Salah satu jenis pencatatan transaksi dan keuangan yang paling umum digunakan oleh perusahaan adalah metode entri ganda (double entry method). Bahkan, saat ini tidak sedikit perusahaan, baik yang berskala besar maupun kecil menjadikan double entry method sebagai standar pencatatan keuangan bisnis.
Pada metode double entry, semua transaksi akan dicatat dalam bentuk debit dan kredit. Dalam hal ini, jumlah debit harus sesuai dengan nominal kredit. Sehingga Anda bisa melacak dari mana asal pendapatan dan kemana dana pengeluaran perusahaan akan dialokasikan.
Definisi Metode Entri Ganda
Double entry method atau metode pencatatan ganda adalah suatu konsep transaksi yang melibatkan minimal dua akun. Misalnya, jika terjadi transaksi pembelian stok atau persediaan secara tunai di sebuah perusahaan, maka transaksi tersebut akan mendatangkan dua pengaruh, yaitu:
- Debit persediaan bertambah.
- Kredit akan berkurang.
Hadirnya sistem entri ganda bertujuan untuk memelihara keseimbangan dalam akuntansi yang mengaplikasikan rumus “Liabilities+ Owner’s Equity = Assets”.
Apabila diperhatikan dengan seksama, maka dapat dipahami bahwa biaya transaksi dikurangi beban akan menimbulkan penurunan ekuitas pihak pemilik perusahaan melalui pencairan uang tunai.
Pada metode pembukuan double entry, transaksi akan menghasilkan dua efek yang perlu diperhitungkan (prinsip dualitas). Dengan kata lain, meskipun perusahaan telah mengeluarkan sejumlah dana dari akun milik perusahaan, tapi akan mendapatkan sesuatu sebagai imbalan.
Meskipun terdapat income yang didapatkan pada setiap pengeluaran, tapi sistem akuntansi hanya memberikan penilaian terbatas mengenai proses perusahaan dalam mengelola keuangan bisnis.
Setiap transaksi dengan metode double entry juga akan dicatat ke dalam buku besar laporan laba rugi yang memiliki kolom untuk melakukan entri debit dan kredit.
Keunggulan Metode Entri Ganda
Penggunaan double entry method memiliki beberapa keunggulan sehingga mampu memberikan manfaat bagi penggunanya. Berikut adalah kelebihan sistem entri ganda:
1. Meminimalisir Kesalahan
Metode double entry mampu menghasilkan informasi keuangan lebih detail, sehingga cukup akurat dalam mendeteksi kesalahan penghitungan. Penerapan entri ganda akan menguntungkan pihak perusahaan sebab memungkinkan pelaku bisnis untuk melacak income, outcome, aset, dan liabilitas.
Keberadaan double entry method relatif lebih tepat karena dapat memperlihatkan semua saldo akun. Apabila terdapat kesalahan, maka akan lebih mudah diketahui oleh manajemen perusahaan.
2. Catatan Keuangan Lebih Akurat
Pada metode pembukuan entri ganda, terdapat dua keseimbangan yang memiliki dua kolom sisi berbeda untuk memasukkan transaksi berdasarkan pada jenisnya. Apabila di akhir periode ditemukan adanya ketidaksesuaian debit dan kredit, artinya kesalahan terletak pada persamaan neraca akuntansi.
Akan tetapi, dengan menggunakan double entry method, kesalahan pencatatan akan lebih minim. Sehingga debit dan kredit menghasilkan suatu keseimbangan.
3. Informasi Transaksi Finansial Lebih Terperinci
Ada beberapa jenis transaksi keuangan yang tidak berpotensi mempengaruhi kas secara langsung. Contohnya, saat menjual produk secara kredit yang berpotensi menambah jumlah piutang dan mengurangi stok persediaan, tapi kas akan meningkat jika transaksi telah dibayar sepenuhnya.
Apabila hanya mengandalkan pencatatan bank, maka Anda dapat kehilangan rincian informasi yang jelas tentang transaksi tersebut. Sementara itu, jika menerapkan metode double entry, Anda bisa lebih mudah mengecek informasi riwayat transaksi keuangan.
4. Mendeteksi Adanya Indikasi Penipuan
Dengan menerapkan metode entri ganda, akan lebih mudah bagi pemilik usaha untuk mendeteksi kesalahan serta indikasi penipuan. Dengan begitu, hasil laporan keuangan lebih tepat dan akurat.
