Contoh Kartu Utang

Dalam artikel berjudul “Contoh Buku Besar Pembantu Utang”, kami telah menyinggung sedikit terkait kartu utang. Dalam akuntansi, kartu ini dibutuhkan untuk pencatatan utang secara detail terhadap pihak lain yang menjadi jurnal pembantu dari jurnal umum yang berisi catatan transaksi utang. Nah, jika ingin tahu contoh kartu utang dan prosedur pencatatannya, silakan simak rinciannya berikut.

Kartu utang dibutuhkan oleh semua perusahaan baik perusahaan jasa, perusahaan dagang, maupun perusahaan manufaktur. Terutama, para perusahaan yang berhubungan langsung dengan hutang piutang. Dengan adanya kartu ini, maka transaksi utang dari awal hingga akhir periode bisa dengan mudah dianalisa.

Pengertian Kartu Utang

Kartu utang adalah merupakan sebuah catatan data transaksi yang berisi informasi terkait utang perusahaan kepada pihak vendor atau kreditur. Utang yang dimaksud tidak hanya utang pembelian barang dagang saja, melainkan utang pembelian peralatan & mesin produksi terhadap perusahaan lain maupun utang kas kepada bank.

Dalam kartu ini, terdapat beberapa informasi yang berkaitan dengan utang. Contohnya nomor rekening, nomor transaksi, nama kreditur, tanggal transaksi, syarat pembayaran utang, diskon utang, nomor bukti mutasi, transaksi perpindahan dana, kredit dan debet.

Jika kita gunakan ilmu akuntansi, maka kartu utang digunakan sebagai prosedur utama yang nantinya dicatatkan pada account payabale (utang dagang). Nah, transaksi utang tersebut akan dicatat saat perusahaan memutuskan untuk membeli barang secara kredit.

Untuk memudahkan pembayaran hutang, maka perusahaan membuat kartu utang yang berisi semua informasi yang dibutuhkan terkait hutang. Dengan begitu, mereka bisa membayar tepat waktu tanpa melebihi batas jatuh tempo.

Transaksi yang tercatat dalam kartu utang sendiri meliputi transaksi pembelian barang/jasa yang dilakukan secara kredit, transaksi pembayaran utang, dan retur pembelian yang dilakukan secara kredit. Catatan akuntansi yang akan dimuat dalam utang dagang sendiri ada banyak, diantaranya yaitu:

Jurnal pembelian
Jurnal pengeluaran kas
Kartu utang

Fungsi Kartu Utang bagi Perusahaan

Kartu utang memiliki fungsi utama untuk mencatat transaksi mutasi utang dagang yang berkurang maupun bertambah sesuai dengan pembayaran yang telah dilakukan pada pihak kreditor. Berikut ini beberapa fungsi lain dari kartu utang yang perlu kalian ketahui:

Mempermudah sistem pelacakan transaksi utang baik transaksi masuk maupun keluar dari pihak kreditur.
Sebagai sarana untuk menjalankan audit akun dengan melihat transaksi dari masing-masing kreditur.
Sarana untuk menyusun biaya yang belum dibayar serta laporan saldo terutang untuk tiap transaksi secara kredit.
Meminimalisir terjadinya kesalahan atau kekeliruan pencatatan data yang terdapat pada buku besar utama atau buku besar pembantu utang dagang.
Sebagai bukti pembayaran utang bagi perusahaan serta untuk mengingatkan akan jatuh tempo pembayaran.
Memudahkan pencarian data terkait utang mulai dari pihak kreditur hingga jumlah transaksi.

