Bagi sebagian orang, nota kosong / kwitansi kosong bukan lagi menjadi hal yang asing. Nota kosong sering digunakan sebagai salah satu bukti transaksi di berbagai tempat perbelanjaan. Pihak yang menjalankan transaksi cukup beragam, mulai dari perusahaan, restoran, hotel, hingga pedagang.
Meskipun demikian, tidak sedikit orang yang belum mengetahui apa itu nota kosong, fungsi, jenis-jenis, hingga cara membuatnya. Agar lebih mengenal dan memanfaatkan nota kosong dengan efektif, simak ulasannya di artikel ini.
Pengertian Nota Kosong?
Apa maksud dari nota kosong? Jika menilik dari sejarah, nota kosong dibuat oleh Lucio Pacioli pertama kali pada tahun 1949. Ia merupakan seorang ilmuwan penemu rumus catatan keuangan dan berhasil melakukan pembukuan dengan menerapkan model berpasangan.
Seiring perkembangan zaman, makna tentang nota kosong perlahan-lahan mulai bergeser ke arah yang lebih modern. Lantas, apa yang dimaksud dengan nota kosong?
Secara umum, nota kosong merupakan dokumen fisik yang berguna untuk mencatat suatu transaksi.Orang-orang yang bekerja di bidang digital biasanya lebih banyak memakao nota berbentuk soft copy karena mengikuti perkembangan teknologi.
Nota dalam lembaran kosong juga dapat disebut dengan kwitansi, bon, atau struk. Tidak sulit untuk mencari nota kosong karena banyak dijual di mana-mana, terutama di toko alat tulis atau percetakan.
Harganya juga sangat ekonomis, apalagi jika membelinya dalam jumlah banyak atau grosir.
Fungsi Nota Kosong
Seperti yang telah dijelaskan di atas, fungsi utama nota kosong yang paling utama adalah sebagai bukti adanya transaksi antara penjual dan pembeli atau pemilik jasa dan klien.
Selain itu, masih ada beberapa fungsi nota kosong yang lainnya, di antaranya sebagai berikut:
1. Sebagai Catatan Utang
Fungsi nota kosong yang pertama yakni sebagai cacatan utang. Hal ini sangat penting untuk menghindari adanya kerugian, baik oleh penjual maupun pembeli.
Jika tidak dikerjakan secara cermat, maka transaksi ini akan memberikan risiko yang besar. Oleh karena itu, kwitansi kosong mempunyai fungsi penting untuk menghindari berbagai kemungkinan buruk yang tidak diinginkan ketika transaksi atau setelahnya.
2. Sebagai Catatan Transaksi yang Belum Dikeluarkan
Terkadang, pedagang atau pengusaha membeli beberapa produk, namun produknya belum sampai atau belum diterima. Dengan memiliki nota kosong ini, maka akan sangat membantu dalam proses pencatatan transaksi.
3. Sebagai Catatan Transaksi yang Sudah Dikeluarkan
Fungsi nota kosong yang ketiga adalah sebagai catatan transaksi yang telah dikeluarkan. Selain bisa digunakan untuk memasukkan barang yang keluar masuk gudang, pencatatan kwitansi kosong juga memungkinkan Anda untuk tidak perlu melakukan pemeriksaan berulang.
Nota kosong juga dapat digunakan untuk mencatat laporan keuangan maupun selisih dalam transaksi.
Komponen Penting dalam Nota Kosong
Komponen nota kosong umumnya terdiri dari belakang kolom kosong dalam bentuk menurun. Jumlah kolom pada nota tersebut dapat diatur secara mendatar untuk memang ruang yang tersedia dengan optimal.
Adapun beberapa komponen yang dapat dipakai untuk menerbitkan nota kosong yakni sebagai berikut:
1. Nomor dan Waktu Transaksi
Komponen yang pasti ada di dalam nota yang pertama adalah nomor dan waktu transaksi. Bagian ini terletak di sisi atas nota untuk memulai transaksi. Dengan adanya keterangan nomor dan waktu transaksi, maka akan memudahkan akuntan dalam mengecek waktu dan tanggal transaksi secara akurat.
2. Jumlah Barang yang Ditransaksikan
Baris pertama dan kolom pertama pada nota kosong umumnya berisi jumlah barang yang dibeli oleh konsumen. Dengan adanya kolom ini, maka akan memudahkan dalam mengecek kembali jumlah barang yang dibeli, jumlah barang yang belum dikirim, serta jumlah barang yang terdisplay.
