Pengertian Surat Resmi – Dalam artikel ini kami akan membahas secara lengkap tentang surat resmi. Jadi silahkan simak pembahasannya berikut ini.
Apa itu Surat Resmi ?
Pengertian Surat Resmi merupakan sebuah surat yang digunakan sebagai tujuan resmi, terlepas dari apakah itu perorangan, agensi atau organisasi. Contohnya surat, undangan.
Definisi surat resmi merupakan surat yang digunakan oleh pihak tertentu, dua orang, lembaga, organisasi atau lembaga untuk tujuan resmi atau resmi untuk berkomunikasi secara formal satu sama lain.
Surat formal dibuat dengan aturan dan regulasi yang jelas, misalnya saat menggunakan bahasa standar. Isi surat itu harus efektif, jelas dan dirancang dengan cermat sesuai dengan kebutuhan Anda.
Meskipun surat resmi sering digunakan untuk keperluan pribadi, surat resmi terus dikeluarkan sesuai aturan tertentu. Satu-satunya contoh surat resmi yang digunakan secara pribadi adalah surat undangan pernikahan.
Surat resmi telah disebut sebagai surat resmi. Ini adalah salah satu alat komunikasi, yang merupakan bentuk tulisan yang digunakan dalam situasi formal atau resmi dan dibuat sesuai dengan aturan yang ada. Surat ini digunakan oleh perusahaan, organisasi, perorangan, dan institusi serta perusahaan pemerintah dan swasta.
Ciri-Ciri Surat Resmi
Terdapat berbagai ciri-ciri dalam surat ini, diantaranya ialah sebagai berikut:
- Surat resmi dalam bahasa standar sesuai dengan aturan bahasa Indonesia dan ejaan terkait (EYD), termasuk kosakata, frasa, dan prosedur yang digunakan.
- Surat resmi tidak menggunakan bahasa implisit, tetapi bahasa eksplisit.
- Dibuat dalam bentuk balok.
- Kop surat menginformasikan pihak yang mengeluarkan surat resmi.
- Surat resmi ditulis dalam bahasa yang singkat, ringkas dan efektif serta mudah dimengerti apa artinya.
- Surat resmi harus berisi nomor surat, subjek, tanggal, alamat tujuan dan lampiran, jika berlaku.
- Prangko atau prangko khusus diperlukan untuk surat resmi untuk keadaan tertentu.
- Surat resmi memiliki bentuk yakni sistematis dan mengikuti dalam aturan standar.
Jenis-Jenis Surat Resmi
Setelah kita memahami arti huruf fungsi, formal, dan karakteristiknya, kita juga perlu mengetahui jenis huruf resmi. Inilah beberapa surat resmi yang berbeda, diantaranya ialah sebagai berikut:
a. Surat Keputusan
Surat resmi bertujuan sebagaui membuat keputusan oleh atasan tentang hal-hal yang belum jelas. Sebagian besar keputusan ini berkaitan dengan institusi atau institusi. Contohnya dalam membuat surat penunjukan dari seorang karyawan.
b. Surat Perintah
Surat resmi dengan instruksi kepada bawahan. Contoh pesanan perjalanan resmi, pemesanan lembur, dan lainnya.
c. Surat Permohonan
Surat aplikasi digunakan ketika pihak tersebut mengirimkan aplikasi ke pihak lain. Contohnya surat cerai, surat dukungan keuangan, dan lain sebagainya.
d. Surat Kuasa
Surat resmi, konten yang mengesahkan atau mengotorisasi pihak lain. Misalnya, kuasa untuk membayar pajak, kuasa untuk menarik uang dari bank dan banyak lagi.
e. Surat Edaran
Surat-surat resmi diarahkan ke sejumlah lingkaran di mana konten diinformasikan tentang kegiatan atau masalah tertentu. Misalnya, siaran pers untuk ujian liburan.
f. Surat Panggilan atau Undangan
Surat resmi yang digunakan untuk menelepon atau orang lain untuk tujuan tertentu. Contohnya termasuk tawaran pekerjaan, tuntutan polisi, undangan pernikahan dan banyak lagi.
Fungsi Surat Resmi
Surat resmi mempunyai sebuah fungsi yang tidak dapat ditemukan dalam jenis huruf lain. Beberapa fitur email resmi tercantum di bawah ini, termasuk:
- Surat formal adalah bentuk informasi atau pemberitahuan tentang suatu hal tertentu yang dikirimkan oleh pihak tersebut kepada pihak lain, seperti transmisi ide atau pemikiran.
- Surat formal adalah dokumen tertulis dalam bentuk dokumen yang dapat dipercaya.
- Surat formal adalah panduan kerja untuk melakukan aktivitas atau aktivitas yang biasanya berisi langkah-langkah untuk karyawan tertentu.
- Surat resmi adalah pengingat penerima surat individu, organisasi atau institusi. Surat resmi harus didokumentasikan untuk digunakan sebagai data masa depan.
- Surat resmi adalah bukti kronologis dan bukti historis.
Meskipun ada fasilitas teknologi seperti e-mail, peran surat formal dalam bentuk tertulis atau cetak masih diperlukan untuk persyaratan tertentu seperti bisnis, perdagangan, berita, dan persyaratan lainnya.
Struktur Surat Resmi
Seperti disebutkan dalam surat resmi di atas, beberapa bagian penting perlu dilakukan. Beberapa bagian dari penulisan surat resmi adalah:
a. Kepala Surat (Kop Surat)
- Logo agensi atau institusi
- Nama agensi atau institusi
- Alamat, nomor, telepon / faks dan agensi / lembaga
b. Nomor Surat
Setiap lembaga atau instansi mengajukan surat, yang harus berisi nomor surat. Nomor surat memudahkan untuk melihat berapa banyak surat yang dijawab dalam setahun.
c. Tanggal Surat
Surat resmi harus datang pada tanggal surat itu dibuat. Ini berguna sebagai informasi ketika serat dibuat.
d. Lampiran atau Hal
Terkadang lampiran ditambahkan ke surat resmi, dokumen lain yang mendukung surat resmi.
e. Alamat Tujuan
Alamat yang diberikan dalam surat resmi. Biasanya teks pendek karena alamat lengkap tujuan biasanya diberikan dalam surat pengantar.
f. Salam Pembuka
Kata-kata dalam sebuah pengantar yakni dari surat resmi formal dan formal serta menggunakan sebuah bahasa sopan.
g. Isi Surat
Isi surat tersebut merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari surat resmi. Informasi yang terkandung dalam area konten harus tepat, tepat, dan jelas dalam bahasa standar.
h. Salam Penutup
Terlepas dari salam pembuka, selalu ada salam penutup. Ini harus menunjukkan perilaku yang baik dalam komunikasi melalui surat resmi.
i. Tanda Tangan Pengirim Surat
Bagian ini dimaksudkan untuk memasukkan nama dan merek kotak surat pengirim atau tanggung jawab pemilik.
j. Tembusan
Salinan dapat dilakukan jika surat resmi ingin diketahui pihak lain.
Baca Juga :
Demikianlah pembahasan yang telah kami jelaskan secara lengkap dan jelas yakni mengenai Pengertian Surat Resmi. Semoga ulasan ini, dapat berguna dan bermanfaat bagi Anda semuanya.
