Selain jurnal umum, perusahaan juga membutuhkan jurnal lainnya yang berfungsi dalam pembukuan akuntansi di setiap akhir periode, salah satunya yaitu jurnal khusus. Semua jenis perusahaan baik perusahaan jasa, manufaktur, maupun perusahaan dagang membutuhkan jurnal ini untuk pencatatan transaksi-transaksi khusus .
Transaksi khusus merupakan jenis transaksi keuangan perusahaan yang terjadi secara berulang-ulang dan umumnya memiliki sifat yang sama antara satu transaksi dengan transaksi lainnya. Transaksi semacam ini akan membuat pencarian data/informasi yang ada menjadi sulit. Oleh karena itu dibuatlah jurnal khusus sebagai solusi pencatatan transaksi khusus.
Pengertian Jurnal Khusus
Jurnal Khusus adalah salah satu jurnal keuangan yang berisikan data terkait sekumpulan transaksi yang sejenis (memiliki sifat sama) dan terjadi secara berulang-ulang (repetitif). Fungsinya yaitu agar catatan transaksi tersebut tidak cepat memenuhi buku besar perusahaan.
Memang, nantinya sebagian data dari jurnal khusus tetap akan dimasukkan ke dalam buku besar secara berkala. Namun, hanya berupa data akhir yang berisikan jumlah total dari keseluruhan jurnal khusus pada masing-masing periodenya.
Selain sebagai catatan data transaksi yang dilakukan secara berulang-ulang, jurnal khusus juga bisa digunakan sebagai sarana pemantauan perusahaan. Misalnya pada jurnal khusus perusahaan dagang yang dapat digunakan untuk memantau transaksi harian dari perusahaan tersebut.
Karena sebagian besar jurnal ini berisikan transaksi penjualan, maka kadang disebut sebagai buku jurnal khusus penjualan. Nah, buku jurnal khusus penjualan adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi penjualan secara berulang-ulang.
Dalam penyusunan setiap entry-entry datanya, jurnal ini disusun sesuai urutan kronologis. Dengan begitu, kemungkinan terjadinya perubahan dalam pencatatan akuntansi bisa berkurang.
Tidak semua perusahaan memiliki jurnal ini. Hanya perusahaan yang memiliki transaksi besar dan berulang-ulang saja yang memilikinya. Pada perusahaan kecil, cukup memiliki jurnal umum sebagai jurnal utama untuk pembukuan. Jurnal khusus yang digunakan di perusahaan dagang lebih sering digunakan karena setiap transaksi penjualan barang dagang akan dimasukkan ke dalamnya.
Fungsi Jurnal Khusus Bagi Perusahaan
Inilah beberapa tujuan dibuatnya jurnal khusus bagi perusahaan yang bergerak di bidang perusahaan jasa, dagang, ataupun manufaktur:
1. Mempercepat Proses Transaksi Data
Jurnal khusus berisikan sekumpulan data yang dibuat berkelompok sehingga proses transaksi data pada laporan keuangan dapat terjadi lebih cepat.
Misalnya, pada jurnal umum untuk memproses data 50 kali maka harus dikelompokkan dalam 50 kali. Sementara pada jurnal khusus hanya perlu dikelompokkan sekali saja sesuai dengan jenis akunnya.
2. Memudahkan Pencatatan Data
Dikarenakan pencatatan data dilakukan secara otomatis, maka proses akan jadi jauh lebih mudah dan juga lebih cepat. Selain itu, pencatatan ke dalam buku besar pun akan menjadi lebih efisien tidak seperti pencatatan data pada jurnal umum.
Karena dalam jurnal khusus semua transaksi keuangan dibuat berdasarkan jenis akunnya, maka proses pemostingan data ke dalam buku besar pun lebih mudah karena bisa dilakukan secara berkala dengan begitu praktis.
3. Mengurangi Risiko Fraud dan Kesalahan Data
Pencatatan pada jurnal ini dilakukan secara sistematis dan kronologis. Dengan begitu, pencatatan bisa dilakukan setiap hari sehingga terjadinya fraud atau kesalahan input data menjadi lebih minim.
Selain itu, laporan data palsu yang mungkin disalahgunakan oleh pihak tertentu pun dapat berkurang. Hal ini dikarenakan setiap transaksinya terlihat jelas akan siapa yang bertanggung jawab atasnya.
4. Memudahkan dalam Memasukan Data
Tak seperti jurnal umum, pencatatan jurnal khusus dilakukan dalam satu baris yang menyediakan berbagai data yang diperlukan. Contohnya pada transaksi pembelian barang, maka nantinya data akan dicatat dalam satu baris yang sama.
