Pada profesi akuntan seringkali dijumpai istilah account payable dan account receivable. Secara umum, account payable adalah utang usaha yang harus ditanggung oleh pelaku usaha atau perusahaan. Sedangkan account receivable adalah piutang usaha yang diberikan kepada pihak lain.
Account payable menjadi elemen yang cukup penting bagi suatu perusahaan. Pada dunia bisnis, kegiatan utang dan piutang dilakukan dengan tujuan untuk memperoleh keuntungan. Bahkan kegiatan tersebut memunculkan cash flow atau sering disebut dengan aliran kas.
Oleh karena itu, dalam perusahaan pasti membutuhkan staf account payable pada bidang akuntansi. Pada ulasan berikut akan dibahas mengenai definisi, tugas, dan perananan account payable pada suatu perusahaan.
Account Payable Adalah
Account payable atau hutang dagang merupakan sejumlah hutang yang harus ditanggung oleh suatu perusahaan. Dimana hutang datang ini disebabkan oleh pembelian barang dengan menggunakan teknik transaksi kredit.
Pada umumnya perusahaan melakukan pembelian barang atau material melalui vendor atau supplier. Dengan demikian account payable pada perusahaan seringkali berhubungan dengan supplier yang menyediakan barang.
Selain itu, account payable juga dapat diartikan sebagai hutang ketika melakukan pembelian dengan metode down payment. Pengertian metode down payment adalah pembayaran dilakukan dengan uang muka terlebih dahulu.
Pelunasan akan dilakukan pada saat seluruh barang yang dipesan telah diterima. Account payable dalam dunia investasi juga sering disebut dengan liabilitas perusahaan. Sehingga dalam neraca keuangan, account payable akan masuk sebagai kewajiban.
Pencatatan account payable tidak dilakukan ketika proses pemesanan barang. Akan tetapi, account payable akan dicatat pada saat barang sudah diterima atau berada di tangan perusahaan sebagai pembeli.
Tugas Account Payable Staff
Setelah membahas mengenai pengertian account payable tentu dapat disimpulkan bahwa perusahaan membutuhkan staff yang berkaitan dengan hal tersebut. Oleh karena itu, terdapat profesi berupa accounting payable.
Staff khusus yang mengelola account payable biasanya hanya ada pada perusahaan dengan skala besar. Sedangkan untuk perusahaan skala kecil, permasalahan account payable akan ditanggung oleh stafft akuntan biasa.
Adapun tugas utama dari seorang accounting payable, yakni:
1. Melakukan koordinasi dengan departemen supply chain
Proses pembelian barang yang dilakukan oleh suatu perusahaan tentu melibatkan pihak eksternal. Selain itu, terdapat keterlibatan beberapa pihak internal, seperti produksi, divisi sales, vendor, warehouse, dan purchasing.
Oleh sebab itu, seorang accounting payable harus melakukan koordinasi dengan berbagai pihak supply chain pada perusahaan. Tujuan dilakukan koordinasi adalah untuk menjadikan pembelian sesuai dengan rencana yang telah disusun.
Tidak heran jika seorang accounting payable juga harus paham tentang siklus supply chain. Hal tersebut bertujuan untuk memastikan bahwa pembelian dilakukan dengan lancar dan barang sampai tujuan tepat waktu.
2. Melakukan pencatatan pembelian
Seluruh kegiatan pembelian perusahaan harus dilakukan pencatatan oleh account payable. Tujuan dari pencatatan ini adalah untuk melakukan verifikasi jika terjadi ketidaksesuaian antara kenyataan dengan apa yang direncanakan.
3. Menganalisa pembelian
Pada umumnya seluruh transaksi pada perusahaan akan dicatat pada dokumen-dokumen tertentu. Akan tetapi, tidak dapat dipungkiri bahwa proses pencatatan terjadi kesalahan. Tugas account payable adalah melakukan analisis dan pengecekan terhadap dokumen tersebut.
4. Membuat neraca pembelian dan laporan keuangan
Seorang accounting payable mempunyai tugas untuk membuat laporan keuangan serta neraca pembelian. Biasanya laporan yang telah dibuat akan diberikan kepada pihak yang berkepentingan, seperti supervisor atau manager.
