Enterprise Resource Planning adalah salah satu komponen penting dalam pengelolaan data bisnis dan sumber daya suatu perusahaan. Sayangnya, banyak perusahaan yang masih belum mampu memanfaatkannya secara optimal.
Dengan memanfaatkan Enterprise Resource Planning (ERP) dengan baik, maka perusahaan dapat melakukan kegiatan perencanaan secara lebih optimal. Seperti yang kita tahu, bahwa ada tiga elemen penting yang berkaitan dengan sumber daya perusahaan yakni planning, resource, dan enterprise. Nah, untuk mempelajari lebih lanjut tentang apa itu ERP, yuk cek rinciannya berikut.
Pengertian Enterprise Resource Planning Adalah?
Enterprise Resource Planning adalah sebuah sistem pengelolaan sumber daya yang meliputi SDM, keuangan, alat mesin, bahan baku, waktu, serta kapasitas yang mengacu pada aspek perencanaan.
Prosesnya dilakukan dengan software dan teknologi database yang terintegrasi sehingga dapat digunakan untuk menganalisis serta mengelola data bisnis dari beberapa sumber yang berbeda.
Fungsi utamanya yakni sebagai alat untuk untuk melakukan integrasi dalam suatu organisasi serta proses produksi. Nantinya diharapkan dapat memfasilitasi beberapa aspek sekaligus seperti halnya produksi, waktu nyata, hingga respons konsumen.
Tak hanya itu, dengan adanya Enterprise Resource Planning maka suatu perusahaan dapat mengakses informasi secara real time dan juga akurat terhadap aktivitas bisnis yang berlangsung di suatu lingkungan perusahaan.
Singkatnya, ERP merupakan sebuah model sistem informasi (berbasis perangkat lunak digital) yang digunakan untuk mengotomatisasi sebuah proses bisnis dalam suatu perusahaan. Dengan adanya ERP ini, maka kebuntuan yang terjadi akibat hambatan fungsi tradisional dapat diminimalisir.
Walau demikian, penerapan sistem ERP bagi sebuah perusahaan bukanlah hal yang mudah. Bahkan akan membutuhkan waktu bertahun-tahun karena kompleksitasnya benar-benar memengaruhi semua unsur yang terdapat dalam perusahaan tersebut.
ERP saat ini menjadi sebuah software yang dijual secara komersial. Hal ini karena sebagian besar perusahaan lebih memilih untuk menggunakan sistem yang sudah jadi dibandingkan harus membuat sistem sendiri yang tentunya membutuhkan biaya lebih besar dan risiko yang lebih tinggi.
Beberapa produk ERP yang saat ini telah dikembangkan secara optimal dan juga telah diakui oleh pasar yakni Oracle, SAP, PeopleSoft Inc, J.D. Edwards & Co., dan Baan.
Umumnya, paket ERP ini akan dijual ke suatu perusahaan dalam bentuk modul sesuai dengan penerapan proses standar. Penerapan modul ERP ini bisa diterapkan di hampir semua perusahaan. Di Indonesia sendiri pun sudah banyak perusahaan besar yang menerapkan ERP ini.
Fungsi Enterprise Resource Planning (ERP) bagi Perusahaan
Selain mampu membantu pengelolaan bisnis secara lebih efisien, ERP juga memiliki beragam fungsi menaik lainnya seperti halnya:
- Akses Informasi Bisnis: Dengan adanya ERP, maka perusahaan dapat dengan mudah melakukan akses informasi bisnis secara terintegrasi dan juga real time (waktu nyata).
- Pengambilan Keputusan: Karena dapat mengakses suatu informasi secara realtime, maka suatu organisasi atau perusahaan dapat dengan mudah mengambil keputusan yang tepat.
- Optimalisasi Proses Bisnis: Tanpa adanya ERP, maka proses bisnis akan begitu ribet, khususnya bagi perusahaan berskala besar. Oleh karena itu, ERP akan menjembatani pengelolaan semua aktivitas bisnis dari satu sistem.
- Produktivitas Bisnis: dikarenakan waktu yang digunakan untuk pengelolaan aspek bisnis berkurang, maka tingkat produktivitas bisnis dapat lebih meningkat. Hal ini juga berpengaruh terhadap tingkat efisiensi operasional.
- Kepuasan Pelanggan: Dengan memastikan bahwa semua pesanan pelanggan dapat diproses dalam waktu yang cepat sesuai kesepakatan, maka kepuasan pelanggan akan didapatkan oleh perusahaan.
- Fleksibel terhadap Perubahan: ERP memungkinkan bagi sebuah bisnis untuk melakukan perubahan pada konsep dan sistem bisnisnya sehingga bisa dikelola secara lebih mudah sesuai dengan kebutuhan.
