Nota kontan adalah suatu benda yang tentu sudah tidak asing lagi bagi orang-orang yang berkecimpung di dunia bisnis. Nota ini menjadi alat yang menunjang transaksi agar lebih jelas dan transparan. Dengan begitu, maka pihak penjual dan pembeli tidak akan berpotensi mengalami kerugian.
Jika sebuah transaksi tidak disertai dengan nota, tentu hal ini cukup mengkhawatirkan karena bisa saja salah satu pihak melakukan kesalahan, baik disengaja ataupun tidak. Agar lebih mengenal karakteristik nota yang kontan, simak ulasan lebih lengkap di artikel ini.
Apa itu Nota Kontan?
Secara umum, pengertian nota kontan adalah bukti transaksi yang diterbitkan oleh pemilik usaha dan diberikan kepada konsumen atau pelanggannya.
Dengan adanya nota ini, maka transaksi bisa langsung diselesaikan tanpa perlu menunggu tanggal jatuh tempo. Hal ini cukup berbeda dengan nota kredit atau nota debit yang masih berhubungan dengan utang piutang yang terjadi antara dua pihak.
Nota jenis ini dikeluarkan sebagai bukti transaksi oleh penjual saat pembelinya membeli barang secara lunas. Jadi, pembeli membeli barang dalam satu waktu dan langsung melunasi pembayarannya.
Dikarenakan proses transaksinya yang tidak membutuhkan jatuh tempo, maka nota ini disebut dengan nota tunai.
Seperti halnya jenis nota lainnya, nota cash harus dibuat dengan menerapkan salinan, yakni minimal dua rangkap. Kemudian, nota asli ini diberikan kepada konsumen, sedangkan duplikatnya disimpan oleh penjual sebagai arsip. Nota kontan masuk ke dalam jurnal pengeluaran kas.
Adapun informasi yang terdapat di dalam nota umumnya seperti nama perusahaan, nomor nota, tanggal transaksi, jenis barang, jumlah barang, harga per item, total harga, nama penerima, dan stempel toko.
Fungsi Nota Kontan
Seperti halnya jenis nota lain, nota tunai sendiri memiliki sejumlah fungsi. Beberapa fungsi yang harus diperhatikan yakni sebagai berikut:
1. Penyimpan Informasi
Fungsi nota kontan yang pertama adalah untuk menyimpan informasi terkait transaksi antara penjual dan pembeli. Contohnya seperti informasi terkait jenis barang yang dibeli dan jumlah barang yang laku.
Nota tunai di masa kini cenderung lebih fleksibel karena bisa dibayar menggunakan metode transfer. Asal dibayar ketika membeli barang, maka transaksi tersebut masih digolongkan sebagai transaksi dalam nota kontan.
2. Alat Bukti Transaksi
Fungsi nota tunai yang kedua adalah sebagai alat bukti transaksi terpercaya yang bisa disimpan oleh penjual maupun pembeli. Bisa dibilang, nota ini tergolong sebagai bukti pembelian yang sah karena dikeluarkan oleh badan usaha atau perusahaan secara resmi.
Contohnya, jika membeli barang elektronik dan ingin melakukan klaim garansi, maka umumnya terdapat perjanjian tertulis, yakni dalam bentuk nota kontan. Selain itu, nota tunai juga bisa digunakan apabila terjadi ketidaksesuaian produk. Alhasil, konsumen bisa mengklaim ke toko dengan membawa nota ini.
3. Dokumen Pengecekan
Kehadiran nota kontan sangat berguna bagi penjual karena dapat membantu mengecek stok barang yang tersisa. Contohnya, penjual bisa mengetahui total transaksi yang sudah dilakukan selama seminggu atau satu bulan. Cukup dengan melihat nota kontan tersebut, lalu sesuaikan dengan jumlah stok barang.
Jika ingin mengetahui ketersediaan stok sesudah penjualan, maka nota ini juga bisa dimanfaatkan. Adapun jumlah pendapatan yang diperoleh juga bisa dikelola dengan adanya dokumen ini.
4. Sebagai Acuan Data Penjualan
Nota cash juga berfungsi sebagai acuan data transaksi toko atau badan usaha. Jika terjadi kesalahan dalam mencatat laporan penjualan, maka nota ini dapat membantu untuk memastikan kevalidannya.
