Di dalam suatu perusahaan, Anda pasti akan menemukan jurnal. Biasanya, jurnal ini digunakan untuk mengetahui arus kas. Salah satunya adalah kas kecil. Sering terjadi selisih, yuk simak cara mengelola jurnal selisih kas kecil di artikel berikut ini.
Pengertian Kas Kecil
Ketika Anda bekerja di dalam sebuah perusahaan, mau tidak mau pasti Anda harus mempelajari tentang kas kecil. Pasalnya, keberadaan kas ini sangat krusial. Bahkan, kebutuhan sehari-hari di dalam perusahaan sangat bergantung kepada kas kecil. Maka tidak heran, kas kecil pasti akan ditemui di hampir semua perusahaan dalam pengelolaan manajemen keuangan mereka.
Anda yang belum memahaminya, maka boleh lebih dulu menyimak ulasannya berikut ini sebelum tahu cara mengelola jurnal selisih kas kecil. Dalam pengertian umum, kas kecil merupakan sebuah pencatatan dana operasional yang berjumlah tidak besar. Selain itu, kas kecil dipakai untuk mencatat kebutuhan yang bersifat mendadak.
Meski dana di dalam kas kecil berjumlah relatif sedikit, tetap harus dilakukan pencatatan terhadap arus keluar masuknya lho. Bahkan, keterangan transaksinya pun juga harus dicatat dengan jelas.
Besaran dana pada kas ini biasanya ditetapkan sejumlah demikian agar dapat mudah dikendalikan. Pasalnya, dana yang juga disebut petty cash box ini memang hanya untuk transaksi kecil saja.
Setelah membahas mengenai apa itu pengertian dari kas kecil, maka tidak ada salahnya Anda menyimak manfaatnya. Pasalnya, meski memiliki jumlah yang sedikit, namun keberadaan kas kecil ternyata memiliki kegunaan yang besar. Bahkan, kas kecil sangat menunjang kebutuhan bisnis Anda lho. Penasaran apa saja manfaatnya?
Menghindari terjadinya alokasi pembayaran
Pertama, manfaat dari kas kecil adalah menghindari terjadinya alokasi pembayaran. Dalam sebuah transaksi, tentunya ada besaran nominal. Besaran ini akan membedakan perusahaan telah mengeluarkan besar atau kecil dalam transaksi. Dengan kas kecil, maka tidak akan terjadi kekeliruan.
Pasalnya, setiap transaksi akan tercatat dan terpetakan dalam buku yang berbeda. Dengan kata lain, transaksi kecil lah yang akan dicatat ke dalam kas kecil. Itulah mengapa, manfaat kas kecil sangat besar untuk perusahaan Anda.
Mempercepat peraturan insidental
Selanjutnya, manfaat dari kas kecil adalah mempercepat peraturan insidental. Biasanya, terjadi hal-hal yang memerlukan pengambilan keputusan yang cepat. Ketika dihadapkan pada situasi tersebut, maka adanya kas kecil akan lebih memudahkan. Mengapa bisa demikian?
Pasalnya, pembagian kas kecil dan kas besar dapat menjadi landasan dalam analisis kebijakan yang sifatnya mendadak. Atasan pun dapat dengan mudah mengeluarkan kebijakan tersebut dengan berbagai pertimbangan.
Membuat pekerjaan karyawan lebih ringan
Ketiga, manfaat dari kas kecil adalah membuat pekerjaan Anda menjadi lebih ringan. Sebagai karyawan, kehadiran kas kecil dapat mempermudah dalam pembuatan laporan. Seperti yang telah dijelaskan di awal, kas kecil membuat pemetaan dana lebih jelas. Oleh sebab itu, pelaporan transaksi pun akan lebih mudah terbaca.
Dengan laporan transaksi yang jelas, maka karyawan terhindar dari kecurigaan. Selain itu, laporan yang baik juga dapat membuat atasan maupun relasi bisnis senang dalam membacanya. Bayangkan jika tidak ada pencatatan pada arus kas kecil. Ketika diminta untuk laporan, karyawan tentu bisa pusing tujuh keliling, bukan?
Solusi bagi masalah perlengkapan dalam perusahaan
Berikutnya, manfaat dari kas kecil adalah menjadi solusi bagi masalah perlengkapan dalam perusahaan. Hal ini dapat terjadi ketika biaya perlengkapan dalam perusahaan lebih kecil dibanding dengan biaya-biaya lainnya. Pasalnya, kondisi ini membuat nominal pembiayaan yang kecil pasti masuk dalam kas kecil.