Prosedur Pencatatan Kartu Utang (Account Payable)

Sebelum kita mencatat transaksi pada kartu utang, maka alangkah baiknya untuk melakukan prosedur pencatatan transaksi utang atau disebut juga account payable. Berikut ini langkah-langkah yang dapat dilakukan:

Menyiapkan bukti transaksi yang digunakan untuk validasi pencatatan data. Bukti transaksi bisa berupa invoice, nota pembelian, faktur, atau nota kredit.
Pencatatan data yang terdapat pada bukti transaksi tadi dimasukkan ke dalam jurnal pembelian. Karena transaksinya merupakan transaksi kredit, maka pencatatan tidak masuk ke dalam jurnal pengeluaran kas, melainkan jurnal pembelian.
Data yang terdapat pada jurnal pembelian akan dimasukkan ke dalam kartu utang tadi sesuai dengan rincian yang tepat.
Untuk data transaksi pengeluaran kas dalam hal pembayaran utang, akan dicatatkan ke dalam jurnal pengeluaran kas perusahaan.
Catat semua utang yang telah dibayar baik lunas penuh maupun lunas sebagian ke dalam kartu utang yang ada.

Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan saat Pencatatan Kartu Utang

Apabila kalian hendak mencatat kartu utang, pastikan untuk memahami serangkaian hal-hal penting seperti berikut ini:

A. Ketepatan Input Data Transaksi Kredit

Saat membuat kartu utang, pastikan antara data yang terdapat pada dokumen transaksi sama dengan yang terdapat pada kartu utang.

Mulai dari tanggal transaksi, nama kreditur, jumlah utang, jenis transaksi, dan informasi lainnya harus sama, tidak boleh tertukar dengan data lainnya.

B. Keabsahan dan Kevalidan Dokumen Pendukung

Pihak akuntan yang hendak mencatat kartu utang wajib untuk memperhatikan validitas dokumen pendukung seperti halnya pada bukti transaksi faktur atau invoice pembelian.

Pada saat penerimaan produk pembelian, invoice tersebut pun harus dilakukan cek silang. Dengan begitu risiko terjadinya kekeliruan pencatatan data dapat diminimalisir.

C. Rincian Informasi yang Begitu Detail

Kartu utang akan dijadikan sebagai referensi untuk pencatatan dalam buku besar pembantu utang dagang. Buku tersebut berisikan serangkaian data utang yang dimiliki perusahaan yang masih belum lunas ataupun telah lunas.

Oleh karena itu, kartu utang harus memuat rincian transaksi dengan detail untuk mempermudah penyusunan laporan keuangan buku besar tersebut.

Format Kartu Utang dan Komponennya

Pencatatan kartu utang harus menggunakan format yang tepat dengan menyertakan komponen yang tepat pula. Berikut rinciannya:

Keterangan:

Nama Perusahaan: diisi dengan nama PT, CV, atau nama perusahaan pembuat kartu utang.
Nama Kreditur: pihak yang menyediakan kredit atau layanan utang. Setiap kartu hanya boleh diisi dengan satu vendor.
Alamat: berisikan alamat vendor yang ditulis secara lengkap mulai dari RT/RW, Desa, Kecamatan, Kabupaten, Provinsi, dan Kode Pos
Syarat Pembayaran: metode pembayaran yang disepakati beserta dengan rincian diskon masing-masing transaksi.
No Rekening: merupakan nomor rekening bank dari pihak kreditur sesuai dengan jenis bank yang dipilih.
Bank: jenis bank yang digunakan untuk transaksi yang mempresentasikan nama bank dari nomor rekening sebelumnya.
a/n: merupakan nama penanggung jawab dari pihak kreditur yang bisa berupa nama perorangan atau nama perusahaan.
Tanggal: berupa tanggal terjadinya transaksi pembelian serta transaksi pembayaran atau pelunasan angsuran kredit.
Keterangan: berisi penjelasan atas pembelian suatu barang tertentu atau bisa dituliskan dengan rincian transaksi yang berkaitan.
No Bukti: berisi bukti pembelian atau pembayaran yang dilakukan oleh pihak perusahaan kepada pihak kreditur. Bisa diisi dengan kode nota pembelian, kwitansi, ataupun nota pembayaran.
Pembelian: nominal yang berupa besaran uang yang dibayarkan saat pembelian suatu barang atau jasa.
Pembayaran: jumlah pembayaran yang berisi nominal pelunasan utang ataupun pembayaran cicilan tiap bulan.
Saldo: saldo sisa terutang perusahaan setelah dikurangi dengan nominal pembayaran sebelumnya.