Ketika melakukan sebuah transaksi biasanya terdapat bukti fisik, seperti faktur atau nota. Peranan faktur sangat penting dalam setiap proses transaksi, baik bagi pemilik usaha maupun pelanggan. Contoh faktur dapat berupa kwintansi penjualan, nota pembelian, dan lain sebagainya.
Dalam dunia bisnis faktur tidak hanya digunakan sebagai bukti fisik saja, namun juga dijadikan sebagai dokumen perusahaan. Hal ini akan dibutuhkan dalam perusahaan sebagai pencatatan keuangan. Bagi pembeli faktur dapat bermanfaat jika ingin melakukan complain terhadap barang yang dibeli.
Tanpa adanya sebuah faktur, transaksi dapat dikatakan kurang sah. Dengan demikian jika terjadi masalah namun tidak ada faktur, maka masalah tersebut kesulitan untuk diselesaikan. Pada ulasan berikut akan dibahas mengenai faktur secara lengkap, mulai dari pengertian hingga contohnya.
Pengertian Faktur
Sebelum mempelajari contoh faktur sebaiknya Anda paham terlebih dahulu mengenai pengertian dari faktur. Definisi faktur secara umum adalah suatu dokumen yang didalamnya memuat kredit yang ditagihkan kepada pembeli atau pelanggan.
Faktur akan dibuat oleh pemilik usaha yang menyediakan produk atau penjual. Peranan utama dari faktur adalah sebagai bukti utama dari transaksi yang dilakukan antara penjual dengan pembeli. Faktur juga sering disebut dengan istilah invoice.
Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), pengertian faktur adalah daftar produk yang disiapkan oleh penjual dan akan dikirim kepada pembeli. Pada umumnya dalam suatu faktur akan memuat informasi penting mengenai traksaksi, seperti harga, jumlah, nama, dan lain sebagainya.
Sugeng Hariyanto menyatakan bahwa faktur merupakan dokumen yang memuat daftar barang yang akan ditujukan kepada konsumen. Selain itu, dokumen tersebut mempunyai tujuan sebagai alat untuk menagih kepada pembeli.
Fungsi Faktur
Seperti yang dijelaskan sebelumnya bahwa faktur tidak hanya digunakan sebagai bukti fisik dari transaksi saja. Akan tetapi, faktur juga mempunyai berbagai macam fungsi lainnya yang tentunya berperan dalam dunia bisnis. Berikut beberapa fungsi yang dimiliki oleh faktur:
- Sebagai dokumen dan bukti yang sah untuk melakukan update pembukuan keuangan mengenai penambahan transaksi yang terjadi.
- Sebagai arsip keuangan suatu perusahaan atau penjualan terhadap suatu produk. Hal ini dikarenakan dalam faktur memuat informasi yang cukup lengkap mulai dari barang yang dibeli hingga nama pembeli.
- Jika barang atau jasa yang dimuat dalam suatu faktur akan dijual kepada pihak lain, maka faktur dijadikan sebagai dokumen untuk rujukan yang sah.
- Sebagai dokumen untuk memuat jumlah tagihan yang harus dibayarkan oleh pihak pembeli.
- Menjadi laporan yang akurat mengenai tanda terima terhadap barang atau jasa yang dijual.
- Digunakan sebagai bahan untuk menganalisis tingkat penjualan dan menentukan kebijakan di masa yang akan datang.
- Faktur yang lengkap dapat digunakan untuk menjaga kepastian hukum dari transaksi yang dilaksanakan.
Jenis-Jenis Faktur
Jika Anda mencari contoh faktur tentu akan menemukan banyak sekali variasinya. Hal ini dikarenakan terdapat beberapa macam jenis faktur yang dibuat dengan tujuan masing-masing. Pada umumnya terdapat 3 jenis faktur yang dapat Anda jumpai pada lingkungan sekitar, yakni:
1. Faktur Biasa
Faktur biasa merupakan faktur yang paling banyak digunakan sebagai bukti transaksi dalam dunia bisnis. Secara sistematika, faktur biasa mempunyai bentuk yang lebih mudah dipahami oleh masyarakat awam.
Dibandingkan dengan faktur lainnya, jenis faktur ini mempunyai tampilan yang paling sederhana. Pembuatan faktur jenis ini juga tergolong mudah tidak rumit. Hal yang dimuat dalam jenis faktur ini adalah daftar barang serta biaya yang harus dibayarkan oleh pelanggan.
