Tugas Sekretaris – Dapat dipastikan hampir disetiap organisasi baik itu Pramuka, PMR, ataupun Pencinta Alam, pastilah memiliki posisi jabatan yang disebut “sekretaris”, begitu juga di SHUNT,
dimana posisi sekretaris sangat penting, dalam struktur organisasi posisi sekretaris selalu berada tidak jauh (dibawah / disamping) dari posisi pemimpin.
Sesuai dengan AD/ART bahwa sekretaris adalah salah satu pembantu pemimpin. sehingga dengan posisi tidak jauh dari pemimpin sudah menandakan bahwa
seorang sekretaris memiliki peran dan tugas yang sangat penting dan sangat berpengaruh terhadap berjalannya roda keorganisasian.
Pengertian Sekretaris
Sekretaris adalah pintu masuk dari sebuah organisasi sebelum bertemu ketua atau pemimpin organisasi.
Sebab apa-apa yang berkenaan dengan organisasi harus melewati sekretaris terlebih dahulu. misalkan Surat, segala surat yang masuk keorganisasi baik sebuah pemberitahuan,
pinjam ruang atau alat hingga delegasi seharusnya lewat sekretaris terlebih dahulu baru sampai ke pemimpin atau ketua kemudian di disposisikan (diteruskan) kebagian yang berwenang.
Selain Surat, Sekretaris pulalah yang harus menerima tamu dari luar organisasi sebelum bertemu dengan pemimpin organisasi, sekaligus menggantikan pemimpin apabila pemimpin tidak bisa hadir. lebih lanjut akan dibahas pada bagian peran dan tugas pokok sekretaris.
Peran Sekretaris Organisasi
Ibarat sebuah film Sekretaris adalah salah satu tokoh yang mempunyai tanggung jawab besar terhadap pimpinan dan anggota di mana seorang sekretaris dituntut untuk selalu komunikatif dan menjadi penunjang dalam suatu organisasi.
1. Peran Sekretaris terhadap Pimpinan
- Sekretaris berperan sebagai penghubung antara pemimpin dengan orang/organisasi lain baik melalui surat, telepon atau media lain.
- Jadi semuanya sekretaris yang menerima.
- Menjadi sumber informasi dan penunjang bagi pemimpin.
- Sebagai perpanjangan tangan pemimpin kepada anggota.
- Sebagai Wakil (alternatif) pemikiran Pemimpin saat keadaan tertentu.
2. Peran Sekretaris Terhadap Anggota
- Sebagai penghubung antara Anggota dengan Pemimpin.
- Menjadi pengawas, motivasi, dan kebijakan atas kinerja anggota dalam organisasi sebagai bentuk perpanjangan tangan pemimpin.
Tugas Pokok Sekretaris Organisasi
Tugas sekretaris tidaklah jauh dari peranan yang diembankan hanya saja tugas sekretaris satu organisasi dengan tugas sekretaris organisasi lain belum tentu sama,
semua dikembalikan kepada AD/ART masing-masing yang mengatur tentang tugas-tugas sekretaris. Namun secara umum terdapat 8 tugas sekretaris dalam organisasi :
Menjalankan Perintah Pimpinan
Sebagai bawahan pemimpin seorang sekretaris mempunyai kewajiban untuk menjalankan perintah pemimpin dalam rangka menjalankan organisasi. Seperti :
- Mencari informasi
- Mengumpulkan data
- Membuatkan naskah pidato, dll.
Membantu Pekerjaan Pimpinan
Sekretaris juga memiliki kewajiban membantu pekerjaan pemimpin seperti menggantikan pemimpin apabila pemimpin berhalangan hadir, memantau dan memastikan program kerja organisasi berjalan sesuai dengan rencana.
Penghubung Antara Pemimpin dan Anggota
Seorang sekretaris berkewajiban menyampaikan kebijakan (yang perlu diketahui) kepada anggota baik melalui selebaran ataupun broadcast message. Ataupun sebaliknya, menyampaikan kritik, saran atau aspirasi dari anggota kepada pemimpin.
Penghubung Pemimpin dengan Orang di luar OrganisasiSeorang sekretaris memiliki sebagai pintu gerbang ketika ada orang atau organisasi lain hendak menghubungi atau bertemu pemimpin.
Melakukan korespondensi
Melakukan Korespondensi artinya seorang sekretaris bertugas mencatat dan menerima surat yang datang ke organisasi sebelum sampai atau didisposisikan kepada pemimpin/kebagian/divisi lain dalam organisasi untuk ditindaklanjuti, selain menerima surat, sekretaris juga harus bisa membuat surat ketika dibutuhkan.
Pengarsipan
Sekretaris bertugas mengarsipkan dokumen-dokumen penting seperti proposal, surat masuk, surat keluar dan dokumen lain yang dianggap bernilai.
Mengatur Jadwal
Seorang sekretaris bertugas menyusun jadwal pertemuan atau rapat pengurus secara periodik untuk membahas perkembangan program kerja pengurus. Sekretaris juga mengatur jadwal pertemuan pemimpin dengan organisasi lain.
Kreatif
Tugas kreatif sekretaris ini berhubungan dengan aspek penunjang yang diminta pemimpin atau tuntutan keadaan dan biasanya unik. Seperti :
- Menyiapkan rencana kerja
- Menyusun poin-poin yang akan dibahas dalam rapat
- Hingga kebijakan-kebijakan yang bersifat darurat.
Tugas-tugas khusus
Tugas khusus sekretaris yang dimaksud adalah jenis tugas yang tidak setiap hari dilakukan oleh sekretari. Tugas khusus ini dilakukan apabila mendapat perintah langsung atau instruksi khusus dari pimpinan kepada sekretaris, dan biasanya, penyelesaian secara khusus pula.
Dengan kata lain, tugas khusus ini tidak sering dilakukan, akan tetapi harus dilaksanakan sebaik-baiknya karena, ada unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris harus mampu menyimpan rahasia perusahaan dan dipercayakan untuk menyelesaikan tugas tersebut.
Tugas-tugas istimewa
Tugas istimewa sekretaris ini biasanya menyangkut keperluan pimpinan. Tugas ini seperti membatnu mempersiapkan semua alat kantor yang diperlukan oleh pimpinan. Tugas istimewa lainnya seperti menjadi penghubung antara pimpinan dengan clien/relasi.
Baca Juga :
- Pengertian Jurnal Penutup
- Akuntansi Biaya Untuk Overhead Pabrik
- Akumulasi Biaya Proses Perhitungan
- Macam – macam Bukti Transaksi
Demikian pembahasan tentang tugas dan peran sekretaris dalam suatu organisasi. Semoga bermanfaat.