Oleh karena itu, ketika biaya perlengkapan tercipta, maka buku kas kecil bisa menjadi solusi. Tentunya, perusahaan yang tidak memiliki buku ini dalam kondisi ini bisa pusing. Inilah mengapa, buku kas kecil bisa sangat bermanfaat dalam perusahaan dengan situasi yang demikian.
Meningkatkan layanan pada pelanggan
Kelima, manfaat dari kas kecil adalah dapat meningkatkan pelayanan pada pelanggan. Rupanya, kas kecil tidak hanya dapat membantu perusahaan saja lho. Kok bisa begitu, jawabannya ada pada penyediaan konsumsi.
Lantaran nilainya yang relatif kecil, maka belanja konsumsi pada perusahaan biasanya dicatat dalam buku kas kecil. Namun meski nominalnya tidak besar, penyediaan konsumsi ini bisa digunakan untuk pelanggan. Dengan begitu, maka pelanggan akan puas dan pelayanan akan dinilai meningkat.
Mengeluarkan dana mendesak perusahaan
Terakhir, manfaat dari kas kecil adalah dapat mengeluarkan dana mendesak pada perusahaan. Pasalnya, dana besar memerlukan waktu dalam proses pengeluarannya. Nah, untuk menutup kebutuhan sementara waktu, maka Anda bisa memanfaatkan kas kecil.
Contoh sederhana saja, ketika divisi Anda butuh dana pemenuhan tugas. Ketika tidak memiliki kas kecil, maka divisi Anda bisa bingung. Beda lagi jika Anda memiliki kas kecil. Maka jangan heran, kas kecil bisa menjadi solusi dari berbagai permasalahan yang datang.
Cara Mengelola Jurnal Selisih Kas Kecil
Meski transaksinya selalu dicatat, namun sering kali terjadi selisih pada kas kecil. Selisih terjadi ketika ada perbedaan antara saldo pada kas dengan catatan akuntansi pada perusahaan. Biasanya, selisih terjadi karena terlalu banyaknya jenis transaksi pada suatu periode.
Dibedakan menjadi dua jenis, selisih tersebut biasanya disebut cash overage dan cash shortage. Selisih kas lebih (cash overage) terjadi kala nominal pada kas fisik lebih besar dari catatan keuangan. Jika hal yang sebaliknya terjadi, maka disebut selisih kas kurang (cash shortage).
Penyebab mengapa terjadi kesalahan pada jurnal selisih kas kecil bisa dikarenakan beberapa hal. Sebut saja, kesalahan input nominal seperti contohnya listrik yang belanjanya 5 juta rupiah namun ditulis hanya 3 juta rupiah. Bisa juga selisih terjadi karena adanya keliru dalam memberi kembalian.
Ketika terjadi demikian, maka dampak yang bisa dirasakan perusahaan adalah tidak diketahuinya kondisi keuangan yang real. Padahal, catatan keuangan tersebut dipakai untuk mendasari banyak hal. Seperti yang sudah disebutkan di atas, seperti pengambilan kebijakan insidental, pembacaan laporan keuangan, dan lain sebagainya.
Nah, agar tidak terjadi ketidakcocokan pada kas, maka Anda perlu mempelajari jurnal selisih kas kecil. Anda harus melakukan rekonsiliasi bank untuk membandingkan saldo. Selain itu, mengelola jurnal ini bisa dibuat dengan langkah-langkah berikut, yakni :
- Menetapkan batas atas saldo kas kecil Anda
- Menentukan kasir kas kecil yang dapat dipercaya dan bertanggung jawab pada pendistribusian kas
- Mengisi kembali kas kecil sesuai dengan batas saldo yang sebelumnya telah ditetapkan
- Pengajuan financial controller apabila saldo kas yang dipegang kasir telah mencapai angka minimum
- Kasir melakukan pembayaran dan pembelian atas persetujuan financial controller
- Mengumpulkan bukti transaksi kas kecil yang dilengkapi dengan tanda tangan penerima
Penutup
Demikian ulasan menarik mengenai cara mengelola jurnal selisih kas kecil. Selain itu, Anda juga telah mendapat pengertian, fungsi, hingga beberapa jenis selisih pada kas tersebut. Nah, dengan menciptakan manajemen keuangan yang baik, maka perusahaan pun akan sehat. Semoga bermanfaat dan dapat menjadi sumber ilmu baru untuk Anda.
