Bukan hanya buku besar utama dan umum saja yang harus dicatat oleh seorang akuntan, melainkan juga buku besar lainnya seperti halnya buku besar pembantu piutang yang berkaitan langsung dengan transaksi hutang piutang perusahaan. Lalu, seperti apakah contoh buku besar pembantu utang itu?
Buku besar pembantu utang merupakan satu dari sekian banyak bentuk buku dalam akuntansi. Perusahaan akan memanfaatkan buku ini untuk menyajikan data keuangan terkait kewajiban berupa pembayaran utang yang belum maupun telah jatuh tempo.
Pengertian Buku Besar Pembantu Utang
Buku besar pembantu utang adalah salah satu buku besar perusahaan yang digunakan untuk mencatat kumpulan data terkait akun pihak kreditur beserta semua transaksi yang berkaitan dengannya.
Dengan adanya buku ini, maka diharapkan dapat dipakai untuk mengklasifikasikan transaksi utang yang dilakukan oleh perusahaan. Di dalamnya, semua data terkait utang akan dicatat mulai dari tanggal transaksi, nomor faktur, keterangan transaksi, nota kredit/debit, bukti pengeluaran, dan lainnya.
Akuntansi memiliki sistem pembukuan yang kompleks. Sebagai contoh, pada buku besar umum yang dicatat dalam buku besar pembantu disebut sebagai akun pengawas. Nah, akun yang berisi catatan rincian terhadap akun pengawas disebut sebagai akun pembantu. Oleh karena itu, buku besar pembantu dikhususkan untuk meningkatkan fungsi pengawasan keuangan perusahaan.
Dalam akuntansi, buku ini memiliki peran yang sangat penting untuk pencatatan kegiatan transaksi keuangan yang berputar dalam lingkup siklus akuntansi. Dengan begitu, pihak manajemen perusahaan pun dapat meninjau keuangan bisnis keseluruhan sehingga bisa menentukan kebijakan yang tepat yang harus diambil.
Karena buku besar pembantu hutang menyajikan data terkait aktivitas operasional perusahaan, maka secara tidak langsung bisa digunakan oleh tim internal untuk mencari jalan keluar atas masalah keuangan yang terjadi. Termasuk masalah kesulitan pembayaran hutang kepada pihak kreditur.
Pencatatan buku besar ini harus didasarkan pada bukti data yang valid. Beberapa sumber data yang bisa dijadikan rujukan meliputi:
- Nota debet/kredit
- Faktur pembelian (invoice)
- Bukti pengeluaran
Fungsi Buku Besar Pembantu Utang
Buku besar pembantu utang selalu diupdate setiap kali terjadi suatu transaksi. Kemudian, setiap akhir periode akan dibuat susunan data terkait saldo utang yang dapat digunakan untuk menjadi pembanding dengan saldo akun utang dalam buku besar umum. Selain itu, fungsi lain dari buku pembantu utang bisa kalian cek di bawah ini:
- Memberikan rincian yang lebih mendetail dan kompleks terhadap laporan daftar saldo utang perusahaan dibandingkan data yang terdapat pada buku besar umum.
- Sebagai sarana untuk mempermudah pembuatan laporan keuangan perusahaan pada setiap akhir periode waktu tertentu.
- Sarana pembagian tugas yang dapat dilakukan oleh akuntan antara menyusun buku besar umum dengan buku besar pembantu.
- Menyimpan catatan terkait hutang yang dimiliki oleh perusahaan agar tidak lupa untuk membayar sebelum jatuh tempo hutang.
- Memungkinkan bagi pihak eksternal untuk mengetahui siklus keuangan perusahaan secara menyeluruh dengan analisa data yang ada di dalamnya.
Pengguna Buku Besar Pembantu Utang
Pada dasarnya, hampir semua perusahaan membutuhkan buku besar ini. Terlebih, bagi mereka yang setiap harinya berhubungan dengan hutang piutang. Namun, dalam ilmu akuntansi pengguna buku besar pembantu utang dibagi ke dalam 3 kategori yaitu:
A. Perusahaan Jasa
Merupakan perusahaan yang tidak mempunyai produk berwujud karena mereka menjual “layanan” atau jasa kepada para pelanggannya, bukan produk berwujud yang disediakan seperti perusahaan dagang atau perusahaan manufaktur.
Walau tidak memiliki barang yang berwujud, namun perusahaan ini menggunakan buku besar pembantu utang untuk keperluan pencatatan utang terhadap segala pembelian yang dilakukan oleh perusahaan secara kredit.