3. Nama Barang
Kolom yang terdapat pada samping jumlah barang adalah nama barang yang dibeli konsumen. Kolom ini bisa diisi keterangan mengenai identitas barang secara lengkap, mulai dari warna, rasa, hingga ukuran barang untuk memudahkan pengecekan stok di kemudian hari.
4. Harga dan Jumlah Keseluruhan
Komponen nota yang tidak boleh terlewatkan berikutnya adalah harga dan jumlah belanja keseluruhan. Dengan adanya komponen ini, maka penjual dan pembeli dapat mengetahui harga barang yang harus dibayar keseluruhan secara transparan.
5. Tanda Tangan Penerima
Tidak lengkap rasanya jika sebuah nota atau kwitansi tidak dibubuhi dengan tanda tangan. Kolom ini termasuk komponen paling bawah yang diisi oleh pihak penerima.
Kolom ini cukup penting karena jika sampai lupa meminta tanda tangan, maka dikhawatirkan akan terjadi kesalahan, baik dari segi jumlah maupun jenis barang yang dipesan.BJika terjadi kesalahan, maka Anda harus melakukan komplain dengan toko tersebut.
Jenis Nota Kosong
Nota kosong / kwitansi kosong terdiri dari beberapa jenis yang memiliki ciri khas dan kegunaan masing-masing. Adapun jenis nota tersebut yakni sebagai berikut:
1. Nota Kontan
Nota kontan merupakan jenis bukti pembayaran yang dibuat untuk transaksi pembelian langsung atau tunai. Jenis nota ini cukup mudah dijumpai karena mayoritas toko memanfaatkan jenis nota ini
Secara umum, nota kontan dibuat dengan dua salinan. Salinan pertama untuk pemilik toko dan salinan kedua untuk pembeli. Tujuannya yakni agar pedagang tetap bisa menyimpan salinan nota tersebut untuk digunakan sebagai bukti ketika terjadi kesalahan.
2. Nota Kredit
Sesuai dengan namanya, nota kredit merupakan jenis nota yang dibuat untuk transaksi penerimaan barang yang telah laku secara kredit kepada pihak terkait.
Barang tersebut merupakan aneka macam produk yang tidak mampu memenuhi kriteria pesanan,, sehingga dikembalikan ke penjual.
3. Nota Debet
Jenis kwitansi yang berikutnya adalah nota debit. Nota ini dibuat saat aktivitas pengembalian barang yang telah dibeli dengan cara kredit. Selain itu, nota ini juga bisa digunakan ketika terjadi pengurangan harga faktur akibat adanya produk yang mengalami kerusakan atau penurunan kualitas.
Selanjutnya, pemilik toko akan menanti respon dari produsen barang agat bisa ditindaklanjuti. Ketika sudah memperoleh tanggapan, maka penjual dapat menginputnya untuk disesuaikan dengan arsip toko.
Cara Membuat Nota Kosong
Setelah mengetahui pengertian, jenis-jenis, dan komponen nota kosong, saatnya untuk memahami tata cara pembuatannya.
Jadi, selain bisa membeli nota di toko alat tulis atau toko percetakan, Anda juga bisa membuatnya sendiri dengan praktis. Adapun tata cara membuat nota kosong / kwitansi kosong yakni sebagai berikut:
1. Buatlah Kolom Horizontal dan Vertikal
Langkah pertama membuat nota kosong yakni dengan menciptakan kolom dalam bentuk horizontal maupun vertikal. Adapun kolom tersebut bisa dibuat dan diaplikasikan di suatu buku polos atau buku bergaris.
2. Buatlah Ruang yang Sedikit Menyamping
Selanjutnya, tulis ruang yang sedikit melebar ke bagian samping, namun ruang tersebut dibuat menyempit ke sisi bawah.
3. Beri Nama Sesuai Fungsi di Setiap Kolom
Langkah terakhir, berikan nama kolom sesuai dengan masing-masing fungsinya. Biasanya, kolom pertama akan diisi dengan bagian nomor. Kemudian, kolom di sampingnya akan diisi dengan tanggal atau waktu melakukan transaksi.
Kolom tersebut diikuti dengan nama barang, jumlah barang, serta harga barang. Adapun di sisi bawah nota bisa diisi dengan tanda tangan dan stempel toko.
Jika ingin membuat nota kosong yang lebih praktis, maka Anda bisa memproduksinya dengan cara digital menggunakan template Microsoft Excel. Cara ini tergolong lebih praktis dan efisien.
Nota kosong / kwitansi kosong merupakan salah satu elemen penting yang dapat menunjang keunggulan toko atau perusahaan. Dengan memakai nota, maka transaksi bisnis bisa berjalan lebih efisien.