Nota jenis ini memang tergolong valid karena umumnya terdapat logo perusahaan, tanda tangan kasir, dan bukti autentik lainnya.
Format Nota Kontan
Perlu diketahui bahwa bentuk nota kontan umumnya persegi panjang. Dalam dokumen transaksi ini, formatnya dibuat secara jelas dan rigid. Format tersebut berisi beberapa jenis keterangan transaksi jual beli.
Ukuran nota adalah 10 x 16 cm atau seperempat kertas folio. Dikarenakan ukurannya yang kecil, maka tidak semua keterangan bisa muat di dalam dokumen tersebut. Adapun informasi yang terdapat di dalam nota jenis kontan yakni sebagai berikut:
- Nomor nota (berisi nomor transaksi sesuai urutan dalam satu hari)
- Tanggal transaksi (berfung untuk mengetahui waktu berlangsungnya transaksi)
- Jenis barang (dapat diisi dengan merk, warna, ukuran, atau keterangan mengenai produk lainnya).
- Harga barang per unit (diinput dalam jumlah harga yang jelas, jika ada diskon, maka tulislah di bagian totalan akhir).
- Jumlah barang yang dibeli (ditulis jelas secara detail untuk menghitung total pembayaran akhir).
- Total harga barang (hasil perkalian dari harga barang dengan jumlah yang dibeli.
- Tanda tangan pedagang (berguna untuk validasi transaksi, akan lebih baik jika dibubuhi stempel logo toko)
- Tanda tangan konsumen (untuk validasi transaksi yang disetujui kedua belah pihak).
- Stempel lunas (bersifat opsional, namun lebih baik dicantumkan untuk menambah keabsahan transaksi.
Cara Membuat Nota Kontan
Pada dasarnya, Anda bisa membeli nota siap pakai di toko alat tulis atau toko percetakan. Di dalamnya telah tertera informasi yang bisa diisi sesuai kolom yang tersedia. Selain itu, nota instan juga bisa dibeli secara custom jika ingin menambahkan item tertentu, misalnya seperti nama dan logo perusahaan.
Namun, perlu diketahui bahwa cara membuat nota cash saat ini bisa dilakukan dengan sistem online. Lalu, bagaimana caranya? Adapun langkah-langkah yang perlu dipraktikkan bisa disimak di bawah ini:
1. Gunakan Microsoft Excel
Langkah pertama membuat nota cash adalah memakai Microsoft Excel. Umumnya, program ini sudah terpasang secara otomatis di PC atau laptop yang berbasis Windows. Bukalah aplikasi Microsoft Excel. Tampilan awal program ini berupa kolom bergaris kosong.
2. Tulis Nomor Kode
Langkah berikutnya yang perlu dilakukan yakni menulis nomor kode barang dengan rapi di satu kolom. Setelah menuliskannya, periksa kembali dan pastikan tidak terjadi kesalahan.
Sedangkan kolom di sampingnya bisa diisi dengan nama barang sesuai nomor kode yang telah tercantum. Kemudian, masukkan jumlah barang pada kolom di samping nama barang secara manual.
3. Gunakan Rumus VLOOKUP
Agar lebih praktis, sebaiknya tulis nomor kode menggunakan rumus VLOOKUP. Hal ini bisa dilakukan jika barang yang ingin diinput cukup banyak.
Contoh formulanya yakni =IFERROR(VLOOKUP(C10,’DATA BARANG’!$3:$D$100,2,FALSE),””). Rumus ini bisa diinput di kolom jumlah barang. Oleh karena itu, jangan sampai salah memasukkannya.
Sedangkan formula yang bisa dimasukkan pada kolom harga satuan produk yakni =IFERROR(VLOOKUP(C10,’DATA BARANG’!$B$3:$D$100,3,FALSE””). Adapun formula untuk menuliskan total harga yakni =SUM(G10:G16).
Lalu, ada pula formula untuk memasukkan diskon. Jika ingin menginput potongan harga pada produk tertentu, maka jangan khawatir karena Microsoft Excel juga menyediakan rumus atau formulanya. Adapun rumus tersebut yakni =IF(G17>=10000000,G17*20%,IF(G17>=1000000,G17*10%,0)).
Nota kontan memiliki banyak keunggulan dan menjadi alat bukti transaksi yang kredibel di mata hukum Sudah selayaknya setiap toko atau badan usaha menggunakan nota untuk mendukung proses transaksi penjualan barang agar lebih aman.
