat tercetak pada bagian paling atas, yang memuat nama perusahaan, logo, alamat, nomor telepon, serta alamat e-mail resmi.
Nama dan alamat perusahaan
Nama dan alamat perusahaan juga harus ada, letaknya masih berada dalam kop surat bersama logo. Nama perusahaan harus ditulis secara jelas tanpa singkatan supaya kesannya profesional dan tidak dicurigai sebagai penipuan oleh penerimanya.
Ini juga berlaku untuk alamat, sebaiknya dituliskan secara lengkap dan benar sesuai lokasi. Menuliskan alamat secara lengkap sangat berguna bagi pelamar, terutama jika mereka diundang interview langsung datang ke tempatnya.
Nomor surat
Komponen surat panggilan interview lainnya yang tidak kalah penting, yaitu nomor surat. Kode atau nomor surat tersebut menunjukkan tanda kapan surat tersebut dikirimkan. Biasanya isinya berupa tahun, bulan, serta urutan undangan tersebut dikirimkan serta memuat kode perusahaan itu sendiri yang dipisahkan dengan garis miring (/).
Kalimat pembuka
Dalam undangan wawancara kerja kepada pelamar, baik melalui WhatsApp, e-mail, maupun langsung dalam bentuk cetak jangan pernah lupa mencantumkan kalimat pembuka. Kalimat pembuka tidak boleh diabaikan karena ini termasuk etika dalam mengirimkan pesan secara profesional.
Kalimat pembuka harus menggunakan bahasa formal untuk memberikan kesan profesional. Pastikan ketika membuatnya tidak ada singkatan dalam setiap kata-katanya, kecuali jika ingin menyingkat Perseroan Terbatas menjadi PT, Unit Dagang menjadi UD, Terbuka menjadi Tbk., dan sejenisnya.
Nama penerima undangan
Sebelum kalimat pembuka, komponen yang tidak kalah penting adalah mencantumkan nama penerima undangan panggilan tes atau interview kerja. Ini disarankan untuk dilakukan supaya kesan undangan tersebut lebih personal.
Isi surat
Cara membuat surat panggilan interview resmi dari perusahaan, saat menuliskan isi suratnya tidak perlu bertele-tele. Cukup tuliskan inti undangan tersebut, misalnya untuk mengundang interview, penandatanganan kontrak kerja, panggilan tes tulis, dan sebagainya.
Catatan (jika ada)
Sebagian undangan panggilan interview kerja dan sejenisnya, biasanya mencantumkan catatan khusus setelah menuliskan inti pesannya. Misalnya memberikan catatan seperti memberikan informasi soal pakaian yang harus digunakan, membawa alat tulis, pas foto, dan sebagainya sesuai ketentuan perusahaan.
Kalimat penutup
Di awal undangan, wajib menuliskan kalimat pembuka. Pada akhir undangan panggilan kerja pun, menuliskan kalimat penutup juga tak boleh dilewatkan. Ini termasuk etika dasar, sama seperti mengucapkan salam dan pamit kepada lawan bicara.
Tanda tangan dan nama terang pengirim
Komponen paling akhir dalam surat panggilan interview maupun diterima kerja dari perusahaan adalah membubuhkan tanda tangan serta nama terang pengirim undangan. Selain itu, jangan lupa menempelkan cap stempel resmi dari perusahaan guna menunjukkan bahwa undangan panggilan kerja tersebut memang sah dan resmi, bukan penipuan.
Ini berlaku jika dikirimkan melalui e-mail maupun lewat pos, jadi tidak perlu mencantumkannya apabila dikirimkan ke WhatsApp. Di e-mail, anda dapat melampirkan suratnya melalui file PDF agar bisa membubuhkan tanda tangan, nama terang, serta cap resmi perusahaan.
Contoh Surat Panggilan Kerja untuk Interview
Bagi anda yang masih bingung bentuk dan wujud dari surat ini, berikut contoh surat panggilan kerja untuk interview yang bisa anda simak dibawah ini.
Surat panggilan wawancara
“Undangan panggilan tes wawancara PT Anugerah Jaya
Yth. Oriza Sativa
Selamat pagi, sebelumnya kami mengucapkan selamat karena Anda berhasil lolos seleksi administrasi perusahaan kami.
Melalui pesan ini, kami dari PT Anugerah Jaya bermaksud mengundang saudara untuk menghadiri sesi interview yang dilaksanakan secara online. Berikut rinciannya.
Hari, tanggal : Senin, 14 Mei 2023
Waktu : 13.00 WIB
Tempat : Zoom Meeting
- Link zoom akan dikirimkan H-1 sebelum interview dilaksanakan. Diharapkan hadir setidaknya 10 menit sebelum interview dimulai.
Demikian undangan interview ini kami sampaikan. Kami berharap saudara dapat hadir tepat waktu. Atas perhatiannya kami ucapkan terimakasih
Tim HRD PT Anugerah Jaya
Setia Budi”
Contoh Surat Panggilan Diterima Kerja
PT Sukses Makmur Sejahtera
Jalan Kebahagiaan No 21 Jakarta
Telp: (021) 222 333 Fax : (021) 987 000
Jakarta 14 Mei 2023
Nomor: 777/PT.SMS/SPK/XII/2023
Perihal: Panggilan Kerja
Lampiran:
Yth. Ahmad Saad
di Tempat
Berdasarkan hasil sesi wawancara dan tes kualifikasi yang telah dilaksanakan pada tanggal 09 Mei 2023 s.d 12 Mei 2023 maka dengan ini kami dari PT Sukses Makmur Sejahtera bermaksud untuk memberikan surat panggilan kerja kepada:
Nama: Ahmad Saad
Jenis kelamin: Laki-laki
Alamat: Jl. Dipatiukur No 12 RT/RW 04/13, Bandung
Iklan untuk Anda: Sang suami memfilmkan istrinya di kamera tersembunyi, dan inilah yang dia lihat
Recommended by
Yang besangkutan dimohon datang pada 16 Mei 2023 pukul 08.00 WIB untuk penandatanganan kontrak kerja dan diharapkan mulai aktif kerja terhitung pada 20 Mei 2023.
Demikian surat panggilan kerja ini dibuat. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terimakasih.
Jakarta, 14 Mei 2023
(HRD Manager)
Demikian informasi mengenai contoh surat panggilan diterima kerja, semoga berguna dan bermanfaat.
