Dalam menjalankan sebuah usaha atau bisnis, mungkin sudah banyak orang yang kerap mendengar istilah inventaris. Bagi pemilik usaha/bisnis, memahami tentang apa itu inventaris merupakan hal yang wajib sebab ini bisa memudahkan dalam memantau produktivitas bisnis yang sedang Anda jalankan.
Contohnya pada saat Anda di kantor, mungkin ada rekan kerja Anda yang menyebut gunakanlah laptop secara baik karena laptop ini inventaris kantor. Jadi, apa itu inventaris? Bagaimana cara mengelola inventaris?
Apa itu Inventaris?
Secara umum, inventaris merupakan semua barang-barang yang dimiliki oleh perusahaan untuk melaksanakan kegiatan operasional. Namun, terdapat beberapa pengertian dari para ahli maupun KBBI mengenai inventaris. Apa sajakah itu?
1. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)
Inventaris menurut KBBI merupakan daftar keseluruhan barang yang dimiliki institusi baik itu kantor, sekolah, perusahaan, ataupun pemerintah yang digunakan sebagai alat untuk membantu kegiatan operasionalnya.
2. Menurut Wikipedia
Inventaris merupakan sebuah kata yang diambil dari bahasa Inggris dan mempunyai arti barang atau bahan miliki suatu perusahaan dengan tujuan untuk diolah kembali menjadi suatu produk lain yang nantinya bisa dijual.
3. Menurut Ahli Soemarsono SR
Apa itu inventaris menurut Soemarsono SR? Menurut Soemarsono SR, ia menjelaskan bahwa inventaris adalah keseluruhan barang yang dimanfaatkan kantor dan juga disertai dengan kondisi barang, jenisnya, harga dan jumlah barangnya.
4. Menurut Ahli Muhammad Ali
Inventaris merupakan sebuah daftar atau catatan barang milik perusahaan yang digunakan untuk menjalankan kegiatan usahanya.
Daftar atau catatan ini berisi seluruh peralatan maupun bahan-bahan yang tersedia dan digunakan untuk menjalankan kegiatan operasional perusahaan atau pengelolaannya.
Jadi apa itu inventaris? Pengertian inventaris merupakan sebuah daftar atau catatan sumber daya yang sangat penting bagi sebuah perusahaan agar bisa beroperasi dan mengelola sumber daya tersebut.
Tujuan Inventarisasi
Inventarisasi dilakukan untuk membantu dalam kelancaran administrasi perusahaan supaya aset bisa diawasi dengan baik. Adapun beberapa tujuan inventarisasi sebagai berikut ini:
- Menjaga sarana dan prasarana yang dimiliki kantor.
- Untuk memudahkan dalam kegiatan kontrol inventaris atas penggunaan budget perusahaan.
- Sebagai bahan pertimbangan untuk pengadaan dan atau pemeliharaan perusahaan.
- Membantu dalam merencanakan, menyalurkan, memelihara, dan juga menyimpan aset yang dimiliki perusahaan.
- Sebagai pendoman dalam menghitung nilai kekayaan aset.
- Bisa mempercepat dalam proses pembuatan laporan.
- Untuk bahan rujukan bila terjadi kecurangan pegawai ataupun pencurian dalam perusahaan.
- Membantu memeriksa dan mengontrol keluar dan masuknya barang, termasuk dalam barang hibah.
Manfaat Inventaris
1. Memudahkan dalam Pengendalian Aset
Manfaat pertama dari mengelola inventaris adalah memudahkan Anda ketika sedang melakukan pengendalian aset perusahaan.
Dengan adanya data, maka perusahaan akan tahu apa saja barang yang dimiliki dan siapa saja yang menggunakan barang tersebut. Pengendalian ini sangat berguna jika suatu saat terjadi kerusakan atau kehilangan.
2. Keamanan Aset Terjaga dengan Baik
Manfaat mengelola inventaris dengan benar lainnya adalah keamanannya terjaga dengan baik. Sebenarnya, hal ini juga berkaitan langsung dengan masalah pengendalian.
Nantinya, selain bisa mengetahui apa saja yang mereka miliki dan siapa saja yang menggunakannya. Perusahaan juga bisa mengetahui bagaimana kondisi barang tersebut.
3. Menghemat Keuangan
Melakukan inventaris juga berkaitan dengan penghematan keuangan perusahaan. Dengan adanya catatan pada setiap barang yang perusahaan punya, maka perusahaan juga bisa melihat apakah barang tersebut perlu ditambah atau tidak.
