Biaya administrasi dalam akuntansi sering disebut sebagai administrative expense (biaya admin). Penggunaan biaya ini sering dipakai oleh perusahaan yang seri bertransaksi menggunakan sistem bank. Lalu seperti apa contoh biaya administrasi dalam laporan keuangan suatu perusahaan?
Bagi perusahaan yang terlibat transaksi dengan biaya admin, maka ia harus membuat laporan keuangan biaya administrasi. Bahkan, untuk transaksi internal yang melibatkan proses operasional produksi dan pemasaran, apabila memang dikenakan biaya admin tentunya harus membuat jurnalnya. Nah, untuk mengetahui selengkapnya terkait hal ini, yuk simak rinciannya berikut.
Pengertian Biaya Administrasi
Biaya administrasi merupakan suatu beban keuangan yang digunakan dalam proses produksi, penjualan, atau lainnya yang berkaitan dengan piutang wesel. Fungsinya yaitu agar memberikan keuntungan di masa depan bagi pihak konsumen.
Beban administrasi juga merupakan pengorbanan biaya yang disediakan oleh perusahaan kepada para konsumen agar nantinya mampu mendatangkan manfaat bagi perusahaan di waktu yang akan datang.
Beberapa hal yang termasuk biaya administrasi meliputi kegiatan operasional, persewaan kantor, perawatan kantor, gaji karyawan, pemasaran barang atau jasa dagang, biaya pajak, proses produksi, dan biaya persediaan kantor. Hal tersebut berkaitan erat dengan biaya administrasi.
Fungsi Pencatatan Biaya Administrasi bagi Perusahaan
Biaya administrasi merupakan sebuah kebijakan tersendiri yang diterapkan oleh perusahaan yang akan memberikan detail perencanaan usaha ke depannya. Nah, berikut ini beberapa fungsi umum biaya administrasi bagi perusahaan:
1. Fungsi Pencatatan
Pertama, biaya administrasi bisa digunakan sebagai dasar pencatatan laporan keuangan administrative expense. Dengan adanya pencatatan tersebut, maka pimpinan atau pemilik perusahaan dapat mengawasi dua jenis pengawasan yaitu pengawasan efisien dan pengawasan efektif.
2. Fungsi Kontrol & Perencanaan
Pada dasarnya, fungsi dari adanya pencatatan biaya administrasi bagi sebuah perusahaan adalah sebagai dasar perencanaan akan apa yang akan dilakukan di masa depan. Selain itu, perusahaan juga dapat menentukan kebijakan terkait keuangan dengan melihat catatan yang ada, bahkan dapat digunakan untuk mengontrol suatu pengeluaran.
3. Fungsi Pengawasan
Fungsi pengawasan berhubungan erat dengan fungsi pencatatan karena dengan adanya catatan biaya administrasi, maka perusahaan dapat memantau seluruh kegiatan marketing hingga pengeluaran produksi. Bahkan, dengan penerapan biaya admin yang tepat, perusahaan diharapkan mampu menghasilkan produk dengan volume lebih banyak dibandingkan kemampuan karyawan.
4. Fungsi Marketing
Selanjutnya ada fungsi marketing, merupakan bagian dari pemasaran dan periklanan suatu produk yang dimiliki perusahaan. Semakin tinggi tingkat pemasarannya, maka potensi penjualan produk semakin meningkat sehingga biaya admin juga akan terus menerus diperlukan.
Tips Mengatur Pengeluaran Biaya Administrasi
Seringkali, biaya administrasi yang dikeluarkan oleh perusahaan terlalu banyak sehingga membuat perusahaan mengalami kerugian yang besar apalagi jika terjadi dalam waktu yang lama. Untuk itu, ada langkah-langkah dan tips khusus yang bisa digunakan untuk mengatur pengeluaran agar tidak ada pengeluaran perusahaan yang bocor, berikut diantaranya:
A. Pisahkan Biaya Administrasi dengan Biaya Umum
Seringkali, banyak perusahaan yang melakukan kesalahan dengan tidak membagi antara biaya administrasi dengan biaya umum. Padahal, dengan membagi antara keduanya, mereka akan lebih mudah dalam melakukan pembagian dana berdasarkan masing-masing divisinya.
Selain itu, dengan memisahkan keduanya maka perusahaan akan memiliki dasar utama untuk membandingkan antara biaya administrasi dengan biaya umum. Contoh biaya administrasi meliputi gaji, tunjangan, asuransi, biaya perawatan, hingga beban penyusutan.
B. Alokasi Dana Sesuai dengan Kebutuhan
Agar biaya administrasi yang dikeluarkan efektif dan efisien, maka kita perlu mengalokasikannya sesuai dengan kebutuhan. Dengan begitu, perusahaan bisa menyerahkan tanggung jawab akan biaya administrasi pada salah satu divisi yang ada.
