Contoh Jurnal Petty Cash

Dalam akuntasi, ada salah satu jurnal yang dinamai sebagai jurnal petty cash. Tak seperti jurnal lainnya, jurnal ini digunakan untuk mencatat dana pengeluaran secara rutin dalam jumlah yang kecil. Oleh karena itu, ia dinamai juga sebagai jurnal petty cash. Nah, untuk mengetahui seperti apa contoh jurnal petty cash serta fungsinya, yuk cek rincian lengkapnya berikut.

Jurnal petty cash merupakan salah satu metode pengelolaan keuangan yang digunakan di berbagai perusahaan, muali dari perusahaan besar maupun perusahaan kecil. Selain lebih praktis, jurnal ini juga mudah diaplikasikan di berbagai catatan laporan transaksi keuangan.

Pengertian Jurnal Petty Cash

Jurnal petty cash adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat dana pembayaran dalam nominal kecil. Sumber dari petty cash sendiri bisa berasal dari berbagai sumber pembayaran, bahkan dari cek yang sudah dicairkan oleh pihak bank. Nah, dana yang terdapat dalam petty cash akan ditempatkan di sebuah kotak khusus yang mana kuncinya dipegang oleh mereka yang berwenang.

Petty cash berasal dari bahasa Inggris yang artinya adalah kas kecil. Jadi, dana yang ada di dalamnya hanya berupa dana dengan jumlah yang kecil namun dapat digunakan untuk kebutuhan bisnis perusahaan. Biasanya, pihak yang berwenang untuk memegangnya yaitu bendahara, pemilik, atau manajer keuangan.

Mereka yang bertanggung jawab memegang petty cash harus mencatat setiap pemasukan dan pengeluaran dari dana ini. Setiap penggunaan pun harus disertai dengan bukti dokumen yang menjadi dasar dari pembuatan laporan kas kecil tersebut. Bukti inilah yang nantinya dapat dipertanggungjawabkan ke pihak perusahaan.

Pemegang kunci petty cash akan memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:

Mengecek sisa dana agar bisa diisi ulang apabila memang telah habis.
Memberikan dana petty cash kepada para pegawai yang membutuhkan.
Menerima permohonan dana dari pegawai dan mencatat identitasnya.
Mencatat transaksi dana masuk maupun keluar yang meliputi tanggal dan nominalnya.
Menyimpan bukti transaksi dari pemohon dana petty cash.
Menyimpan dana petty cash secara aman agar bisa digunakan sewaktu dibutuhkan.
Melaporkan laporan transaksi petty cash setiap akhir periode akuntansi kepada akuntan.

Fungsi Petty Cash bagi Perusahaan

Tujuan dibuatnya petty cash bagi perusahaan cukup banyak, berikut ini beberapa diantaranya yang perlu kalian ketahui:

Mempercepat aktivitas penggunaan dana untuk keperluan yang terjadi secara mendadak atau secara tidak terencana.
Menghindari metode pembayaran tidak ekonomis atas pengeluaran-pengeluaran kecil yang sering terjadi di lingkungan kerja.
Menangani berbagai masalah ringan yang terjadi di lingkungan kantor baik yang terjadi di bagian manajemen atau lainnya.
Menyediakan dana dalam jumlah kecil secara cepat kepada pegawai yang membutuhkan tanpa harus mengurangi kas perusahaan.

Metode Pengelolaan Jurnal Petty Cash

Jika kalian hendak mencatat jurnal petty cash, maka perhatikan dulu metode yang akan digunakan. Misalnya jurnal petty cash metode fluktuasi yang berbeda jauh dengan contoh jurnal kas kecil metode imprest ataupun contoh petty cash voucher. Nah, bila ingin mengetahui jenis-jenisnya, silakan cek rinciannya berikut:

A. Metode Fluctuating Fund System

Dalam ilmu akuntansi, metode ini disebut juga sebagai metode berubah-ubah. Merupakan sebuah metode pengelolaan kas kecil yang dilakukan secara fluktuatif atau berubah-ubah sesuai dengan keadaan yang terjadi.

Pada metode ini, jumlah nominal kas yang ditetapkan tidak harus sama dengan jumlah yang ditetapkan awal kali. Contohnya perusahaan membuat kas kecil dengan jumlah Rp 2 juta, lalu uang tersebut habis. Maka untuk pengisian ulangnya tidak harus Rp 2 juta, melainkan bisa disesuaikan dengan kebutuhan dan kebijakan perusahaan.

Metode satu ini memiliki beberapa ciri-ciri yang membedakan dengan sistem lainnya, diantaranya yaitu:

Persediaan dana kas kecil selalu berubah-ubah karena tidak ada ketetapan pasti yang dibuat oleh perusahaan, sehingga akan mengikuti kebutuhan.
Saat transaksi pengisian dana awal ataupun saat pengisian ulang, maka catatan kas kecil akan menuliskannya dalam kolom debet.
Bila terjadi pengeluaran petty cash, maka nantinya akan dicatat dalam buku jurnal kas kecil yang mendebet akun terkait dengan cara mencatatnya dalam akun kredit.

B. Metode Imprest Fund System

Berbeda dengan metode sebelumnya, imprest fund sytem merupakan metode pembuku rekening kas yang nilainya selalu tetap. Selain itu, setiap terjadi pengeluaran, pemegang dana pun tidak akan langsung menulisnya ke dalam jurnal, melainkan hanya mengumpulkan terlebih dahulu catatan transaksi yang ada.

Apabila dana kas kecil hampir habis atau telah habis sepenuhnya, maka nantinya pihak pemegang petty cash ini akan mengisinya kembali sesuai dengan nominal pengeluaran total sehingga nilainya akan tetap sama dengan nilai awal.

Dengan adanya dana ini, setidaknya bisa menjadi cadangan pengeluaran di waktu mendadak. Nah, berikut ini ciri-ciri dari metode ini:

Pengisian kembali dana petty cash harus sama dengan pengeluaran yang terjadi dalam rentang waktu tertentu.
Pengeluaran tidak akan langsung dicatat ke dalam laporan keuangan, melainkan dikumpulkan dulu bukti transaksinya.
Dana yang terdapat di dalamnya akan digunakan dalam hal pembayaran transaksi pengeluaran yang memiliki nominal kecil.

Bukti Dokumen Transaksi Pencatatan Petty Cash

Ini Dia Rincian Contoh Jurnal Petty Cash, Contoh Format Petty Cash, Beserta Rincian Cara Membuatnya,

Sebelum kita masuk ke bagian contoh jurnal petty cash, alangkah baiknya untuk memahami terlebih dahulu bukti dokumen yang digunakan dalam hal pencatatannya. Berikut diantaranya:

Cek: merupakan dokumen pembayaran yang berisi perintah pencarian dana kepada bank sesuai dengan jumlah yang tercantum di dalamnya.
Bukti kas keluar: bukti pengeluaran dana yang dilakukan dalam periode waktu tertentu yang digunakan untuk pengisian dana nantinya.
Permintaan pengeluaran kas kecil: merupakan dokumen yang berisi permintaan dari pihak pegawai kepada pemegang petty cash.
Permintaan isi ulang kas kecil: sebuah surat atau dokumen yang berisi permintaan formal pemegang petty cash kepada bagian keuangan untuk pengisian saldo.