Di sisi lain, inventaris juga bisa memperlihatkan bagaimana kondisi dari barang tersebut. Nantinya, perusahaan bisa menilai apakah barang yang dimiliki perlu service atau tidak. Dengan catatan dan juga data yang lengkap, maka pengambilan keputusan akan jauh lebih tepat dan cepat.
Selain itu, hal ini bisa membantu menghindari perusahaan dari membeli barang tidak penting atau membeli sesuatu yang sudah dimiliki dan juga tidak perlu ada penambahan barang lagi.
4. Menjaga Alur Bisnis
Apa itu inventaris dalam menjaga alur bisnis? Inventaris yang rapi dan tersusun bisa menunjukkan kepada Anda berapa stok yang masih Anda punya, berapa kebutuhan yang biasanya perlu dipersiapkan, dan lainnya. Hal ini pun bisa membantu Anda dalam menjaga alur bisnis.
Hal ini bisa membuat Anda bisa memutuskan dengan cepat kapan waktu untuk membeli bahan baku yang akan habis. Selain bisa menjaga alur bisnis, cara ini tentu bisa berkaitan dengan kepuasan pelanggan Anda.
Bayangkan saja, ketika konsumen sedang ramai namun bisnis yang Anda punya tidak bisa beroperasi karena kehabisan bahan baku. Tentu saja hal ini bisa mengecewakan para konsumen dan juga bisa menjadi hambatan dari laju bisnis Anda.
Cara Mengelola Inventaris dengan Baik dan Benar
1. Pilihlah Penanggung Jawab yang Tepat
Hal pertama yang harus Anda lakukan untuk mengelola inventaris dengan baik dan benar adalah memilih staf terbaik. Nantinya staf terbaik ini bisa dirujuk sebagai manajer inventaris dari perusahaan Anda.
Kriteria dari penanggung jawab yang tepat bisa Anda lihat dari kemampuannya dalam beberapa hal. Contohnya dari mampu untuk memberi laporan stok, laporan stok masuk dan juga keluar, depresiasi, dan sejenisnya.
2. Meningkatkan Keamanan
Keamanan menjadi salah satu yang wajib untuk diperhatikan. Terlebih jika perusahaan Anda memiliki inventaris dalam jumlah yang besar dalam gudang yang cukup luas. Dengan menggunakan CCTV Anda bisa mengawasi kondisi sekitar perusahaan Anda dengan jarak jauh.
Jangan lupa untuk memberikan akses khusus bagi penanggung jawab agar bisa keluar masuk gudang sehingga tidak semua orang bisa bebas berkeliaran di gudang penyimpanan perusahaan Anda.
Hal ini bertujuan untuk meminimalisir terjadinya pencurian dan juga kecurangan yang bisa mengakibatkan penyusutan inventaris barang perusahaan.
3. Kategorikan Produk
Penting juga bagi Anda untuk mengkategorikan produk sebagai salah satu cara mengelola inventaris dengan baik dan benar. Contohnya, Anda bisa memisahkan produk berdasarkan warna ataupun pada kode SKU barang tersebut.
Dengan begitu, Anda bisa menghemat waktu dan juga tenaga dalam proses pengecekan barang. Selain itu, kemungkinan barang atau produk hilang karena kesalahan pencatatan juga bisa lebih diminimalkan.
4. Pantau Persediaan Stok dan Audit secara Berkala
Jaga malam untuk selalu memantau persediaan stok barang perusahaan. Hal ini bertujuan untuk meminimalisir terjadinya kekosongan barang ataupun deadstock.
Dengan rajin memantau jumlah stok barang yang ada, Anda akan lebih mudah untuk membuat estimasi produksi atau pemesanan barang dalam jumlah yang tepat.
Selain itu, Anda juga harus melakukan audit secara berkala. Tujuannya untuk menyesuaikan jumlah stok di gudang dan catatan pada sistem. Jika terdapat perbedaan, maka Anda harus segera telusuri dimana letak penyebab perbedaan tersebut.
Itulah beberapa hal yang perlu Anda pahami mengenai apa itu inventaris dan cara mengelola inventaris dengan baik dan benar.
Bisa disimpulkan bahwa inventaris menjadi salah satu hal yang wajib dimiliki sebuah perusahaan. Penggunaan data bisa menjadi salah satu acuan dalam mengambil keputusan dengan benar.