Kelemahan Sistem Pembukuan Entri Ganda
Metode pembukuan double entry memang dapat membantu memudahkan pihak manajemen perusahaan dalam melacak inventory stock dan transaksi keuangan. Akan tetapi, dalam implementasinya metode ini juga mempunyai beberapa kelemahan, diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Anggaran Keluar Lebih Tinggi
Proses pembukuan dengan sistem entri ganda berkaitan dengan kompleksitas sistem. Karena catatan disimpan pada beberapa tempat, maka kegiatan pelacakan akan semakin rumit.
Pada beberapa kasus, Anda mungkin harus mempekerjakan karyawan tambahan yang bertugas melakukan dan melacak pembukuan dari masing-masing departemen. Apabila Anda menggunakan akuntan, otomatis akan mempengaruhi anggaran keluar perusahaan.
2. Proses Pembukuan Lebih Kompleks
Salah satu masalah utama menggunakan metode entri ganda adalah prosesnya yang rumit. Bagi pelaku bisnis baru yang tidak mempunyai latar belakang akuntansi, maka menerapkan double entry akan menjadi sebuah tantangan baru. Namun, Anda dapat mengubah beberapa istilah menjadi lebih sederhana.
3. Tingkat Akurasi
Secara keseluruhan, entri ganda dapat memberikan hasil catatan lebih akurat dibandingkan metode lainnya. Hal ini pastinya akan memberikan keuntungan bagi pemilik bisnis dalam banyak kasus. Hal ini menyebabkan Anda yang awam mengenai akuntansi akan mengalami kebingungan di masa awal.
Di samping itu, apabila Anda membuat kesalahan kecil dalam penggunaan double entry method, maka akan berimbas pada tingkat akurasi pembukuan yang dilakukan.
Waktu
Sistem double entry membutuhkan proses verifikasi dua kali, sehingga akan memakan lebih banyak waktu. Padahal, waktu yang dimiliki tersebut dapat digunakan untuk melakukan hal produktif lainnya.
Contoh Penerapan Metode Double Entry
Supaya lebih mudah bagi Anda dalam memahami cara penggunaan metode entri ganda. Di bawah ini adalah beberapa contoh penerapan double entry method yang paling umum dilakukan oleh perusahaan:
- Pembayaran tagihan listrik PLN dicatat sebagai debit. Letaknya di bawah anggaran penggunaan dan selanjutnya mampu menghasilkan biaya. Sementara itu, kreditnya adalah uang tunai.
- Penjualan produk secara tunai kepada konsumen. Debit adalah khas, sedangkan keditnya dalam bentuk pendapatan.
- Membeli peralatan secara cash memungkinkan Anda mengetahui debit pembelian alat-alat serta kredit uang tunai. Hal ini dapat berimbas terhadap menurunnya aset perusahaan.
- Penerimaan suku bunga saat menyetor uang ke bank akan menghasilkan debit. Sementara itu, kredit terletak pada pendapatan keuangan. Dengan kata lain, terjadi peningkatan pendapatan perusahaan.
- Pengeluaran anggaran untuk investasi saham akan berubah menjadi debit. Sedangkan kreditnya adalah modal saham yang berpotensi meningkatkan ekuitas. Artinya, debit perusahaan mampu menghasilkan aset baru.
- Dana pinjaman yang diterima dari bank menjadi debit. Dalam hal ini, kredit akan dimasukkan ke rekening sebagai pinjaman atau hutang bank. Jadi, bisa dipahami bahwa debit mampu memicu peningkatan aktiva, sementara kredit bisa meningkatkan liabilitas.
Meskipun sekilas terlihat mudah dan sederhana, tapi metode entri ganda sebenarnya cukup kompleks karena melibatkan dua akun. Oleh sebab itu, harus dilakukan dengan cermat agar hasilnya tepat dan akurat.
Contoh Sistem Pembukuan Entri Ganda
Supaya lebih mudah dalam memahami cara penggunaan metode double entry, maka contoh di bawah ini bisa dijadikan bahan referensi:
| Tanggal | Akun | Debit | Kredit |
| 1 Februari | Piutang Usaha | Rp1.000.000 | – |
| Pendapatan Penjualan | – | Rp1.000.000 | |
| Utilitas | Rp3.000.000 | – | |
| Utang Utilitas | – | Rp3.000.000 | |
| Anggaran Perlengkapan Umum | Rp1.400.000 | – | |
| Perlengkapan Umum | Rp1.400.000 | ||
| Beban Penyusutan Aktiva | Rp1.500.000 | – | |
| Akumulasi Penyusutan Aktiva | – | Rp1.500.000 |
Metode entri ganda memang memiliki banyak keunggulan yang dapat menguntungkan pemilik bisnis. Salah satunya adalah meningkatkan akurasi catatan laporan transaksi usaha. Namun, di sisi lain metode double entry juga kurang praktis, khususnya jika dilakukan secara mandiri oleh pebisnis pemula.
