Seperti namanya surat teguran adalah mekanisme untuk mendisiplinkan karyawan dan pegawai yang umum digunakan perusahaan atau instansi pemerintah. Begini contoh surat teguran karyawan dan PNS yang bisa anda simak dibawah ini.
Sebagai informasi, surat teguran diberikan pada karyawan yang melakukan kesalahan atau pelanggaran yang tidak lain bertujuan mengingatkan karyawan atau pegawai akan peraturan kantor yang harus dipenuhi dan dilakukan semua pihak. Hal ini penting agar karyawan atau pegawai menjadi lebih disiplin karena akan mendapatkan teguran dalam bentuk tertulis dan juga lisan.
Contohnya saja apabila terdapat pegawai yang tidak masuk kantor selama berhari hari tanpa keterangan jelas maupun surat izin. Hal ini pastinya akan mempengaruhi performa dari kinerja perusahaan atau instansi, dan juga akan membuat kesan kantor yang disepelekan oleh karyawan dan pegawai tersebut. Maka dari itu, surat teguran akan menjadi pengingat sekaligus sanksi tertulis yang menjadi bukti pelanggaran agar tidak terjadi berulang-ulang.
Apabila karyawan atau pegawai masih melakukan kesalahan yang berulang-ulang maka sanksi lebih tegas pun bisa diterapkan dengan surat teguran ke dua hingga surat pemecatan atau surat pemutusan kerja (PHK). Perlu anda ketahui bahwa terdapat tiga jenis surat peringatan pertama dan kedua diberikan untuk kesalahan yang masih bisa ditoleransi oleh kantor dengan asumsi pelanggaran tidak masuk dalam kategori berat. Sedangkan surat peringatan ketiga untuk pelanggaran yang lebih berat, hingga pemutusan hubungan kerja.
Struktur Surat Teguran Karyawan
Berdasarkan pasal 161 UU Ketenagakerjaan, karyawan tidak bisa diberhentikan begitu saja jika membuat pelanggaran dimana terdapat tahapan berupa diberi SP1 sampai SP3 baru dapat diputus status kerjanya. Kecuali jika memang pemberhentian kerja sepihak terdapat di surat perjanjian kerja sebelumnya.
Berikut format dan struktur penulisan surat teguran yang bisa anda simak dibawah ini.
- Memuat informasi dasar karyawan seperti nama lengkap, jabatan, divisi, dan tempat karyawan
- Alasan karyawan yang bersangkutan dianggap perlu diberi surat peringatan
- Tanda tangan dan nama dari pembuat surat peringatan di atas materai
Sebagai catatan bahwa surat peringatan diberikan karena pelanggaran yang mengacu pada poin-poin dalam surat perjanjian dimana surat peringatan karyawan jangka waktu enam bulan. Surat peringatan ini dibuat oleh divisi HR untuk mengawasi dan memberikan surat peringatan pada karyawan.
Contoh Surat Teguran Karyawan dan PNS
Berikut contoh surat teguran karyawan dan PNS yang bisa menjadi referensi anda.
Contoh Surat Teguran PNS
SURAT TEGURAN
Nomor : 123/ …. /……
Surat teguran ini ditujukan kepada :
Nama : …………………………..
NIP : ……………………………….
Jabatan : ………………………………………
Unit Kerja : …………………………………………
Alamat : …………………………………………..
Surat teguran ini dikeluarkan karena yang bersangkutan sudah terbukti bersalah melanggar aturan dan tata tertib di Sekolah ……………… Kota Lhokseumawe berupa :. “Pulang sebelum waktu kerja selesai selama …. hari berturut-turut”. Kami berharap dengan adanya surat teguran ini dapat menjadi perhatian bagi yang bersangkutan. Kami juga berharap agar yang bersangkutan tidak mengulangi kesalahan di kemudian hari, demi menciptakan lingkungan kerja yang kondusif dan patuh pada peraturan yang berlaku.
Demikian surat teguran ini dikeluarkan, untuk dijadikan bahan perhatian dan perbaikan disiplin ke depannya. Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.
Lhokseumawe, …………………….
Kepala ……………………
Kota Lhokseumawe
Tanda Tangan
Nama
NIP
Tembusan :
- Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Lhokseumawe
- Arsip
Contoh SP1 Surat Teguran Karyawan
PT Permata Berkah Abadi
Ruko Agung Jaya Kav. 1, B-8, Yogyakarta
Telp. (0274) 668020
Nomor: SP/006/10/2023
Lampiran: 1 (satu) berkas
Perihal: Surat Peringatan
Kepada Yth.
