Anda ingin membuat surat undangan rapat tapi anda tidak mengetahui format surat dan cara membuatnya, maka berikut contoh dan beserta hal yang perlu anda ketahui mengenai surat ini.
Surat undangan rapat merupakan surat yang berisi informasi berupa ajakan atau panggilan untuk mengikuti sebuah rapat atau meeting, dimana kewajiban harus atau tidaknya mengikuti rapat tersebut bisa dimuat didalam surat.
Dalam membuat surat undangan rapat, tentu tidak bisa sembarangan mengingat surat ini adalah surat resmi dan memiliki format dan struktur surat yang harus dimiliki. Maka dari itu, tidak jarang, sebuh perusahaan atau organisasi memiliki memiliki ketentuan dan struktur masing-masing sesuai kebutuhannya.
Untuk lebih jelasnya, berikut format dan struktur surat yang harus anda perhatikan ketika membuat surat ini yang bisa anda simak dibawah ini.
Struktur dan Format Surat Undangan Rapat
Seperti umumnya surat resmi lainnyam surat ini juga memiliki beberapa poin penting seperti penerima surat, pembuka, isi surat, dan penutup. Untuk lebih jelasnya, berikut format dan struktur surat yang bisa anda simak sebagai berikut.
Penerima Surat
Yang pertama dan harus ada dalam pembuatan surat adalah nama penerima yang ada di bagian paling atas. Biasanya, nama penerima surat juga menyertakan alamat penerima surat tepat pada bagian bawah nama penerima.
Pembuka dan Tujuan
Setelah menulis nama dan alamat penerima surat, selanjutnya anda perlu menulis kalimat pembuka serta tujuan rapat atau meeting tersebut. Adapun dalam pembuatannya, anda perlu memperhatikan siapa penerima surat undangan rapat agar dapat menyesuaikan bahasa yang anda gunakan.
Isi Surat
Setelah menyampaikan maksud dan tujuan, surat undangan rapat juga perlu menyebutkan secara singkat mengenai pelaksanaan rapat atau meeting. Adapun isi surat menjelaskan waktu dan tanggal rapat, tempat atau lokasi acara, durasi, dan lain-lain terkait pelaksanaannya. Bisa juga menyebutkan agenda rapat secara lebih detail pada bagian ini.
Penutup
Dan pada bagian terakhir yaitu kalimat penutup dan cara konfirmasi RSVP untuk penerima surat apabila diperlukan, dimana pada bagian ini menjelaskan rasa terima kasih kepada penerima surat dan mengharapkan penerima agar bisa datang tepat waktu.
Jangan lupa untuk menulis salam penutup, yang berada di atas nama pembuat surat. Selain itu, anda juga bisa menyertakan jabatan dan tanda tangan pembuat surat yang terletak pada bagian kanan bawah.
Cara Membuat Surat Undangan Rapat
Setelah anda mengetahui format dan struktur surat diatas, maka anda seharusnya sudah mengetahui hal yang penting anda masukkan dalam membuat surat undangan rapat. Yang perlu anda ingat adalah memastikan memasukkan format surat diatas yang merupakan elemen penting dalam membuat surat undangan rapat.
Selanutnya, berikut beberapa tips cara membuat surat undangan rapat yang bisa anda simak dibawah ini.
- Mengetahui tujuan rapat dengan jelas.
- Memperhatikan nama lengkap, alamat, dan jabatan penerima surat.
- Menghindari kesalahan menulis jadwal rapat.
- Memperhatikan nama dan jabatan pengirim surat.
- Memeriksa seluruh kalimat dalam surat undangan untuk menghindari adanya kesalahan tulis.
- Memberikan tanda tangan pengirim surat pada bagian yang tertera.
- Memberikan cap perusahaan/instansi/lembaga pada bagian atas identitas pengirim surat.
