Pengertian Dokumentasi

GuruAkuntansi.co.id Kali ini akan membahas tentang pengertian dokumentasi beserta jenis-jenis, fungsi dan tujuannya. Berikut penjelasannya…

Pengertian Dokumentasi

Dokumentasi adalah kegiatan atau proses sistematis dalam mengumpulkan, mencari, menyelidiki, menggunakan, dan menyediakan dokumen untuk memperoleh informasi, informasi dan bukti, dan menyebarkannya kepada pengguna.

Ada juga definisi dokumentasi sebagai kegiatan atau proses penyediaan dokumen menggunakan bukti akurat berdasarkan pencatatan berbagai sumber informasi.

Misalnya, data yang diperoleh melalui proses dokumentasi dapat digunakan untuk memperkenalkan perusahaan kepada karyawan baru atau melacak catatan yang dilakukan oleh karyawan yang sudah pensiun.

Oleh karena itu, di dunia kantor, aktivitas ini dikaitkan dengan proses administrasi.

Beberapa orang menyamakan dokumentasi dengan arsip di perpustakaan. Meskipun tidak selalu seperti itu. Beberapa ahli menggambarkan pengertian dokumentasi sebagai kumpulan atau kumpulan dokumen tentang subjek tertentu.

Berikut ini adalah definisi dokumentasi menurut para ahli, termasuk:

Menurut Paul Otlet

Dalam Konferensi Ekonomi Internasional 1905, Paul Otlet menggambarkan gagasan dokumentasi sebagai kegiatan khusus dalam bentuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, menemukan kembali, dan mendistribusikan dokumen.

Menurut Nurhadi Magetsari et al

Dokumentasi adalah bahan yang termasuk dalam jenis, bentuk dan sifat dari mana informasi dicatat, direkam atau diukir, yang menyampaikan informasi dalam bentuk fakta.

Menurut Federatioon Internationale de Decomentation (FID)

Dokumentasi adalah kegiatan mengumpulkan dan menyebarluaskan berbagai jenis dokumen tentang semua pekerjaan manusia.

Jenis-Jenis Dokumentasi Secara Umum

1. Dokumen Berdasarkan Kegiatan

Dokumen pribadi; dokumen yang terkait dengan kepentingan individu. Contoh: SIM, Akta Kelahiran, KTP, Diploma.
Dokumen Perdagangan; dokumen yang berkaitan dengan perdagangan atau transaksi jual beli. Contoh: cek, catatan, kwitansi.
Dokumen pemerintah, yaitu dokumen yang berkaitan dengan informasi administrasi suatu pemerintahan. Contoh; Hukum, Peraturan Pemerintah.

2. Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisik

Dokumen literer; dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, ditarik, atau direkam. Umumnya dokumen ini ada di perpustakaan). Contoh: buku, majalah, film.
Dokumen perusahaan; dokumen dalam bentuk benda bersejarah. Umumnya dokumen ini ada di museum. Contoh: patung, fosil, dll.
Dokumen Pribadi; dokumen dalam bentuk surat / arsip yang biasanya disimpan dengan sistem pengarsipan. Contoh: surat dagang, surat resmi, laporan.

3. Dokumen Berdasarkan Fungsinya

Dokumentasi dinamis, yaitu dokumen yang dapat digunakan secara langsung dalam penyelesaian pekerjaan (dinamis aktif, semi aktif, dinamis dan aktif).
Dokumentasi statis, yang merupakan dokumen yang tidak dapat digunakan secara langsung dalam penyelesaian pekerjaan (menyalin dokumen, dokumen literal, dokumen private).

4. Dokumen Berdasarkan Sifatnya

Dokumen tekstual; berisi informasi dalam bentuk tertulis. Contoh: majalah, buku, katalog, koran, dan lainnya.
Dokumen non-kontekstual; dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk teks dan gambar. Contoh: peta, grafik, gambar, rekaman, dll.

5. Dokumen Berdasarkan Jenis

Dokumen fisik; dokumen yang berkaitan dengan bahan, ukuran, berat, tata letak, fasilitas, dll.
Dokumen intelektual; dokumen yang dibuat berdasarkan tujuan, isi subjek, sumber, metode distribusi, metode perolehan, keaslian dokumen, dll.

6. Dokumen Berdasarkan Dokumentasi

Dokumen Utama; dokumen yang menyajikan informasi tentang hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya. Contoh: paten penelitian, laporan, disertasi.
Dokumen Sekunder; dokumen yang menyajikan informasi tentang literatur primer. Biasanya juga disebut dokumen bibliografi.
Dokumen Tersier; dokumen yang menyajikan informasi tentang literatur sekunder. Contoh: buku, teks panduan literatur.

Jenis Dokumen dalam Bisnis

Dalam dunia bisnis, dokumentasi ini penting karena perusahaan dapat melakukan strategi dan analisis berdasarkan data yang valid. Dokumentasi juga bertindak sebagai ukuran kondisi perusahaan.

Ada sangat banyak jenis dokumen bisnis. Biasanya perusahaan menggunakan dokumen untuk berkomunikasi dan bertransaksi untuk mencapai kesepakatan hukum.

