Contoh Jurnal Reimbursement

Suatu perusahaan yang memiliki karyawan dalam jumlah banyak tentunya membutuhkan salah satu jurnal yang disebut sebagai jurnal reimbursement. Tak seperti jurnal lain, jurnal ini digunakan untuk melacak pengeluaran yang dilakukan oleh pihak karyawan. Nah, jika kalian tertarik untuk mengenal apa itu contoh jurnal reimbursement dan fungsinya, langsung saja simak rinciannya berikut.

Jurnal reimbursement tergolong sebagai jurnal umum yang berisikan catatan biaya pengeluaran yang dilakukan karyawan untuk kebutuhan perusahaan. Misalnya saat karyawan melakukan perjalanan bisnis yang membutuhkan biaya makan, biaya bensin mobil, dan biaya menginap. Nantinya, jurnal ini digunakan untuk mengganti uang yang telah dikeluarkan karyawan selama perjalanan dinas tersebut.

Pengertian Jurnal Reimbursement

Jurnal reimbursement adalah jurnal yang berisi catatan pertama atas transaksi reimbursement. Menurut Wikipedia, reimbursement merupakan kompensasi yang diberikan kepada seseorang atas nilai yang sepadan dengan pengeluaran dari pihak karyawan untuk keperluan perusahaan, organisasi, maupun lembaga non profit.

Dalam meminta reimbursement, seorang karyawan harus memiliki bukti transaksi berupa invoice, tiket perjalanan, maupun nota pembelian. Nantinya, data tersebut akan dicatat oleh pihak perusahaan untuk keperluan tertentu seperti halnya pencatatan jurnal reimbursement.

Jadi, semua pengeluaran yang masih berhubungan dengan pengeluaran untuk perusahaan bisa dimintai kompensasi. Misalnya saat seseorang terkena masalah kesehatan, maka pihak perusahaan bisa menggantinya apabila memang tidak mendapatkan penggantian biaya dari pihak asuransi.

Akan tetapi, pihak perusahaan bisa menentukan reimbursement sesuai dengan kebijakan mereka sendiri. Jadi, walaupun biaya yang dikeluarkan oleh pelanggan banyak, namun perusahaan bisa saja hanya mengganti setengahnya atau lebih tergantung dari kemampuan finansial perusahaan itu sendiri.

Dalam pencatatan jurnal reimbursement, data transaksi yang dicatat juga meliputi semua hubungan yang terjadi dengan pihak lainnya (pihak di luar perusahaan). Jadi tidak hanya semata-mata hubungan antara perusahaan dengan karyawan.

Sebagai contoh, perusahaan A menjual produk tertentu kepada perusahaan B dengan menggunakan jasa pengiriman perusahaan C. Dalam prakteknya, perusahaan A akan menanggung terlebih dahulu semua biaya pengiriman.

Namun, setelah barang sampai maka perusahaan B akan membayarkan biaya pengiriman tersebut kepada pihak A karena sebelumnya pihak C telah dibayar oleh pihak A. Dengan begitu, pihak A harus mengajukan reimbursement kepada perusahaan B terkait biaya pengiriman tersebut.

Manfaat Jurnal Reimbursement bagi Perusahaan

Pencatatan jurnal reimbursement memiliki peran yang sangat penting, berikut ini beberapa manfaat yang akan perusahaan dapatkan apabila memiliki jurnal tersebut:

Mencatat segala pengajuan reimbursement karyawan atau pihak lain sehingga tim internal dapat memanfaatkan data tersebut untuk analisa keuangan.
Menghindari kecurangan yang terjadi pada saat pengajuan reimbursement seperti yang sering terjadi di lingkungan perusahaan.
Memberikan rincian gambaran terkait transaksi perusahaan secara menyeluruh sehingga bisa dijadikan alat penentu kebijakan di masa mendatang.
Untuk membandingkan data transaksi saat membuat buku besar sehingga meminimalisir terjadinya kekeliruan pencatatan data.
Sebagai referensi untuk membuat buku besar perusahaan di setiap akhir periode waktu tertentu.

