GuruAkuntansi.co.id Kali ini akan membahas tentang pengertian administrasi besrerta ciri-ciri, fungsi dan juga perannya. Berikut penjelasannya…
Pengertian Administrasi
Administrasi adalah bentuk bisnis dan kegiatan yang berkaitan dengan pengaturan kebijakan untuk mencapai tujuan / sasaran organisasi.
Jadi, dapat dikatakan bahwa administrasi memiliki peran yang sangat krusial dalam semua kegiatan organisasi.
Selain itu, pengertian administrasi yang sempit dapat diartikan sebagai bentuk kegiatan yang meliputi catatan-catatan, korespondensi, pembukuan sederhana, pengetikan, dan kegiatan lain yang bersifat teknis.
Sedangkan pengertian luas administrasi adalah semua proses kerja sama antara dua orang atau lebih yang bertujuan untuk mencapai target dengan memanfaatkan fasilitas dan infrastruktur tertentu secara efisien dan efektif.
Dari definisi administrasi kita dapat mengetahui 3 hal penting berikut ini:
- Administrasi adalah seni sekaligus proses. Sebagai sebuah seni, administrasi memerlukan tip khusus yang kondisional dan situasional karena selalu terkait dengan situasi, kondisi, waktu dan tempat.
- Dalam administrasi ada unsur-unsur tertentu, termasuk; ada dua atau lebih orang di dalamnya, ada kerja sama antara orang-orang ini yang bersifat formal dan hirarkis, memiliki tujuan, ada tugas, ketersediaan sarana dan prasarana.
- Administrasi muncul bersamaan dengan munculnya peradaban manusia di mana administrasi adalah untuk mencapai tujuan bersama.
Beberapa ahli di bidang administrasi menjelaskan definisi administrasi, termasuk:
Menurut George R. Terry
Administrasi adalah kegiatan perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan kantor, serta mobilisasi mereka yang melaksanakannya untuk mencapai tujuan yang dinyatakan.
Menurut Arthur Grager
Administrasi adalah fungsi dari organisasi komunikasi dan layanan scripting dari suatu organisasi.
Menurut Sondang P. Siagian
Administrasi adalah segala bentuk proses kerjasama antara dua atau lebih individu berdasarkan rasionalitas yang dipilih untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Ciri-Ciri Administrasi
- Administrasi memiliki tujuan yang jelas
- Dalam Administrasi ada sekelompok manusia yang terdiri dari dua orang atau lebih
- Administrasi selalu terkait dengan kegiatan kolaboratif
- Dalam Administrasi ada proses bisnis atau kerja
- Kegiatan dalam Administrasi selalu memiliki kepemimpinan, bimbingan dan pengawasan
Fungsi Administrasi
1. Planning (Perencanaan)
Perencanaan adalah kegiatan perencana yang membutuhkan kegiatan administrasi, mulai dari pengumpulan data, pemrosesan data, hingga persiapan perencanaan.
2. Organizing (Penyusunan)
Pengorganisasian adalah kegiatan menyusun dan membangun komunikasi kerja antara anggota dalam organisasi sehingga suatu kesatuan bisnis akan tercapai untuk mencapai tujuan organisasi
3. Coordinating (Kordinasi)
Koordinasi adalah bagian dari fungsi manajemen yang melakukan sejumlah kegiatan untuk berjalan dengan baik dengan menghindari terjadinya kekacauan, bentrok, kekosongan
kegiatan yang dilakukan dengan menghubungkan, menyatukan dan menyesuaikan pekerjaan bawahan sehingga terjalin kerja sama yang terencana dalam upaya mencapai tujuan organisasi.
4. Reporting (Laporan)
Pelaporan adalah kegiatan menyampaikan perkembangan atau hasil dari suatu kegiatan dengan membuat dan memberikan laporan tentang tugas dan fungsi pejabat tinggi baik secara lisan maupun tulisan untuk mendapatkan gambaran umum tentang tugas anggota organisasi.
5. Budgeting (Penyusunan Anggaran)
Budgeting adalah kegiatan perencanaan dan pengelolaan keuangan atau penganggaran dalam suatu organisasi yang dilakukan secara terus menerus.
6. Staffing (Penempatan)
Penetapan staf adalah kegiatan yang berkaitan dengan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya dalam suatu organisasi; mulai dari rekrutmen tenaga kerja, pengembangan, peralatan dalam organisasi.
7. Directing (Pengarahan atau Bimbingan)
Mengarahkan adalah aktivitas berinteraksi dengan anggota organisasi dalam bentuk memberikan bimbingan, saran, perintah, sehingga tugas dilakukan dengan benar untuk mencapai tujuan yang dimaksud.
Peran Administrasi Sebagai Queen of Peace
Bisa dibilang makna administrasi itu seperti Queen of Peace. Keributan akan terus terjadi di perusahaan atau bisnis ketika administrasi tidak berjalan dengan baik.
Bayangkan jika Anda tidak memiliki format penyimpanan file yang rapi. File dan korespondensi Anda ditempatkan dengan ceroboh?
Suatu hari Anda benar-benar membutuhkannya dan butuh waktu lama bagi Anda untuk menemukannya.
Sekalipun Anda mengaturnya dengan baik, tentu saja waktu dapat dipersingkat dan digunakan untuk menyelesaikan target lainnya.
Definisi administrasi dalam bisnis sebenarnya sangat luas dan akan berhubungan dengan berbagai jenis manajemen di beberapa posisi di departemen perusahaan.
Menurut kontributor Pankaj Mishra melalui Linkedin, administrator nantinya akan menjadi penghubung untuk berbagai departemen, perusahaan dan mitra konsumen pada saat yang bersamaan.
Oleh karena itu, bidang ini setidaknya harus mencakup beberapa hal berikut:
- Memahami pengertian administrasi
- Meningkatkan kinerja staf kantor dalam mengatur dan mengelola administrasi kantor di berbagai bidang
- Menerbitkan standar pengarsipan yang tepat
- Kembangkan dan kelola aset perusahaan
- Mampu mengembangkan prosedur administrasi
- Mampu mengendalikan dan merencanakan anggaran administrasi
- Membuat laporan tentang kegiatan perusahaan mulai dari penggajian, kegiatan pengiriman dan lainnya
- Meski begitu, tugas utama administrator tergantung pada perusahaan. Untuk memastikan bidang ini akan memastikan kinerja perusahaan yang efisien di semua departemen. Mereka bertindak sebagai jembatan antara manajemen dan karyawan.
Administrasi kantor adalah salah satu elemen yang terkait dengan efisiensi dan produktivitas pekerjaan perusahaan.
Mereka memberikan informasi yang dibutuhkan oleh berbagai departemen sehingga setiap deskripsi pekerjaan dan perencanaan untuk setiap manajemen tercapai.
Mereka menyediakan kebutuhan berbagai departemen, membangun peraturan dan budaya perusahaan.
Tampaknya, bidang ini seperti tersesat di bumi, meskipun administrasi adalah kunci utama untuk kelancaran regulasi perusahaan.
Baca Juga :
Demikian pembahasan tentang pengertian administrasi besrerta ciri-ciri, fungsi dan juga perannya. Semoga bermanfaat, dan Terima kasih.