Saudara Fitrianto
Staf Keuangan PT Permata Berkah Abadi
di tempat
Memperhatikan surat perjanjian kerja Penerbitan dan Pencetakan Majalah tertanggal 16 April 2021, dengan ini Direktur PT Permata Berkah Abadi menginformasikan.
Berdasarkan hasil evaluasi pemantauan yang telah dilakukan Tim Pengawas PT Permata Berkah Abadi. Kinerja Saudara Fitrianto selama bekerja sebagai staf keuangan dinyatakan dan dinilai tidak mengacu terhadap SOP karyawan yang ditetapkan perusahaan. Saudara Fitrianto tidak dapat melaksanakan tugas dengan baik seperti yang disepakati pada surat perjanjian kerja Penerbitan Pencetakan majalah. Oleh karenanya Saudara Fitrianto diberikan Teguran tertulis.
Demikian surat dibuat agar dilaksanakan dan disadari sebagaimana mestinya.
Jakarta, 16 November 2020
PT Permata Berkah Abadi
Alwiansyah
Direktur Utama
Contoh SP2 Tentang Pemotongan Insentif
PT. Mewah Indah Furniture
Jalan Melambai Nomor 20-23, Bandung
Telepon: 09228, Email: [email protected]
Nomor: SP/011/06/2023
Lampiran: 1 lembar
Perihal: Surat Peringatan Kedua (SP2)
Kepada Yth.
Saudara Bani Mahendra
Staf Pemasaran PT. Mewah Indah Furniture
di tempat
Sebagai tindak lanjut dari Surat Peringatan Pertama (SP 1) yang sebelumnya sudah disampaikan kepada Saudara Bani Mahendra, perusahaan harus mengeluarkan Surat Peringatan Kedua (SP 2) karena Saudara tidak menunjukkan sikap positif dan usaha untuk memperbaiki diri sebagai respons atas SP 1 tersebut.
Melalui surat peringatan tahap kedua ini, perusahaan terpaksa harus memberlakukan sanksi tegas berupa Pemotongan Insentif Karyawan sebesar 50% selama 3 bulan.
Apabila Saudara Bani Mahendra tidak kunjung memperlihatkan respons yang baik dan performa kerja yang optimal ke depannya, maka Surat Peringatan Ketiga (SP 3) akan perusahaan keluarkan dengan segera. Artinya, Saudara akan diputus hubungan kerjanya dengan PT. Mewah Indah Furniture.
Demikian, besar harapan kami agar Saudara Bani Mahendra mau mengevaluasi diri dan menunjukkan performa kerja yang kembali baik demi kemajuan perusahaan.
Bandung, 18 Mei 2023
Kepala Bagian Personalia,
Ahmad Mabruk
Contoh surat SP3
PT. TERANG INDO
Jalan Perkantoran Raya Nomor 35-38 B, Jakarta
Telepon: 092020, Email: [email protected]
Nomor : SP/020/04/2023
Lampiran: 1 lembar
Perihal: Surat Peringatan Ketiga (SP 3)
Kepada Yth.
Saudara Ilham Pamungkas
Staf Keuangan PT. Terang Indo
di tempat
Dengan ini, perusahaan mengeluarkan Surat Peringatan Ketiga sekaligus pemberitahuan Pemutusan Hubungan Kerja. Keputusan ini kami ambil berdasarkan pelanggaran yang terus menerus Saudara lakukan sehingga sudah tidak dapat kami berikan toleransi lagi.
Saudara Ilham Pamungkas tercatat memiliki ketidakhadiran tapa keterangan yang jelas selama 6 bulan berturut-turut. Selain itu, Saudara tidak memberikan laporan yang lengkap, benar dan tepat waktu selama periode tersebut.
Demi menjaga jalannya perusahaan dan menghindari kerugian yang lebih besar, kami memutuskan untuk menjatuhkan Pemutusan Hubungan Kerja kepada Saudara ilham Pamungkas. Honor Saudara akan kami berikan pada akhir bulan tanggal 30 Juni 2023.
Demikian Surat Peringatan Tahap Ketiga in kami keluarkan agar diperhatikan dan dipatuhi ole Saudara Ilham Pamungkas
Jakarta, 18 Mei 2023
PT. Terang Indo
Baharudin Bahari
Direktur Utama
Demikian informasi mengenai contoh surat teguran karyawan dan PNS. Semoga berguna dan bermanfaat serta bisa menjadi referensi anda.
