Bagi perusahaan dagang, selain membutuhkan buku besar pembantu utang juga membutuhkan buku besar lainnya yang disebut sebagai buku besar pembantu piutang dagang. Dengan adanya buku ini, maka segala transaksi piutang perusahaan dapat tercatat dan tersimpan dengan baik. Jika kalian ingin tahu seperti apa contoh buku besar pembantu piutang dagang dan juga fungsinya, yuk simak rinciannya berikut.
Buku besar pembantu piutang dagang termasuk salah satu jenis buku besar pembantu yang wajib dimiliki oleh perusahaan dagang. Termasuk perusahaan kecil seperti UMKM atau sekedar minimarket pun wajib memilikinya. Dengan adanya catatan piutang, maka perusahaan dapat melacak semua jenis piutang baik yang sudah terbayarkan atau belum.
Pengertian Buku Besar Pembantu Piutang Dagang
Buku besar pembantu piutang dagang adalah bagian dari buku besar pembantu (subsidiary ledger) yang berisikan detail transaksi keuangan berupa piutang perusahaan dalam periode waktu tertentu. Dengan adanya buku ini, maka nantinya dapat menjelaskan secara lebih rinci terkait transaksi yang terdapat pada buku besar umum.
Dalam buku akuntansi satu ini tersimpan beragam daftar klien / konsumen yang memiliki utang terhadap penjualan barang dagang. Semua informasi terkait transaksi dengan pihak klien tersebut pun akan tercatat. Mulai dari nomor faktur, keterangan transaksi, tanggal transaksi, dan jumlah piutang.
Buku ini akan memisahkan tiap akun untuk masing-masing pihak klien yang berutang. Jadi, riwayat transaksi perusahaan bisa dengan mudah dilacak karena mencerminkan setiap transaksi piutang yang pernah dilakukan.
Karena akun piutang dagang dibuat rincian per klien, maka jika terdapat 100 klien yang berhutang tentunya akan dibuat dalam 100 akun masing-masing. oleh karena itu, buku ini membutuhkan halaman dengan jumlah yang berlembar-lembar banyaknya.
Dengan begitu, akun ini akan membantu memberikan informasi tambahan bagi akun piutang dagang utama. Yang mana akun piutang dagang utama tidak mencatat informasi detail terkait klien yang berutang.
Dalam pencatatannya, buku besar pembantu piutang dagang berkebalikan dengan buku besar pembantu utang dagang. Hal ini karena buku besar pembantu utang dagang wajib direkonsiliasikan terhadap jumlah saldo utang dagang yang terdapat dalam buku besar.
Jadi, apabila sebuah perusahaan tidak ingin mengalami kerugian akibat pembayaran utang yang dilanggar akibat jatuh tempo, maka mereka wajib memiliki buku ini. Dengan adanya buku ini mereka pun dapat melacak setiap transaksi sehingga dapat melakukan follow up terhadap klien yang sudah jatuh tempo.
Fungsi Buku Besar Pembantu Piutang Dagang
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, bahwa fungsi utama buku besar pembantu satu ini adalah untuk mencatat setiap transaksi piutang dagang perusahaan. Dengan begitu, siapa saja yang berutang dan kapan tanggal jatuh temponya dapat diketahui dengan baik. Namun, selain itu juga masih ada beberapa fungsi lainnya seperti:
- Memberikan rincian yang lebih jelas dari setiap transaksi piutang yang terdapat di buku besar utama.
- Mencegah kecurangan atau fraud yang dilakukan oleh tim internal perusahaan.
- Membuat sistem operasional usaha dagang suatu perusahaan menjadi lebih baik dan tertata.
- Membantu pihak perusahaan untuk memfollow up tagihan hutang pelanggan yang telah jatuh tempo.
- Menyediakan rincian detail terkait demografi pelanggan yang telah melakukan hutang piutang.
- Menyediakan rincian detail masing-masing akun piutang usaha sehingga terhindar dari kerumitan.
- Membantu menganalisa kondisi keuangan perusahaan agar dapat membuat kebijakan yang lebih baik.
- Memberikan informasi yang bermanfaat bagi pengelola manajemen perusahaan dalam menentukan visi misi dan target perusahaan.
- Mempermudah pengelolaan kewajiban lancar dan aktiva lancar perusahaan.
