Contoh Surat Invoice Pembayaran, dan Jenisnya

Surat invoice merupakan salah satu surat penting dalam urusan purchasing sebuah perusahaan. Bagaimana contoh surat invoice pembayaran? dan bagaimana cara membuatnya? simak jawabannya dibawah ini.

Surat Invoice atau biasa juga disebut sebagai faktur merupakan surat yang berisi pernyataan tagihan yang sengaja dibuat pihak penjual dengan aplikasi invoice untuk diberikan pada pembeli. Jadi bisa dikatakan surat invoice merupakan surat permintaan atau penagihan untuk melakukan pembayaran.

Invoice sendiri menjadi surat komitmen antara penjual dan pembeli mengenai perjanjian tanggal jatuh tempo pembayaran yang harus dilakukan. Muatan isi dari invoice sendiri adalah rincian barang atau jasa sesuai harga yang telah PO dimana harga tersebut tidak akan berubah tanpa adanya penambahan biaya apapun. Selain itu, invoice diberikan bersamaan dengan lampiran tanda terima barang dan faktur pajak.

Adapun invoice menjadi bukti penting yang menunjukkan bahwa pesanan sudah terlaksana atau barang sudah sampai karena invoice diberikan saat pembeli sudah menerima barang, maka dari itu penting agar invoice harus disimpan dengan baik.

Jenis Jenis Invoice Pembayaran

Contoh Surat Invoice Pembayaran, dan Jenisnya 7

Perlu anda ketahui bahwa invoice atau surat faktur terbagi menjadi beberapa jenis yang bisa anda simak sebagai berikut.

Invoice Biasa

Jenis invoice ini digunakan pada kegiatan transaksi yang bersifat sederhana, dan paling sering digunakan oleh penjual. Invoice Biasa berisi keterangan tentang penjual, pembeli, detail produk, jumlah produk, harga satuan produk, serta harga total yang harus dibayarkan konsumen.

Invoice Proforma

Jenis invoice ini bersifat sementara yang memliki fungsi utama sebagai faktur pengganti. Khususnya karena produk pesanan konsumen dikirimkan secara bertahap. Dengan kata lain, proforma invoice adalah invoice yang dipakai sebagai bukti pembayaran oleh pembeli hingga semua barang dikirim kepada konsumen. Adapun jenis Invoice proforma cocok digunakan oleh perusahaan manufaktur dan distributor

Invoice Konsuler

Dan terakhir adalah jenis faktur konsuler yang bersifat khusus dan lebih sering digunakan pedagang berskala global atau internasional dalam kegiatan jual beli ekspor impor. Jenis invoice konsuler hanya bisa dikatakan sah apabila telah disetujui pihak yang menjadi perwakilan negara, contohnya kantor konsulat atau kedubes.

Format dan Struktur Invoice

Dalam membuat surat invoice, terdapat beberapa poin wajib yang harus ada dalam surat ini yang bisa anda simak sebagai berikut.

Keterangan penjual yang harus diletakkan pada bagian paling atas invoice. Keterangan penjual yang biasa ditampilkan adalah nama toko/perusahaan, logo toko/perusahaan, alamat, nomor telepon, alamat email, dan website.
Keterangan Pembelian, dimana hampir sama dengan keterangan penjual, keterang Pembeli beru nama lengkap pembeli, alamat, nomor, telepon dan alamat email. Data pembeli harus jelas dan tepat agar tidak salah melakukan penagihan.
Nomor dan Tanggal Pemesanan sertta tanggal jatuh tempo adalah informasi yang biasa disertakan setelah data penjual dan pembeli, sebelum masuk pada isi invoice. Data-data ini sesuai dengan data penjualan toko/perusahaan terutama nomor invoice.
Isi Invoice adalah informasi yang paling penting dimana pada bagian ini memuat nama produk, deskripsi produk, jumlah produk, harga satuan, harga total, diskon jika ada, Pph, Ppn, dan total harga keseluruhan.
Keterangan Tambahan merupakan bagian apabila terdapat yang ingin anda tambahkan pada bagian bawah setelah isi invoice, dimana pada umumnya penjual menambahkan keterangan seperti informasi surat jalan yang menyertai, cara transfer, nomor rekening, serta syarat dan ketentuan lainnya.
Tanda Tangan Penjual dan Pembeli merupakan bagian paling akhir yang umumnya disertakan tanda tangan penjual dan pembeli sebagai bukti kesepakatan transaksi dan menyatakan pihak-pihak yang bertanggung jawab.