Jenis Pengeluaran yang Dapat Di Reimburse

Tidak semua pengeluaran yang berhubungan dengan perusahaan bisa diajukan reimburse. Berikut ini beberapa jenis pengeluaran yang dapat diajukan reimburse:

A. Biaya Operasional Bisnis

Salah satu pengeluaran utama yang paling umum dilakukan penggantian biaya reimburse yaitu biaya operasional bisnis. Semua jenis pengeluaran karyawan yang berhubungan dengan ini wajib ditanggung oleh perusahaan. Contohnya:

Pembelian perlengkapan kantor yang dilakukan oleh karyawan
Penggunaan pulsa pribadi untuk keperluan perusahaan
Pembayaran program pelatihan yang berhubungan dengan perusahaan
Penggunaan tempat sewa yang dilakukan oleh pihak karyawan

B. Biaya Perjalanan Bisnis

Perusahaan umumnya meminta karyawannya untuk keperluan perjalanan bisnis ke luar kota maupun ke luar negeri. Sayangnya, uang yang digunakan biasanya harus ditalangi oleh pihak karyawan terlebih dahulu. Berikut ini beberapa jenis biaya pengeluaran yang tergolong ke dalam perjalanan bisnis:

Tiket pesawat/bus/KAI/lainnya
Akomodasi atau penginapan
Biaya makan dan minum
Program pelatihan
Biaya tambahan lainnya

C. Biaya Kesehatan

Perusahaan yang tidak menyertakan asuransi seperti BPJS atau asuransi lain, biasanya mereka akan menanggung biaya kesehatan karyawannya dengan fasilitas reimburse. Jadi, semua biaya yang dikeluarkan ketika sakit atau terjadi kecelakaan kerja akan ditanggung oleh pihak perusahaan. Berikut ini beberapa contohnya:

Biaya rawat inap/rawat jalan
Biaya pembelian obat-obatan
Perawatan medis
Biaya kecelakaan kerja

Indikator Kecurangan dalam Pengajuan Reimburse

Pengajuan reimbursement rentan mengalami kecurangan sehingga merugikan perusahaan. Oleh karena itu, pahami dulu beberapa indikator yang menyebabkan kecurangan seperti berikut ini:

Pengajuan dilakukan dengan menyangkut pautkan terhadap pengeluaran lain yang berada di luar operasional perusahaan.
Melakukan double billing pada transaksi yang ada agar mendapatkan klaim reimburse secara ganda.
Melakukan perubahan harga pada suatu barang dengan harga yang lebih tinggi.
Pengeluaran yang lebih besar dibandingkan dengan karyawan lain dalam perjalanan dinas yang sama.

Tips Pengajuan Reimbursement agar Disetujui

Ada beberapa macam tips pengajuan reimburse yang dapat dilakukan oleh karyawan kepada pihak perusahaan agar disetujui secara penuh. Berikut rinciannya:

1. Siapkan Semua Bukti Transaksi yang Dibutuhkan

Perusahaan tidak akan menerima reimburse apabila tidak terdapat bukti transaksi yang valid. Oleh karena itu, kalian perlu mempersiapkan segala dokumen transaksi yang dibutuhkan. Baik dalam bentuk invoice, nota pembelian, tiket, struk belanja, dan sebagainya.

2. Pahami Ketentuan Pengajuan Reimburse

Setiap perusahaan tentunya memiliki persyaratan masing-masing terkait pengajuan reimburse. Oleh karena itu, sebelum kalian memutuskan untuk pengajuan, maka sebisa mungkin untuk memahami ketentuan, syarat, serta prosedur yang ditetapkan. Karena, bila tidak memenuhi persyaratan yang ada nantinya kemungkinan ditolak lebih besar.

3. Tentukan Nominal Pengajuan secara Tepat

Pastikan untuk tidak mengajukan reimburse melebihi nominal yang telah ditetapkan karena kemungkinan ditolaknya akan semakin besar. Untuk menentukan nominal yang tepat, kalian bisa menjumlahkan semua transaksi dari bukti pengeluaran yang tersedia. Bila memang tidak ada buktinya, maka kalian bisa menuliskannya tanpa menambah ataupun mengurangi nominalnya.

4. Ajukan Reimburse Secepat Mungkin

Semakin lama pengajuan reimburse, maka pihak perusahaan akan kesulitan untuk menerimanya. Apalagi jika sudah melewati batas waktu penutupan siklus akuntansi suatu periode tertentu. Oleh karena itu, kalian tidak perlu menunda pengajuan proses klaim reimburse agar risiko tidak diterimanya semakin minim.