Sumber Pencatatan Buku Pembantu Piutang
Dalam mencatat transaksi, seorang akuntan harus menyertakan bukti transaksi yang telah disepakati bersama. Dalam akuntansi, bukti transaksi dipegang oleh 2 pihak yaitu pihak perusahaan yang merupakan lembar asli dan pihak klien yang berupa lembar salinan.
Nah, berikut ini beberapa bukti transaksi yang dapat dijadikan sumber pencatatan contoh buku besar pembantu piutang dagang:
- Kwitansi
- Nota penjualan
- Bukti penerimaan piutang
- Faktur penjualan
- Nota kredit
- Bukti penerimaan kas
Dalam proses pencatatannya, sumber transaksi tersebut tidak langsung dicatat ke dalam buku besar pembantu piutang, melainkan dimasukkan dulu ke dalam jurnal piutang atau jurnal penghapusan piutang tak tertagih.
Nah, apabila pencatatan saldo buku besar pembantu sudah selesai, maka dibuatlah daftar saldo piutang yang mengacu pada data yang terdapat pada buku tersebut.
Cara Membuat Buku Besar Pembantu Piutang Dagang
Sebelum kalian memutuskan melakukan pencatatan buku besar, pastikan untuk memahami dengan baik terkait langkah-langkah membuat buku besar pembantu sebagai berikut:
1. Kumpulkan Catatan Transaksi Kredit
Pertama, kalian harus merekapitulasi transaksi yang dilakukan secara non tunai atau kredit. Semua jenis transaksi kredit harus dicatat. Kalian bisa mendapatkannya dari jurnal ataupun dari bukti transaksi yang tersedia.
Diantaranya yaitu transaksi piutang berjalan, data piutang, piutang tak tertagih, penerimaan utang, hingga penghapusan utang. Semua akan dicatat ke dalam buku besar pembantu satu ini.
2. Masukan Data ke Dalam Buku Besar
Selanjutnya, jika sebelumnya sudah mengumpulkan catatan transaksi kredit secara lengkap, maka kalian tinggal memasukkan data yang ada ke dalam buku besar.
Perlu kalian ingat, bahwa pencatatan harus sesuai dengan periode yang dipilih. Selain itu, kalian juga harus mencatat beberapa jurnal lainnya seperti jurnal penerimaan kas maupun jurnal penjualan ke dalam buku besar.
3. Susun Buku Besar Pembantu secara Lengkap
Apabila langkah selanjutnya sudah kalian lakukan dengan baik, selanjutnya tinggal menyusun buku besar pembantu dengan cara memindahkan detail catatan transaksi piutang dari buku besar ke buku besar pembantu.
Pastikan untuk menyertakan detail yang lengkap seperti tanggal transaksi, detail transaksi, debet, kredit, identitas debitur, dan data lain yang diperlukan.
Contoh Buku Besar Pembantu Piutang Dagang
Untuk membantu memudahkan kalian dalam memahami buku besar pembantu satu ini, maka kami berikan contoh soal buku besar pembantu piutang dagang berikut ini:
Sebuah perusahaan bernama CV Jaya Abadi Material memiliki sistem pencatatan transaksi sebagai berikut:
Untuk penerimaan utang yang dilakukan pada bulan Agustus 2022 yaitu sebagai berikut dengan menyertakan kode bukti kas:
Contoh akun Piutang Usaha yang terdapat di buku besar yang menjadi acuan untuk pencatatan buku besar pembantu piutang dagang:
Nah, apabila data sudah tercatat di buku besar (buku besar umum) seperti di atas, maka kita buat masing-masing akun piutang untuk tiap buku besar pembantu piutang dagang seperti halnya salah satu contoh berikut:
Dari keempat pihak debitur sudah tercatat semua dalam buku besar pembantu, maka selanjutnya kita bisa membuat rincian daftar saldo piutang yang digunakan sebagai ringkasan transaksi. Berikut tabelnya:
| No. | Debitur | Saldo |
| 1 | CV Gilang Raharga | Rp 5.000.000 |
| 2 | PD Cahaya Sentosa | Rp 4.000.000 |
| 3 | UD Merdeka | Rp 2.800.000 |
| 4 | CV Agung Makmur | Rp 3.000.000 |
| Total | Rp 14.800.000 |
Nah, itu dia beberapa contoh buku besar pembantu piutang dagang beserta langkah-langkah membuatnya yang dapat kalian ikuti, sampai jumpa lagi di artikel yang akan datang!