Dengan membuat alokasi dana yang tepat, maka hal itu bisa menjadi dasar acuan atas tingkat perubahan pencatatan administrasi dalam suatu kegiatan operasional perusahaan. Hal ini pulalah yang akan menjadikan pengeluaran lebih terukur sesuai dengan kondisi keuangan perusahaan.
C. Kontrol Pengeluaran Biaya Admin secara Tepat
Selanjutnya, kita perlu mengontrol biaya pengeluaran admin secara tepat agar pengeluaran tidak boncos nantinya. Caranya yaitu dengan menggunakan teknik standar pengawasan yang berguna untuk menaikan tingkat efisiensi atas beban administrasi dalam suatu perusahaan.
Selain itu, bisa juga mengontrolnya dengan menggunakan anggaran sehingga masing-masing divisi dapat mempersiapkan laporan neraca. Nantinya, laporan neraca tersebut dapat dipertanggungjawabkan di setiap akhir periode akuntansi.
Contoh Biaya Administrasi dalam Perusahaan
Dalam lingkup perusahaan, ada banyak sekali contoh biaya admin yang sering kita temui. Hal ini wajib kita perhatikan saat akan membuat laporan keuangan yang berhubungan dengan biaya tersebut. Berikut beberapa contoh biaya administrasi perusahaan yang perlu kalian ketahui:
- Upah atau gaji karyawan
- Tunjangan karyawan
- Kompensasi eksekutif pegawai
- Biaya asuransi
- Beragam biaya utilitas
- Sewa gedung
- Telepon
- Pembayaran listrik
- Pembayaran PDAM
- Perlengkapan kantor
- Biaya penelitian
- Beban penyusutan
- Dan banyak lagi
Cara Menghitung Biaya Administrasi
Ada beberapa langkah-langkah yang perlu kalian perhatikan apabila ingin menghitung biaya administrasi, berikut diantaranya:
1. Buat Daftar Pengeluaran Perusahaan
Pertama, kita perlu memilah dan mencatat semua jenis pengeluaran perusahaan. Semakin lengkap jenis transaksi yang dicatat, maka semakin bagus. Kalian pun dapat mencatat semua jenis pengeluaran yang tidak tergolong dalam pengeluaran administrasi.
2. Klasifikasikan Biaya Pengeluaran Administrasi
Setelah semua pengeluaran tercatat, kalian bisa mengklasifikasikan antara biaya administrasi dengan biaya umum. Untuk melakukan hal ini, kalian dapat mengidentifikasinya terhadap masing-masing biaya yang ada dalam periode waktu tertentu.
3. Catat Juta Pengeluaran yang Jarang Dilakukan
Jenis pengeluaran yang dilakukan secara berulang ulang seperti pembayaran sewa kantor, pembayaran listrik, atau pembayaran PDAM, maka akan mudah diingat. Namun, untuk jenis pengeluaran yang jarang dilakukan seringkali terlupakan, maka pastikan kalian tidak melewatkan jenis pengeluaran tersebut.
4. Jumlahkan Total Biaya Individu Pengeluaran
Setelah semua nominalnya terkumpul, maka kalian dapat menambahkan masing-masing biaya tersebut untuk dihitung jumlah total akhirnya. Perhitungan akan lebih mudah dilakukan apabila kalian menghitung pengeluaran berdasarkan transaksi individu. Misalnya pengeluaran pembayaran listrik, maka hanya menghitung biaya listrik bulanan dalam periode waktu tertentu.
5. Jumlahkan Total Biaya Akhirnya
Terakhir, silakan jumlahkan total biaya pengeluaran keseluruhan yang akan menjadi total angka biaya administrasi. Nantinya, nominal tersebut bisa kalian gunakan untuk sarana perkiraan, penganggaran, hingga untuk keperluan pajak.
Contoh Biaya Administrasi Perusahaan
Untuk lebih mudah dalam memahami terkait biaya administrasi, maka berikut kami sediakan rincian contoh soal biaya administrasi dan jawabannya yang bisa kalian pelajari nantinya:
Contoh Soal Biaya Administrasi
Perusahaan PT ABC melakukan transaksi yang melibatkan beban administrasi bank sebesar Rp 100 ribu pada tanggal 31 Januari 2023. Bagaimanakah pencatatan laporan biaya administrasinya?
Jawab:
| Tanggal | Keterangan | Debet | Kredit |
| 31/01/2023 | Beban administrasi Bank | Rp 100.000 | |
| Kas di Bank | Rp 100.000 |
Demikianlah informasi yang dapat kami berikan seputar contoh biaya administrasi dalam akuntansi, semoga bermanfaat!