Perbedaan ERP dan CRM
Seringkali, Enterprise Resource Planning (ERP) disamakan dengan Customer Relationship Management (CRM). Padahal, keduanya merupakan hal yang berbeda walau sama-sama masih dalam r uang lingkup sistem pengelolaan perusahaan.
Hanya saja, cakupan dari CRM ini lebih spesifik pada sesuatu yang berhubungan dengan pelanggan layaknya penjualan, pemasaran, dan pelayanan pelanggan. Jika kita uraikan secara lebih spesifik, maka berikut kita uraikan perbedaannya:
| Perbedaan | ERP | CRM |
| Modul | Memiliki beberapa modul berbeda | Hanya memiliki satu modul saja |
| Fokus | Pengelolaan sumber daya perusahaan | Pengelolaan hubungan dengan pelanggan |
| Tujuan | Penyedia informasi real time terkait aspek bisnis | Menyediakan informasi terkait kebutuhan pelanggan |
| Manajemen | Keuangan, SDM, supply chain, inventory | Kontak, interaksi pelanggan, database |
Jenis-Jenis Enterprise Resource Planning
Bila kita bedakan berdasarkan implementasinya, maka ERP dibedakan menjadi beberapa kategori yang berbeda. Berikut contohnya:
1. Cloud ERP
Merupakan jenis ERP yang memungkinkan bagi para penggunanya untuk mengakses sistem dan database melalui jaringan cloud. Karena sepenuhnya mengandalkan jaringan pihak ketiga, maka pihak perusahaan tidak memerlukan biaya lagi untuk membeli hardware dan softaware.
Akan tetapi, jenis ERP ini biasanya diharuskan untuk berlangganan bulanan dan aksesnya pun disesuaikan dengan jenis langganan tersebut. Karena data disimpan di internet, maka pelanggan dapat mengaksesnya di mana saja dan kapan saja.
2. Open Source ERP
Merupakan jenis ERP yang menggunakan lisensi sumber terbuka atau open source. Selain lebih bebas dalam menggunakannya dan tidak terikat pada batasan unduhan maupun instalasi, sistem ini pun dapat dikembangkan sendiri sesuai kebutuhan.
Sayangnya, sistem ERP dengan jenis open source cukup jarang ditemui saat ini. Tak hanya itu, faktor keamanan juga menjadi masalah tersendiri apabila pihak developer atau pengembang tidak lagi melakukan pembaruan atas sistemnya.
3. On Promise ERP
Berkebalikan dengan Cloud ERP, on Promise ERP merupakan jenis Enterprise Resource Planning yang dijalankan di server milik perusahaan. Jadi, pihak perusahaan harus menyimpan data server tersebut pada perangkat yang sepenuhnya milik perusahaan tersebut.
Walaupun memiliki kontrol penuh akan data-data yang ada di dalamnya, namun metode ini memerlukan biaya awal yang besar untuk membeli perangkat keras dan software yang digunakan untuk server. Biaya manajemen atau perawatannya pun tak kalah besar.
4. Hybrid ERP
Seperti namanya, Hybrid ERP dibuat dengan menggabungkan antara cloud ERP dan On Promise ERP. Dengan ini, maka perusahaan dapat dengan mudah mengakses data yang diperlukan baik di server lokal maupun di cloud.
Dengan sistem ini, maka prosesnya akan lebih fleksibel dan skalabel. Akan tetapi, modal yang diperlukan lebih tinggi karena selain harus membeli server cloud juga harus memiliki server pribadi yang harus disediakan oleh perusahaan. Untuk mengurangi biaya, biasanya perusahaan menggunakan server lokal hanya untuk membackup data yang terdapat di cloud.
Kelebihan dan Kekurangan ERP bagi Bisnis
Ini dia beberapa kelebihan ERP beserta kekurangannya yang perlu kalian perhatikan sebelum memutuskan untuk mengimplementasikannya di perusahaan kalian:
Kelebihan ERP:
- Mampu mengurangi kemungkinan terjadi kesalahan data
- Meningkatkan ketersediaan data secara akurat dan real time
- Meningkatkan efektivitas serta efisiensi proses bisnis
- Mampu menyediakan segala informasi yang dibutuhkan secara akurat
Kekurangan ERP:
- Implementasinya begitu kompleks dan butuh waktu lama
- Biaya pemeliharaan maupun implementasinya tinggi
- Penyesuaian yang terkadang tidak berjalan optimal
- Risiko bila terjadi masalah pada sistem ERP
Nah, itu dia beberapa hal yang perlu diperhatikan seputar Enterprise Resource Planning adalah beserta kelebihan dan kekurangannya. Semoga bermanfaat!
