Bagi anda yang sedang mencari referensi contoh surat undangan rapat dan bagaimana cara membuatnya, maka anda tepat berada di artikel ini, dimana kali ini kami akan membahas mengenai tujuan, format penulisan surat lengkap dengan contohnya.
Mengundang rapat dalam lingkup formal seperti perusahaan, maupun organisasi tentu tidak bisa sembarangan dan asal mengundang saja. Sebab ada kaidah dan format tertentu dalam membuat surat undangan rapat agar surat terlihat baik, sopan, dan sekaligus profersional agar orang diundang merasa dihargai dan mengikuti rapat dengan senang hati.
Walaupun surat undangan rapat dibuat secara sopan, dan baik, tetapi surat juga harus tegas dan menginformasikan bahwa rapat tersebut penting dan harus diikuti. Maka dari itu diperlukan cara khusus membuat surat undangan rapat yang berbeda dengan surat jenis undangan lainnya.
Agar lebih jelasnya, mari kita simak pengertian apa yang dimaksud dengan surat undangan rapat serta format undangan rapat yang bisa anda simak dibawah ini.
Apa itu surat undangan rapat? Surat undangan rapat adalah sebuah dokumen yang berfungsi untuk menyampaikan pernyataan maupun informasi secara tertulis yang dibuat oleh satu pihak lalu disebarluaskan kepada pihak lainnya.
Adapun surat undangan rapat yang bersifat resmi pada umumnya dibuat oleh suatu instansi, organisasi, ataupun lembaga tertentu yang dikirimkan kepada pihak lain, baik secara formal kepada sesama instansi maupun perorangan, dimana bertujuan untuk mengundang suatu pihak atau orang agar mau mengikuti kegiatan bersama dalam bentuk rapat.
Format Surat Undangan Rapat
Dalam membuat undangan rapat, tentu ada format surat yang harus anda ikuti dan tidak bisa sembarangan sebab status fungsi surat rapat ini sebagai surat “panggilan” formal. Berikut surat undangan rapat yang umum digunakan.
- Kepala surat atau kop surat
- Nomor surat
- Tanggal surat
- Hal atau perihal
- Lampiran
- Alamat surat
- Salam pembuka
- Isi surat
- Salam penutup
- Tanda tangan, nama jelas, dan jabatan si pembuat surat
- Tembusan (apabila diperlukan)
Contoh Surat Undangan Rapat
Setelah memahami fungsi, arti dan format penulisan surat undangan rapat, berikut contoh surat undangan rapat yang bisa anda simak dibawah ini.
Contoh Surat Undangan Rapat Kampus
Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Universitas Jakarta
Nomor: 114/UN21.24/LL/2023
Lampiran: –
Perihal: Undangan Rapat Senat
Yth
Anggota Senat Universitas Jakarta
di Jakarta
Dengan hormat,
Melalui surat ini Kami mengundang dan mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu dalam rapat Senat Universitas Jambi, yang akan dilaksanakan pada:
Hari dan tanggal: Senin, 07 Januari 2023
Pukul: 09.00 WIB s/d selesai
Tempat: Ruang Rapat Senat Gedung Rektorat Lantai 3
Agenda: Pembahasan dan Persetujuan Renstra Universitas Jakarta Tahun 2022-2023
Demikian atas kehadiran Prof/Bapak/Ibu/Saudara/i tepat pada waktunya Kami ucapkan terima kasih.
Ketua Senat,
Prof H Budi Sholihin, S.H, M.H, Ph.D
Contoh Surat Undangan Rapat Perusahaan
Perusahaan PT Maju Mundur
Nomor: 88/98.019/2023
Hal: Undangan Rapat
Lampiran: –
Kepada Yth
Arya Bima
Manajer Marketing PT Maju Mundur
di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan adanya pembatalan pesanan secara tiba-tiba dari salah satu pelanggan utama kita di Jerman, maka dengan ini saya, Direktur Utama PT Butik Batik, mengundang Bapak/Ibu semua untuk hadir dalam rapat yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal: Senin, 07 Januari 2023
Waktu: 13.00 WIB – selesai.
Tempat: Ruang Rapat Arjuna
Rapat ini untuk membahas alasan serta langkah-langkah yang dapat digunakan untuk memperbaiki permasalahan tersebut. Oleh karena itu, harap mempersiapkan segala dokumen yang berkaitan seperti kontrak, faktur, surat-surat, komunikasi email, dan semua dokumen lainnya.
Demikian undangan ini kami sampaikan, mengingat pentingnya acara ini maka Bapak/Ibu dimohon hadir tepat pada waktunya. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami
Direktur Utama PT Maju Mundur
Budi Solihin
Contoh Surat Undangan Rapat Instansi Pemerintah
Pemerintah Kabupaten Malang
Dinas Komunikasi dan Informatika
Kepanjen, 11 Mei 2020
Nomor: 007/7748/35.7730.12/2023
Sifat: Penting
Lampiran: 1 (satu) Lembar
Perihal: Undangan Rapat Koordinasi SPBE
Kepada Yth,
Sdr. Sebagaimana daftar terlampir
Dalam rangka RAPAT KOORDINASI PERSIAPAN PENILAIAN DAN EVALUASI SISTEM PEMERINTAHAN BERBASIS ELEKTRONIK (SPBE) TAHUN 2020, mengharap bantuan Saudara untuk menugaskan 1 (satu) orang Pejabat yang membidangi pada:
Hari: Rabu
Tanggal: 06 Januari 2023
Pukul: 09.00 WIB s.d selesai
Tempat: Ruang Command Center Lantai 9 Gedung Setda, Jl. Panji No 158, Kepanjen Pimpinan: Kepala Dinas Komunikasi dan Informatika
Pakaian: Yang berlaku saat itu
Catatan: Diwajibkan memakai masker dan duduk dengan menjaga jarak
Demikian untuk menjadikan perhatian dan pelaksanaannya.
KEPALA KEPALA DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA PEMERINTAH KABUPATEN MALANG
Budi Solihin
Sekian informasi mengenai contoh surat undangan rapat dan bagaimana cara membuatnya, semoga berguna dan bermanfaat.