Contoh Surat Undangan Rapat
Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Universitas Jambi
Nomor: 117/UN21.24/LL/2023
Lampiran: –
Perihal: Undangan Rapat Senat
Yth
Anggota Senat Universitas Jambi
di Jambi
Dengan hormat,
Melalui surat ini Kami mengundang dan mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu dalam rapat Senat Universitas Jambi, yang akan dilaksanakan pada:
Hari dan tanggal: Jum’at, 11 maret 2023
Pukul: 09.00 WIB s/d selesai
Tempat: Ruang Rapat Senat Gedung Rektorat Lantai 3
Agenda: Pembahasan dan Persetujuan Renstra Universitas Jambi Tahun 2023-2024
Demikian atas kehadiran Prof/Bapak/Ibu/Saudara/i tepat pada waktunya Kami ucapkan terima kasih.
Ketua Senat,
Prof H Budi Solihin, S.H, M.H, Ph.D
Contoh Surat Undangan Rapat II
Pemerintah Kabupaten Malang
Dinas Komunikasi dan Informatika
Kepanjen, 11 Maret 2023
Nomor: 007/7748/35.7730.12/2023
Sifat: Penting
Lampiran: 1 (satu) Lembar
Perihal: Undangan Rapat Koordinasi SPBE
Kepada Yth,
Sdr. Sebagaimana daftar terlampir
Dalam rangka RAPAT KOORDINASI PERSIAPAN PENILAIAN DAN EVALUASI SISTEM PEMERINTAHAN BERBASIS ELEKTRONIK (SPBE) TAHUN 2020, mengharap bantuan Saudara untuk menugaskan 1 (satu) orang Pejabat yang membidangi pada:
Hari: Rabu
Tanggal: 13 Maret 2023
Pukul: 09.00 WIB s.d selesai
Tempat: Ruang Command Center Lantai 9 Gedung Setda, Jl. Panji No 158, Kepanjen Pimpinan: Kepala Dinas Komunikasi dan Informatika
Pakaian: Yang berlaku saat itu
Catatan: Diwajibkan memakai masker dan duduk dengan menjaga jarak
Demikian untuk menjadikan perhatian dan pelaksanaannya.
KEPALA KEPALA DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA PEMERINTAH KABUPATEN MALANG
Budi Solihin
Contoh Surat Undangan Rapat III
Sekolah Maju Bersama Cahaya
Kota Administrasi Jakarta Selatan
Nomor: 189/27.001/2023
Sifat: Penting
Lampiran: –
Hal: Rapat
Kepada Yth
Bapak/Ibu Guru/Karyawan
Sekolah Maju Bersama Cahaya
di Jakarta
Dengan hormat,
Sehubungan adanya libur akhir semester, saya Kepala Sekolah Maju Bersama Cahaya Jakarta mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri rapat pada:
Hari: Rabu
Tanggal: 11 Maret 2023
Waktu: 13.00 WIB
Tempat: Ruang Meeting VIP Sekolah Maju Bersama Cahaya
Acara: Rapat kenaikan kelas dan libur akhir semester
Demikian undangan ini disampaikan, atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu kami ucapkan terima kasih.
Kepala Sekolah
Budi Solihin
Contoh Surat Undangan Rapat IV
PT Nasional Makmur Sentosa
Surat Undangan Rapat IV
Nomor: 987/176.998/2023
Perihal: Undangan rapat
Lampiran: –
Yth.
Ibu Elsa Putri
Manajer Marketing PT Nasional Makmur Sentosa
di Jakarta
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan dilaksanakannya acara peringatan ulang tahun perusahaan. Bersama ini kami mengundang seluruh Manajer PT Nasional Makmur Sentosa untuk Hadir dalam rapat persiapan yang akan dilaksanakannya pada:
Hari dan tanggal: Sabtu, 11 Maret 2023
Waktu: 09.00-19.00 WIB
Tempat: Hotel Pandayanan
Agenda: Rapat ulang tahun perusahaan
Demikian undangan ini kami sampaikan, mengingat pentingnya acara ini maka Bapak/Ibu dimohon hadir tepat waktu. Atas perhatiannya kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Ketua Panitia
Budi Solihin
Demikian informasi mengenai contoh surat undangan rapat, semoga berguna dan bermanfaat bagi anda yang bingung bagaimana membuat surat ini.