5. Melakukan pembayaran pembelian yang sah
Apabila proses pembelian sudah mendapatkan persetujuan dari vendor, maka accounting payable bertugas untuk melakukan pembayaran. Staff accounting payable akan dihadapkan pada 3 macam metode pembayaran, yaitu:
- Cash after delivery
Metode pembayaran ini dilakukan pada saat barang yang dipesan telah dikirimkan oleh supplier atau vendor. Pada umumnya perusahaan akan membayar pembelian dengan cara tunai.
- Cash before delivery
Pembayaran dengan metode ini ialah dengan melakukan pelunasan sebelum barang yang dipesan dikirim.
- Pembayaran dua tahap
Metode pembayaran menggunakan sistem down payment atau uang muka. Pelunasan akan dilakukan ketika barang yang dipesan telah sampai tujuan.
Peranan Account Payable
Account payable adalah bagian dari akuntan yang mempunyai peranan besar bagi perusahaan. Berikut beberapa peran yang dimiliki oleh account payable:
1. Sebagai reminder
Account payable mempunyai peranan untuk memberikan informasi terkait jadwal pembayaran hutang dagang. Hal ini bermanfaat agar perusahaan tidak mengalami penumpukan hutang yang dapat menimbulkan beban pada perusahaan.
Staff account payable sangat berhubungan untuk mengatur pembayaran dari pembelian yang telah dilakukan perusahaan. Dengan demikian perusahaan dapat membuat perencanaan keuangan lebih matang di masa yang akan datang.
2. Menghemat biaya faktur
Faktur merupakan bukti pembayaran atau bukti fisik dari sebuah transaksi, baik pembelian maupun penjualan. Proses account payable dapat dirampingkan dengan teknologi modern sehingga tidak perlu mengeluarkan biaya yang besar terhadap pemrosesan faktur.
3. Memudahkan proses audit
Account payable pada umumnya menggunakan perangkat lunak yang dapat membantu staf dalam melakukan pengaturan dokumen. Hal ini mengakibatkan proses audit dari suatu perusahaan dapat dilakukan dengan lebih mudah.
Tanggung Jawab Account Payable
Selain tugas yang harus dilakukan oleh account payable, terdapat juga tanggung jawab lainnya. Berikut beberapa tanggung jawab yang harus dilaksanakan oleh staf account payable:
- Melakukan pengecekan dan memastikan arus kas perusahaan agar selalu pada posisi yang seimbang. Tanggung jawab ini dapat dilaksanakan dengan melakukan koordinasi dengan berbagai pihak perusahaan.
- Mengawasi dan memastikan bahwa seluruh kegiatan pembelian yang dilakukan oleh perusahaan telah didokumentasikan. Dimana untuk dokumentasi pembelian dapat berupa catatan atau laporan.
- Mengarsipkan semua catatan atau dokumen yang berhubungan dengan proses pembelian pada perusahaan. Selain itu, staff account payable juga bertanggung jawab atas pengecekan seluruh arsip.
- Melakukan perjanjian dan diskusi dengan pihak vendor atau supplier dalam memilih metode atau sistem pembayaran. Dimana dalam diskusi tersebut bertujuan untuk memperoleh keuntungan pada kedua belah pihak.
Kualifikasi Account Payable
Account payable adalah pekerjaan yang tidak bisa dilakukan secara sembarangan. Oleh karena itu, staff account payable harus memenuhi beberapa kualifikasi dan tentunya mempunyai keahlian pada bidang terkait. Berikut beberapa gambaran mengenai kualifikasi dari account payable di perusahaan:
- Paham terhadap prinsip dasar dari ilmu akuntansi serta paham prinsip dasar account payable.
- Mempunyai keterampilan dalam melakukan komunikasi untuk menjalin hubungan dengan berbagai pihak, baik internal maupun eksternal.
- Mempunyai keterampilan untuk menginput suatu data dengan tepat dan detail.
- Lulusan S1 dengan jurusan akuntansi.
- Mempunyai ketelitian yang tinggi.
- Dapat berkomunikasi dengan bahasa asing, minimal Bahasa Inggris.
- Menguasai software pengolah angka, seperti Microsoft Excel.
Account payable adalah kewajiban atau hutang dagang yang harus dibayarkan oleh perusahaan terkait pembelian yang dilakukan. Seorang staff account payable mempunyai tugas yang cukup banyak dan perananannya sangat penting dalam perusahaan.
