Bukti kas masuk adalah bukti transaksi yang menunjukkan adanya dana/kas masuk dalam suatu perusahaan. Jika punya usaha, mungkin Anda akan menerima pembayaran tunai dari para pelanggan. Saat menerima pembayaran tunai, Anda harus mengetahui tentang kas masukdi pembukuan.
Lalu, bagaimana mencatat setiap kas masuk agar keuangan perusahaan yang sedang dijalankan terkelola dengan baik? Nah untuk memastikan pembukuan Anda akurat, Anda harus memahami terlebih dahulu mengenai akuntansi penerimaan kas.
Apa itu Bukti Kas Masuk?
Buku kas merupakan sebuah dokumen bukti yang menunjukkan adanya uang masuk ke dalam perusahaan. Bukti tersebut bisa berupa pembayaran cicilan atau tunai, investasi, dan lain sebagainya. Pihak internal perusahaan yang mendapatkan bukti kas masuk akan dijadikan sebagai arsipan.
Sedangkan pihak eksternal atau pihak dari luar perusahaan tidak bisa mengakses informasi ini. Selanjutnya, akan lebih baik jika seluruh bukti kas masuk maupun bukti kas keluar dicatat ke dalam buku yang menggunakan format sama.
Hal ini bertujuan untuk mengetahui dari mana saja asal uang dalam laporan keuangan perusahaan. Jadi, saat ada program audit pihak akuntan atau finance bisa menunjukkan bukti tersebut dengan jelas.
Jenis Bukti Kas
Pada 10 tahun yang lalu, mungkin sebuah perusahaan masih menggunakan bukti dana masuk secara fisik. Namun, pada saat ini sudah banyak platform yang untuk membuat pembayaran atau penerimaan secara otomatis.
Adanya beberapa platform tersebut, pastinya membuat pencatatan transaksi menjadi lebih cepat, mudah, dan praktis. Terdapat dua jenis bukti kas masuk yang bisa Anda ketahui sebagai berikut:
1. Bukti Fisik
Jenis pertama dari bukti kas ini adalah berbentuk fisik. Artinya, bukti ini adalah salah satu bukti pembayaran yang berbentuk kertas yang dicetak dan ditandatangani secara manual. Bisa disimpulkan jika jenis bukti ini bisa berbentuk seperti kertas atau cek.
2. Bukti Digital
Bukti kas masuk secara digital berbeda dengan yang berbentuk fisik. Hal ini termasuk ke dalam bentuk digital, biasanya bukti ini dikeluarkan oleh aplikasi secara sistem maupun otomatis. Hal ini bisa Anda temukan jika pihak pelanggan melakukan pembayaran dengan mode digital.
Apa Isi Bukti Kas Masuk?
Dalam bukti ini berisikan informasi yang masuk bersamaan dengan pembayaran yang dilakukan.
Isi dari bukti tersebut harus memiliki informasi mengenai tanggal transaksi dilakukan, nomor yang sudah ditetapkan pada dokumen untuk diidentifikasi, nama pelanggan, jumlah uang yang dibayarkan, metode pembayaran, dan tanda tangan dari vendor.
Kapan bukti ini harus dibuat? Kas akan diakui saat transaksi sudah diterima dari pelanggan dan saldo piutang yang dihasilkan sudah sesuai dengan perjanjian.
Pada perusahaan, hal ini bisa dilihat sebagai kumpulan uang yang masuk, dan bisa meningkatkan saldo kas yang setara dengan kas dalam neraca perusahaan tersebut.
Cara Membuat Bukti Kas Masuk
1. Lakukanlah Penjualan Tunai
Cara pertama yang harus Anda lakukan untuk mencatat bukti kas masuk adalah dengan melakukan penjualan tunai terlebih dulu. Saat melakukan penjualan tunai, Anda harus memastikan tanda terima atau bukti disimpan dengan baik karena ini akan dijadikan sebagai bukti pembayaran.
Pentingnya untuk mengelola kuitansi bisnis dengan menggunakan sistem penyimpanan sistematis yang baik di komputer maupun lemari arsip. Hal ini bertujuan agar laporan pembayaran tersebut tersimpan dengan baik dan rapi, serta mudah untuk dicari jika nantinya akan diperlukan kembali.