Dalam baris tersebut, dimasukkan juga akun pemasok, nama pemasok, tanggal, jenis transaksi, dan berbagai informasi lain yang dibutuhkan.
5. Kontrol Internal Perusahaan
Jurnal khusus memungkinkan pembagian pekerjaan ke dalam beberapa karyawan sehingga kontrol internal perusahaan lebih baik dan lebih terorganisir.
Tak hanya itu, ia juga bisa menjadi referensi masa depan akan berbagai catatan transaksi yang dilakukan di periode saat ini.
Perbedaan Jurnal Umum dan Jurnal Khusus
Ada beberapa perbedaan mendasar antara jurnal umum dan jurnal khusus yang perlu dibedakan oleh seorang akuntan, diantaranya yaitu:
| Perbedaan | Jurnal Khusus | Jurnal Umum |
| Jumlah Kolom | Banyak kolom | 2 kolom, Debit dan kredit |
| Jenis Transaksi | Transaksi berulang | Semua jenis transaksi |
| Bentuk Jurnal | Disesuaikan dengan kolom | Kredit dan debit |
| Metode Pencatatan | Sesuai dengan jenis akun | Dicatat di satu jurnal |
| Waktu Pencatatan | Periodik, umumnya akhir bulan | Setiap adanya transaksi |
| Posting Buku Besar | Kolektif dan berkala | Langsung saat ada transaksi |
| Pihak Pencatat | Banyak orang | Satu orang |
| Jenis Perusahaan | Perusahaan besar | Semua perusahaan, kecil – besar |
| Komponen Jurnal | 4 jenis komponen | 1 jenis komponen |
Jenis-Jenis Jurnal Khusus Perusahaan
Tidak seperti jurnal umum yang hanya memiliki 1 jenis saja, jurnal khusus mempunyai 4 jenis jurnal yakni jurnal penerimaan kas, jurnal pembelian, jurnal pengeluaran kas, dan jurnal penjualan. Berikut rinciannya:
A. Jurnal Penerimaan Kas
Merupakan jurnal khusus yang digunakan oleh perusahaan dagang saat terjadi adanya penjualan tunai. Dengan adanya jurnal ini, maka volume transaksi yang terdapat di buku besar bisa dibongkar sehingga tidak akan mengacaukan laporan pada buku besar tersebut.
Entri yang terdapat pada jurnal penerimaan kas meliputi:
- Tanggal Transaksi
- Nama Pelanggan
- Keterangan Transaksi
- Debit
- Kredit
Entri debit digunakan untuk uang cash yang diterima perusahaan, sementara kredit dipakai untuk mencatat nominal transaksi penjualan. Selain entri tersebut juga bisa ditambahkan beberapa entri lain sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
B. Jurnal Penjualan
Seperti namanya, jurnal penjualan merupakan salah satu jenis contoh jurnal khusus yang berfungsi untuk mencatat semua transaksi yang berkaitan dengan penjualan. Jadi, semua transaksi bervolume tinggi yang terdapat pada laporan akan diringkas oleh jurnal ini sehingga akan menyederhanakan laporan pada buku besar.
Entri yang terdapat pada jurnal penjualan meliputi:
- Tanggal Transaksi
- Nama Pelanggan
- No. Pesanan / Faktur
- Debit (akun piutang dagang)
- Kredit (akun penjualan)
Perlu kalian ketahui, bahwa jurnal penjualan tidak mencatat transaksi penjualan yang bersifat tunai karena sudah dicatat oleh jurnal penerimaan kas seperti yang diulas pada nomor satu di atas. Jadi, hanya digunakan untuk mencatat transaksi piutang.
C. Jurnal Pembelian
Jika jurnal penjualan digunakan untuk mencatat transaksi penjualan non tunai, maka jurnal pembelian digunakan untuk mencatat pembelian barang maupun non barang secara non tunai.
Entri yang terdapat pada jurnal penerimaan kas meliputi:
- Tanggal Transaksi
- Nama Pemasok
- Nomor Faktur
- Debit
- Kredit
- Tanggal jatuh tempo
D. Jurnal Pengeluaran Kas
Yaitu jurnal yang digunakan untuk mencatat semua pengeluaran perusahaan secara tunai. Misalnya pembelian barang, pelunasan utang, pembayaran beban, pembayaran pajak, retur penjualan, dan banyak lagi.
Entri yang terdapat pada jurnal penerimaan kas meliputi:
- Tanggal Transaksi
- Keterangan Transaksi
- Debit
- Kredit
Demikianlah beberapa contoh jurnal khusus beserta jenis dan fungsinya, semoga bisa memberikan manfaat bagi kalian yang berencana akan membuat jurnal satu ini.