Nah, ada beberapa jenis dokumen bisnis yang harus Anda ketahui. Diantara yang lain:

1. Email dan Memorandum

Karyawan biasanya menggunakan e-mail untuk berinteraksi, tetapi sebelum media ini populer, mereka sering menggunakan memorandum.

Namun, ternyata memo itu masih digunakan jika ada sesuatu yang harus dirahasiakan, terutama tentang pengarsipan.

2. Business Letters

Surat bisnis digunakan untuk berkomunikasi dengan pihak di luar perusahaan. Ini dapat mencakup kolega, konsumen, layanan, profesional, pemerintah, calon karyawan dan banyak lagi. Hari ini, lebih banyak surat bisnis dikirim melalui email karena lebih efektif.

3. Business Report

Format laporan bisnis lebih formal dan lebih panjang dengan cakupan topik seperti data keuangan, angka penjualan, kepatuhan keselamatan, rencana pemasaran dan sejenisnya.

Laporan bisnis juga lebih rinci dengan menambahkan grafik, gambar, grafik, studi kasus ke statistik.

Umumnya laporan ini juga diberikan kepada investor seperti laporan penjualan dan perbandingan.

4. Dokumen Transaksi

Dokumen transaksi digunakan untuk memotong waktu sehingga transaksi bisnis lebih cepat. Biasanya dalam bentuk faktur, surat pesanan dan sebagainya. Tergantung pada jenis bisnisnya.

5. Dokumen Finansial

Dokumen keuangan mencatat laporan keuangan, proposal, laporan pajak, laporan penggajian, sejarah bank, dll.

Laporan ini digunakan untuk melihat kondisi keuangan perusahaan. Apakah pendapatan dalam beberapa bulan terakhir surplus atau tidak.

Dari beberapa jenis dokumentasi, salah satu yang paling penting adalah dokumen perdagangan. Anda dapat mulai mempelajari dokumen perdagangan ini dalam daftar berikut:

Surat/dokumen perkenalan
Surat/dokumen daftar harga
Surat/dokumen penawaran
Surat/dokumen pesanan
Surat/dokumen invoice (tagihan)
Surat/dokumen pengiriman barang
Rekening dan Faktur
Surat/dokumen pengaduan
Surat/dokumen berisi tuntutan beserta penyelesaiannya
Surat/dokumen gugatan
Surat/dokumen memo kredit
Surat/dokumen pengajuan kredit
Surat/dokumen perjanjian
Surat/dokumen rekomendasi
Surat/dokumen keputusan

Proses dokumentasi adalah hal yang paling sepele dan memakan waktu. Karena itu, ketika sebuah bisnis baru dimulai, membangun sistem administrasi dan dokumentasi yang tepat harus segera dilakukan.

Fungsi Dokumentasi

1. Fungsi Dokumentasi Secara Umum

Memberikan informasi tentang konten dokumen untuk pengguna
Memberikan bukti dan data akurat tentang deskripsi dokumen
Melindungi dan simpan konten fisik dan dokumen
Menghindari kerusakan dokumen
Menyiapkan isi dokumen sebagai bahan untuk penelitian oleh para ilmuwan
Mengembangkan kumpulan dokumen untuk negara dan negara
Memberikan jaminan integritas dan keaslian informasi dan data yang terkandung dalam dokumen

2. Fungsi Dokumentasi dalam Perusahaan

Di perusahaan, ada banyak fungsi dokumentasi, termasuk:

Sebagai memori perusahaan digunakan untuk menjaga agensi
Membantu membuat keputusan, melaksanakan perencanaan dan melakukan pengawasan
Digunakan sebagai alat bukti
Digunakan sebagai referensi histori
Penyedia informasi untuk keuangan, personalia dan hal-hal lain yang nantinya akan dibutuhkan oleh berbagai manajemen perusahaan
Untuk tujuan pendidikan karyawan baru
Untuk menjaga hubungan perusahaan dengan masyarakat, khususnya klien

Peran dan Tujuan Dokumentasi

Seperti disebutkan sebelumnya dalam penjelasan tentang pemahaman dokumentasi, tujuan dari kegiatan dokumentasi adalah untuk memperoleh informasi, informasi tentang pengetahuan, dan bukti.

Beberapa peran dokumentasi termasuk:

Membantu layanan di bidang dokumentasi
Mempublikasikan jurnal publikasi dokumentasi
Mengadakan konferensi seminar ilmiah
Membantu perkembangan ilmu pengetahuan
Membuat dan mengembangkan metode pemrosesan dokumen
Menbuat dan kembangkan katalog

Tugas dan Kegiatan Dokumentasi

Mencari dan kumpulkan materi
Mencatat dokumen dan proseskan
Mempublikasikan dan bagikan dokumen (sesuai kebutuhan)
Pengarsipan atau filling

Baca Juga :

Demikian pembahasan tentang pengertian dokumentasi beserta jenis-jenis, fungsi dan tujuannya. Semoga bermanfaat, dan Terima kasih.

Pengertian Dokumentasi