2. Catatlah Transaksi Penerimaan Kas
Catatan penerimaan kas yang harus Anda miliki adalah sebuah catatan kronologis transaksi tunai Anda. Dengan menggunakan kwitansi dari penjualan, catatlah setiap transaksi tunai dalam buku catatan penerimaan kas Anda.
Hal yang perlu Anda perhatikan adalah tidak perlu memasukkan pajak penjualan ke dalam catatan penerimaan kas yang Anda buat, namun catatlah ke dalam catatan penjualan perusahaan.
3. Buatlah Catatan Penjualan
Catatlah transaksi penjualan yang sedang terjadi dalam catatan penerimaan kas sebagai debit. Lalu pada catatan penjualan, tempatkan pada kolom kredit. Entri pada catatan penerimaan kas Anda akan beragam jika pelanggan membayar dengan menggunakan metode yang berbeda-beda.
Manfaat Bukti Kas Masuk
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, bukti kas masuk akan digunakan untuk menyusun catatan penerimaan kas perusahaan. Selain itu, manfaat dari buku kas tersebut dalah sebagai berikut:
- Sebagai bukti dari kepemilikan produk yang sudah dibeli.
- Untuk pelanggan, bukti ini bisa berguna untuk mengklaim penukaran atau pengembalian barang.
- Untuk vendor, bukti ini bisa digunakan saat harus menerima klaim garansi dari produk pelanggan yang sudah dibeli.
- Melengkapi catatan akuntansi yang bisa mendukung adanya pencatatan transaksi.
- Bukti ini juga sangat penting sebab bisa dijadikan salah satu alasan utama dilakukannya audit adalah tidak ada dokumen yang bisa mendukung adanya transaksi yang sudah dilakukan.
Tips dalam Mencatat Bukti Kas Masuk
Tips mencatat bukti penerimaan masuk merupakan salah satu prosedur untuk mengelola penerimaan kas perusahaan Anda. Hal ini bertujuan untuk menghindari kesalahan akuntansi dan untuk memastikan pencatatan transaksi yang masuk dilakukan dengan benar.
Tips dalam penerimaan uang yang harus Anda lakukan, seperti berikut ini:
- Mengatur dan mengurutkan tanda terima bisnis yang sedang dilakukan
- Mencatat uang tunai yang masuk beserta dengan informasinya
- Membuat deposito tunai dari uang tunai tersebut
Jika di kemudian hari Anda menerima pembayaran tunai dari pelanggan yang sama, maka buatlah entri catatan terpisah untuk mencatat informasi ini. Jangan lupa juga untuk menelusuri bagaimana pembayaran ini berpengaruh terhadap faktur pelanggan dan juga kredit perusahaan.
Saat Anda akan menyetorkan pembayaran tunai, pastikan kembali bahwa jumlah deposito Anda sesuai dengan laporan catatan penerimaan kas Anda.
Sebaiknya selalu simpan tanda terima deposito dan juga tanda terima bisnis dengan sebaik mungkin. Sebab hal ini adalah salah satu langkah untuk mengantisipasi jika ditemukan perbedaan.
Contoh Bukti Kas Masuk
Salah satu contoh bukti kas masuk adalah kwitansi. Kwitansi adalah dokumen yang berisikan bukti transaksi dari penerimaan uang dari pelanggan atau pemberi uang.
Dalam kwitansi biasanya terdapat penjelasan mengenai “Telah terima uang dari pihak Y sebesar Rp XX untuk keperluan pembayaran produk A”.
Dalam menerima kwitansi Anda harus memastikan pada kwitansi tersebut tertera tanda tangan penerima uang di atas materai agar bukti tersebut dianggap sah dan mempunyai kekuatan hukum.
Lalu arsipkan bukti kwitansi yang sudah diterima yang berupa kertas kecil di sebelah kiri jika Anda menggunakan buku kwitansi.
Itulah penjelasan mengenai bukti kas dan komponen-komponen yang ada pada bukti kas tersebut. Bagi seorang akuntan, sangatlah penting untuk mencatat setiap kas yang masuk agar laporan keuangan pada perusahaan tersusun dengan rapi.
Perlu diingat pula, proses penerimaan uang sangat bervariasi dari bisnis ke bisnis. Anda dapat melakukan perubahan pada langkah-langkah di atas sesuai dengan alur kerja perusahaan yang Anda kembangkan.