B. Perusahaan Dagang
Yaitu perusahaan yang menjual produk secara fisik maupun non fisik (seperti produk digital) yang mana produknya didapatkan dari supplier, bukan produk buatannya sendiri. Jadi, mereka hanyalah menjual produk yang telah dibelinya dengan mendapatkan keuntungan dari selisih pembeliannya.
Dibandingkan perusahaan jenis lain, perusahaan ini merupakan yang paling membutuhkan buku besar utang karena transaksi pembeliannya yang memiliki volume lebih besar.
C. Perusahaan Manufaktur
Yakni sebuah perusahaan yang memproduksi barang dari yang awalnya berupa bahan baku atau bahan setengah jadi menjadi bahan yang sepenuhnya jadi yang memiliki nilai jual lebih tinggi dari sebelumnya.
Perusahaan ini juga sangat membutuhkan buku besar utang untuk mencatat segala transaksi utang yang didapatkan dari pembelian bahan baku ke pihak supplier atau mitra perusahaan lainnya.
Cara Membuat Buku Besar Pembantu Utang
Format buku besar pembantu utang sejatinya sama dengan format buku besar lainnya. Kalian bisa menyesuaikan entri masing-masing akun sesuai kebutuhan. Nah, berikut kami sajikan beberapa langkah untuk membuat buku besar yang dapat kalian coba nantinya:
- Buatlah tabel dengan terdiri atas kolom Tanggal, Keterangan, Referensi, Debit, Kredit, dan Saldo
- Buat rincian terkait besaran utang perusahaan pada masing-masing pihak kreditor beserta tanggal transaksinya
- Sertakan bukti validasi transaksi utang dengan cara memasukan kode faktur (invoice)
- Apabila pihak perusahaan sudah melunasi baik sebagian maupun keseluruhan, pastikan untuk melakukan pencatatan nominalnya.
- Masukkan semua rincian data tadi ke dalam format buku besar pembantu yang telah dibuat sebelumnya.
- Masukkan juga referensi masing-masing transaksi yang terjadi yang merujuk kepada akun yang terdapat pada buku besar.
Contoh Buku Besar Pembantu Utang
Berikut kami sediakan contoh soal buku besar pembantu utang dan jawabannya yang dapat kalian jadikan referensi nantinya:
Perusahaan bernama PT ABC melakukan pembelian kredit kepada beberapa pihak kreditur. Diantaranya pada tanggal 10 Mei 2023 sebesar 10.000.000 kepada PD A dan pada 21 Mei 2023 sebesar Rp 5.000.000 kepada PD B. Lalu melakukan pelunasan sebagian pada tanggal 10 Juli 2023 sebesar 7.500.000 kepada PD A dan pada 21 Juli 2023 sebesar Rp 2.500.000 kepada PD B. Bagaimana pencatatan dalam buku besar pembantu utang?
Jawab:
Pertama kita buat terlebih dahulu tabel rincian transaksi hutang atau pembelian kredit dari masing-masing pihak kreditur:
| Tanggal | No Faktur | Kreditur | Jumlah |
| 10 Mei 2023 | PDA-0001 | PD A | 10.000.000 |
| 21 Mei 2023 | PDB-0002 | PD B | 5.000.000 |
| Total | 15.000.000 |
Pada saat perusahaan melakukan pelunasan hutang, maka buat juga rincian detail pelunasan yang menyertakan bukti kas:
| Tanggal | Bukti Kas | Kreditur | Jumlah |
| 10 Juli 2023 | K-0001 | PD A | 7.500.000 |
| 21 Juli 2023 | K-0002 | PD B | 2.500.000 |
| Total | 10.000.000 |
Selanjutnya, kita perlu mencatat semua bukti pengeluaran kas yang nantinya di debet dari kreditur yang melakukan transaksi dengan perusahaan. Jika sudah, kita bisa memasukannya ke dalam buku besar pembantu dengan format sebagai berikut:
| Tanggal | Keterangan | Debet | Kredit | Saldo Debet | Saldo Kredit |
| 30 Juli 2023 | Saldo | 10.000.000 | |||
| Posting | Rp 15.000.000 | 25.000.000 | |||
| Posting | 10.000.000 | 15.000.000 |
Nah, itu dia rincian contoh buku besar pembantu utang dan langkah-langkah membuatnya, semoga bermanfaat dan sampai bertemu lagi di artikel yang akan datang!
