GuruAkuntansi.co.id Kali ini akan membahas tentang pengertian SOP (Standard Operating Procedure) beserta prinsip, manfaat, fungsi dan tujuannya. Berikut penjelasannya…
Pengertian SOP (Standard Operating Procedure)
SOP adalah dokumen yang memuat prosedur kerja yang harus dilakukan secara kronologis dan sistematis dalam menyelesaikan pekerjaan tertentu dengan tujuan memperoleh hasil kerja yang paling efektif.
Penggunaan istilah SOP (Standard Operating Procedure) di bidang bisnis, terutama yang bergerak di sektor industri, mungkin sudah tidak asing lagi.
Prosedur Operasional Standar juga merupakan pedoman atau referensi dalam bekerja sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja karyawan dan sesuai dengan prosedur kerja, prosedur kerja dan sistem kerja yang berlaku di perusahaan.
Tujuan utama dari SOP ini adalah bahwa proses kerja dilakukan dengan rapi, tertib, dan sistematis dari awal hingga akhir. Dengan SOP, kualitas pekerjaan diharapkan menjadi lebih baik.
Beberapa ahli telah menjelaskan arti SOP, termasuk:
Menurut Moekijat
SOP adalah urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan pekerjaan), di mana pekerjaan dilakukan, bagaimana melakukannya, di mana melakukannya, di mana untuk melakukannya, dan siapa yang melakukannya.
Menurut Sailendra
SOP adalah panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional suatu organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar.
Menurut Insani
SOP adalah dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang terstandarisasi tentang proses administrasi administrasi kantor yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat administrasi, dan aktor yang berperan dalam kegiatan.
Prinsip SOP (Standard Operating Procedure)
Mengacu pada definisi SOP, dalam menerapkan Prosedur Standar Operasional di perusahaan harus memenuhi prinsip-prinsip SOP berikut:
1. Konsistensi
Karena tujuannya adalah pedoman kerja, SOP harus dibuat dan diterapkan secara konsisten dari waktu ke waktu dan oleh siapa pun dengan kondisi apa pun.
2. Komitmen
SOP harus dipenuhi dan diimplementasikan dengan komitmen penuh, baik untuk karyawan dan pejabat perusahaan.
3. Peningkatan Berkesinambungan
SOP tidak kaku karena implementasi SOP harus terbuka dengan perbaikan untuk membentuk prosedur yang lebih efektif dan efisien.
4. Mengikat
Meskipun SOP bersifat dinamis menuju peningkatan, dalam praktiknya, SOP mengikat siapa saja. Pekerjaan atau tugas harus diselesaikan sesuai dengan prosedur yang tertulis dalam SOP.
5. Setiap Elemen Memiliki Peran Penting
SOP mengandung peran penting untuk setiap karyawan sehingga jika ada satu karyawan yang tidak menjalankan perannya dengan benar, itu dapat mengganggu proses lainnya.
6. Didokumentasikan
Setiap prosedur yang tercantum dalam SOP harus didokumentasikan dengan baik sehingga dapat digunakan sebagai referensi untuk anggota lain yang membutuhkannya.
Manfaat SOP (Standard Operating Procedure)
Sebagai pedoman kerja, tentu saja SOP memiliki peran penting dalam perusahaan, terutama sebagai dasar bagaimana anggota perusahaan harus melakukan pekerjaannya.
Berikut ini adalah beberapa manfaat dari SOP termasuk:
- Mengurangi dan meminimalkan kesalahan atau kelalaian karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan karena SOP bertindak sebagai standardisasi perusahaan.
- Dokumen SOP memuat pedoman kerja karyawan sehingga dapat membantu karyawan menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen.
- Membantu meningkatkan akuntabilitas.
- Membuat ukuran pekerjaan terstandarisasi dan menjadi referensi untuk evaluasi kinerja karyawan.
- Membantu karyawan baru beradaptasi lebih cepat dengan pekerjaan mereka.
- Menghindari tugas yang tumpang tindih.
- Pekerjaan dapat diselesaikan secara konsisten
Fungsi SOP (Standard Operating Procedure)
Setelah memahami definisi SOP dan tujuannya, tentu saja kita juga perlu mengamati apa fungsi dari Prosedur Operasi Standar. Berikut adalah beberapa fungsi SOP:
- Membantu memfasilitasi pekerjaan karyawan atau tim / unit kerja
- SOP dapat berfungsi sebagai dasar hukum yang kuat jika ada penyimpangan
- SOP dapat berfungsi untuk memberikan pengetahuan tentang hambatan yang akan dan sedang dialami oleh karyawan
- SOP dapat memberikan arahan kepada karyawan untuk menjaga disiplin di tempat kerja
- Berfungsi sebagai pedoman dalam melakukan pekerjaan atau tugas.
Tujuan SOP (Standard Operating Procedure)
Secara umum tujuan dari Prosedur Operasional Standar adalah untuk menjelaskan secara terperinci tentang kegiatan tugas dan pekerjaan yang dilakukan berulang kali di suatu perusahaan.
Dalam implementasinya, ada beberapa tujuan SOP yang bermanfaat bagi operasi organisasi, yaitu:
- Untuk menjaga konsistensi kinerja atau kondisi tertentu, dan di mana petugas dan lingkungan berada dalam melaksanakan pekerjaan atau tugas tertentu
- Untuk memberikan panduan atau referensi dalam melakukan pekerjaan atau tugas untuk penyelia dan pekerja
- Membantu menghindari kesalahan, konflik, keraguan, duplikasi, dan pemborosan, dalam melaksanakan pekerjaan
- Memberikan ukuran atau parameter dalam penilaian kualitas kerja atau layanan
- Memberikan jaminan penggunaan semua sumber daya secara efektif dan efisien
- Menjelaskan urutan dan alur kerja, wewenang dan tanggung jawab petugas terkait
- Sebagai dokumen yang memberikan penjelasan dan penilaian proses kerja jika ada mal praktek atau kesalahan administrasi
- Sebagai dokumen yang dapat digunakan pada kegiatan pelatihan pekerja
- Menjadi dokumen historis jika revisi SOP dilakukan dan ganti dengan SOP baru
Pentingkah SOP?
Keberadaan SOP di perusahaan memainkan peran yang sangat penting, terutama dalam hal operasi perusahaan.
SOP dapat digunakan sebagai pedoman untuk mengantisipasi berbagai situasi yang dapat terjadi dalam menjalankan perusahaan.
Meskipun bisnis yang dijalankan sedang berkembang, mempertahankan konsistensi untuk mematuhi SOP dapat membantu perusahaan untuk menjalankannya sesuai dengan target dan sasaran utama.
Tanpa SOP, anggota perusahaan tidak dapat bekerja secara efektif dan efisien dan tidak memahami ruang lingkup pekerjaan mereka.
Sehingga keberadaan SOP sangat penting sebagai pedoman dan referensi bagi perusahaan untuk mendapatkan manfaat semaksimal mungkin melalui prosedur yang efektif.
Baca Juga :
Demikian pembahasan tentang pengertian SOP (Standard Operating Procedure) beserta prinsip, manfaat, fungsi dan tujuannya. Semoga bermanfaat.