2. Faktur Konsuler
Faktur konsuler adalah jenis faktur yang digunakan sebagai dokumen bukti transaksi perdagangan ekspor impor. Jenis faktur ini mempunyai sistematika yang lebih rumit karena informasi yang dimuat juga lebih detail.
Pada umumnya dalam faktur konsuler juga akan memuat legalitas dari beberapa pihak yang memiliki kepentingan. Contoh pihak yang berkepentingan pada perdagangan antar negara adalah perwakilan negara tujuan, kedutaan negara, dan kantor konsuler.
3. Faktur Proforma
Faktur proforma atau biasa disebut dengan faktur tentative merupakan jenis faktur yang diberikan secara bertahap. Pemberian faktur yang dilakukan secara bertahap tersebut disesuaikan dengan barang yang telah dikirim.
Sehingga barang yang baru dipesan atau belum dikirim tidak akan dimuat datanya dalam faktur. Akan tetapi, jika seluruh proses transaksi selesai maka faktur akan berubah menjadi faktur biasa. Dengan demikian faktur proforma mempunyai sifat yang sementara.
Contoh Faktur Beserta Komponennya
Faktur menjadi hal yang sangat penting dalam dunia bisnis, baik faktur penjualan dan faktur pembelian. Bagi Anda yang sedang mempelajari faktur penting sekali untuk memperhatikan contohnya agar lebih paham. Perhatikan contoh faktur dibawah ini:
(Sumber: https://zahiraccounting.com/id/contoh-faktur-penjualan)
Berdasarkan contoh faktur tersebut dapat diketahui beberapa komponen penting yang harus dimuat dalam sebuah faktur. Berikut penjelasan mengenai komponen penting pada faktur:
1. Identitas
Faktur biasanya dibuat oleh pemilik usaha dan diberikan kepada konsumen atau pelanggannya. Oleh karena itu, dalam faktur akan memuat identitas dari pemilik usaha atau perusahaan. Identitas yang dimaksud dapat terdiri dari nama perusahaan, logo, alamat, dan kontaknya.
Adanya identitas perusahaan dalam faktur juga mampu digunakan sebagai media untuk promosi. Selain itu, dengan adanya identitas yang jelas dapat lebih meyakinkan konsumen mengenai perusahaan terkait.
2. Nomor faktur
Nomor faktur atau dapat dikatakan sebagai nomor transaksi merupakan hal yang sangat penting untuk dicantumkan. Hal ini bertujuan untuk membedakan antara satu transaksi dengan transaksi yang lainnya dan sebagai primary key dari database.
Dengan demikian dari sekian banyaknya transaksi yang ada tidak akan tertukar. Manfaat utama dari nomor faktur adalah sebagai identitas utama dari faktur tersebut.
3. Nama pelanggan
Jika dilihat contoh faktur tersebut terdapat tulisan “Kepada Yth”, hal ini menunjukkan bahwa nama pelanggan harus ditulis. Nama pelanggan menjadi komponen penting dalam faktur karena digunakan untuk menunjukkan kepemilikan dari barang yang dimuat dalam faktur.
4. Tanggal transaksi
Tanggal transaksi digunakan untuk menunjukkan kapan transaksi terjadi. Hal ini bermanfaat untuk dicantumkan dalam laporan atau pembukuan keuangan. Selain itu, jika terjadi komplain dari pelanggan akan lebih memudahkan untuk menyelesaikannya.
Tidak hanya tanggal saja, pada beberapa contoh faktur juga akan mencantumkan jam terjadinya transaksi.
5. Harga
Faktur merupakan bukti penjualan atau pembelian terhadap suatu barang. Selain itu, faktur juga digunakan untuk menagihkan biaya kepada pihak pembeli. Oleh sebab itu, dalam suatu faktur harus dicantumkan harga dari setiap produk dengan jelas beserta jumlah yang harus dibayarkan.
6. Nama pemberi faktur
Dalam suatu faktur tidak hanya cukup memuat identitas dari perusahaan saja. Akan tetapi, faktur juga harus memuat nama dari pemberi faktur yang berada di pihak perusahaan, seperti kasir. Hal ini sebagai catatan dan mengantisipasi terjadinya berbagai masalah.
Peranan faktur dalam dunia bisnis sangat penting, baik untuk pemberi faktur maupun penerima faktur. Contoh faktur yang telah dijelaskan tersebut merupakan faktur biasa yang cukup sederhana. Meskipun sederhana, namun tetap harus memuat komponen-komponen pentingnya.
