Surat Dinas – Pengertian, Ciri-Ciri, Fungsi, Jenis & Contohnya

Surat Dinas – Pada kesempatan kali ini kami akan membahas secara lengkap tentang surat dinas beserta contohnya. Jadi simak terus sampai habis ya!

Apa itu Surat Dinas ?

Pengertian Surat Dinas adalah surat resmi yang berkaitan dengan berbagai masalah yang berkaitan dengan layanan resmi, termasuk dalam penunjukan karyawan, transfer karyawan, promosi, kenaikan gaji, dan keputusan untuk memecat karyawan.

Adapun beberapa hal yang harus Anda pertimbangkan ketika menulis surat resmi adalah:

• Surat resmi atas nama lembaga, lembaga atau negara.
• Kop surat biasanya ada di sebelah kiri kecuali kop surat bisa ditulis di tengah.
• Alamat pos terletak di kanan atas di bawah nama dan tanggal surat.
• Menggunakan kata ganti kami, tidak ada juru ketik awal atau awal dari pejabat atau staf yang posisinya lebih rendah dari tanda tangan resmi surat itu.
• Tidak ada huruf awal dan kalimat akhir.
• Nama penandatangan dikapitalisasi tanpa tanda kurung. Berikut ini adalah NIK (Nomor Identifikasi Karyawan) atau NIP (Nomor Identifikasi Karyawan) dengan pengecualian posisi menteri.

Ciri-Ciri Surat Dinas

Berbeda dengan surat-surat lain, surat layanan berisi fungsi-fungsi khusus. Ini adalah beberapa fitur khusus dalam surat formal yang membedakannya dari yang surat lain.

a. Mempunyai Kop Surat

Yang paling penting untuk membedakan huruf formal dari jenis huruf lain adalah bahwa setiap huruf resmi selalu mengandung huruf kapital. Judul ini menunjukkan di mana dalam surat ini. Tanpa kop penerima, ini akan membingungkan karena dia tidak tahu agen mana yang mengirim surat itu.

b. Menggunakan Bahasa Resmi

Surat resmi yakni selalu menggunakan dalam suatu bahasa resmi. Karena surat ini ditujukan untuk agensi lain, bahasa yang digunakan juga resmi. Cara terbaik untuk menggunakan bahasa informal saat menulis surat ini.

c. Mempunyai Nomor Surat

Kemudian poin kedua yang membedakan surat formal dari surat lainnya adalah nomor surat. Setiap surat resmi diterbitkan dalam buku administrasi badan penerbit. Fungsi angka-angka ini terkait dengan administrasi lembaga terorganisir.

d. Dilengkapi Stempel atau Cap Instansi

Fitur lain ialah bahwa surat resmi berisi stempel atau stempel dari agensi yang menerbitkan surat itu. Seperti judul surat, fungsinya adalah sebagai mencap informasi tentang asal surat itu.

Fungsi Surat Dinas

Fungsi utama dalam surat resmi sama dengan fungsi umum surat tersebut. Surat resmi pada dasarnya adalah alat komunikasi antara dua pihak. Selain itu, serat resmi mempunyai berbagai fungsi sekunder berikut.

• Dokumentasi Tertulis
  Surat-surat itu digunakan sebagai bukti “hitam dan putih”. Misalnya dalam sebuah kesepakatan.
• Bukti Historis
  Surat yang digunakan sebagai memeriksa negara, organisasi, atau sejarah suatu negara. Contoh surat dari Supersemar R. A. Kartini.
• Alat Pengingat
  Surat yakni digunakan sebagai mengingat hal-hal yang telah dilupakan. Misalnya surat yang telah diarsipkan atau disimpan.

Jenis-Jenis Surat Dinas

Sebagaimana dijelaskan di atas, surat resmi mempunyai dengan berbagai tujuan. Jenis-jenis surat resmi berikut adalah:

a. Surat Pemberitahuan

Catatan biasanya digunakan saat mengirim informasi ke pihak ketiga. Jenis surat ini sering digunakan oleh lembaga pemerintah karena merupakan informasi terbaru atau adanya kegiatan tertentu. Surat kabar berisi informasi yang mendukung suatu kegiatan.

b. Surat Panggilan Kerja

Jenis surat resmi berikutnya ialah surat kerja. Surat ini ditujukan sebagai karyawan yang telah direkrut untuk melaporkan ketika mereka telah lulus tes penerimaan terhadap karyawan.

c. Surat Undangan

Suatu agensi terkadang melakukan kegiatan yang mengundang orang ke luar. Surat undangan formal digunakan untuk mengirim informasi ini. Penerima merasa tersanjung dengan surat undangan dan berharap untuk menghadiri acara tersebut.

d. Surat Mutasi Karyawan

Ketika adanya seorang karyawan dipindahkan dari suatu lokasi atau posisi, agensi tempat dia bekerja membuat surat perubahan yang digunakan sebagai petunjuk untuk ruang lama dan baru.

e. Surat Perintah Kerja

Saat akan memutuskan sebuah pemenang dalam pesanan, pesanan ditangguhkan. Surat ini memberi tahu Anda tentang waktu dan implementasi teknis pekerjaan tersebut.

f. Surat Perjalanan Dinas

Karyawan juga memerlukan surat wajib pada perjalanan bisnis. Sebagai bukti dari karyanya, ia ada di mana-mana dari agensi tempat ia bekerja.

Contoh Surat Dinas

Nomor : 05/DPD-Kab Bogor/X/2020
Perihal : Teguran II
Lampiran

Kepada Yth.
Pimpinan PT. Jati Agung
Jl. Seokarno Harto
Bogor

Dengan hormat,
Berdasarkan sebuah informasi dari bupati, Kapolres mengumumkan bahwa PT. Jati Agung sedang memasang papan iklan di Jl. Seokarno Harto. Faktur saat ini bebas pajak Rp. 2.500.000 (Dua Juta Lima Ratus ribu)

Atas permintaan surat ini, oleh karena itu kami ingin mengumpulkan pengembalian pajak untuk papan iklan. Kami memberikan kantor ayah sampai 31 Januari 2020 untuk menyelesaikan masalah ini. Jika sewaktu-waktu tidak ada respons dari perwakilan perusahaan, kami akan menghapus ruang iklan.

Demikian kami memberikan informasi ini untuk kepentingan terbaik perusahaan Anda. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Hormat saya,
(Tanda Tangan dan Stempel)
Ikha Saidha M.BA

Baca Juga :

Demikianlah pembahasan kali ini, yang telah kami sampaikan secara lengkap dan jelas yakni mengenai Surat Dinas. Semoga ulasan ini, dapat berguna dan bermanfaat bagi Anda semuanya.