Dalam dunia bisnis purchase order merupakan salah satu komponen yang mempunyai peranan penting. Oleh karena itu, mungkin Anda akan membutuhkan contoh purchase order sebagai acuan dalam pembuatan.
Pada umumnya purchase order sering disingkat dengan PO dan sering juga disebut dengan faktur pembelian. Komponen bisnis ini diterbitkan oleh pihak yang menjual produk dan diberikan kepada pelanggan.
Fungsi utama dari purchase order adalah sebagai bukti transaksi yang sah. Pada ulasan berikut akan dibahas mengenai pengertian, fungsi, komponen contoh dan cara membuat purchase order. Pada dasarnya seorang pebisnis wajib paham mengenai PO selama menjalankan bisnisnya.
Pengertian Purchase Order
Sebenarnya ketika melihat contoh purchase order Anda akan langsung paham arti dari komponen bisnis tersebut. Pengertian dari purchase order adalah dokumen yang memuat demand atau permintaan terhadap suatu barang dan ditujukan kepada supplier atau pemasok.
Dalam sebuah dokumen PO akan memuat nama barang, harga, jumlah, serta nomor dari purchase order itu sendiri. Dengan demikian dalam dokumen PO akan memuat daftar kebutuhan pembeli terhadap barang. Semakin banyak barang yang diminta maka rincian pada dokumen akan semakin banyak pula.
Biasanya pemasok, baik vendor maupun supplier akan melakukan kontrak terlebih dahulu kepada pembeli. Tujuan utama dilakukannya kontrak tersebut adalah untuk menghindari berbagai macam resiko pada kegiatan pemesanan barang dengan menggunakan PO.
Purchase order seringkali disamakan dengan faktur, padahal keduanya merupakan hal yang berbeda. Keduanya memang sama-sama melibatkan pembeli dan pemasok dalam melakukan kegiatannya. Perbedaan dari PO dengan faktur terletak pada waktu diterbitkannya.
Dimana untuk purchase order akan diterbitkan ketika awal proses pemesanan barang dimulai. Sedangkan faktur atau disebut dengan invoice diterbitkan pada saat proses pemesanan selesai dilakukan sebagai dokumen tagihan pembayaran.
Fungsi Purchase Order
Telah dijelaskan sebelumnya bahwa purchase order mempunyai peran penting dalam kegiatan bisnis. Berikut beberapa fungsi dari pembuatan purchase order:
- Sebagai bukti yang sah terhadap pemesanan suatu barang.
- Sebagai komitmen dari penjual untuk menerima pesanan.
- Menghindari resiko dari proses pembelian barang, seperti kesalahan spesifikasi produk atau kuantitas pemesanan barang.
- Sebagai reminder untuk penjual agar melakukan penyediaan barang dengan jumlah yang disesuaikan pesanan.
- Mengantisipasi kesalahan harga terhadap barang sehingga harga yang harus dibayarkan konsumen saat penagihan nominalnya sama.
- Sebagai dokumen yang memuat hukum untuk menghindari perselisihan yang mungkin terjadi mengenai transaksi yang dilakukan.
- Untuk menyederhanakan sebuah inventaris dan pengiriman. Hal tersebut dikarenakan pesanan yang masuk dapat dilacak dengan menggunakan purchase order.
- Memudahkan departemen finance untuk menyiapkan anggaran biaya sehingga pada saat penagihan selalu siap membayar.
- Menjadi salah satu bukti bahwa suatu perusahaan telah melakukan proses transaksi dengan benar. Dimana pembuktian ini perlu ditujukan kepada bank atau kreditur, auditor, dan lembaga perpajakan.
Contoh Purchase Order Beserta Komponennya
Untuk lebih memahami tentang purchase order maka perhatikan contoh berikut:
Jika Anda melihat contoh purchase order tersebut tentu akan menemukan berbagai macam komponen di dalamnya. Hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan purchase order adalah komponen yang termuat di dalamnya.
Semakin lengkap dan detail komponen pada dokumen PO maka akan semakin bagus. Hal tersebut dikarenakan PO yang komponennya lengkap dan detail dapat meminimalisir kekeliruan yang mungkin menyebabkan kerugian pada perusahaan.
Berikut beberapa komponen penting yang harus termuat di dalam purchase order:
1. Identitas Pelanggan
Dalam dokumen purchase order penting sekali untuk mencantumkan identitas pembeli. Hal ini bertujuan untuk memudahkan persiapan barang serta pengiriman jika dibutuhkan. Identitas yang dicantumkan meliputi nama lembaga, nomor telepon, serta kontak dari pelanggan.
2. Rincian Produk
Rincian mengenai produk yang dipesan harus dicantumkan dalam PO. Hal ini bertujuan untuk menghindari terjadinya kesalahan pemesanan. Dengan adanya rincian pada purchase order maka dapat dilakukan pengecekan ulang, baik oleh pembeli maupun penjual mengenai barang yang dipesan.
Dimana rincian produk yang dimaksud terdiri dari nama produk, kuantitas produk, harga produk per unit, dan total biaya yang harus dibayarkan oleh pembeli.
3. Pengiriman
Metode pengiriman barang memang disediakan oleh penjual, namun pembeli mempunyai untuk memilih. Terkadang metode pengiriman ini akan bergantung pada permintaan dan kenyamanan pembeli.
Metode pengiriman merupakan kesepakatan penjual dan pembeli diawal pemesanan. Dengan demikian harus dicantumkan pada purchase order.
4. Detail pesanan
Komponen detail pesanan dalam PO mempunyai tujuan yang hampir sama dengan rincian produk. Dimana dengan adanya detail pesanan ini bertujuan untuk meminimalisir kesalahan ketika proses pengiriman.
5. Metode pembayaran
Metode pembayaran yang disepakati antara penjual dan pembeli harus dicantumkan dalam purchase order. Hal ini bertujuan untuk mempermudah penjual dalam melakukan konfirmasi pembayaran.
6. Nomor PO
Nomor purchase order merupakan nomor pesanan yang berguna untuk memudahkan pelacakan pesanan. Selain itu, nomor pesanan nantinya akan berguna sebagai nomor ketika dokumen akan diarsipkan.
7. Syarat dan ketentuan dari penjual
Pada umumnya penjual akan menerapkan beberapa syarat dan ketentuan kepada pembeli. Syarat dan ketentuan menjadi komponen yang harus dicantumkan pada purchase order. Hal ini bertujuan untuk mengingatkan kembali kepada pembeli terkait syarat dan ketentuan yang berlaku.
Cara Membuat Purchase Order
Setelah mempelajari contoh purchase order beserta komponen pentingnya, Anda dapat mulai untuk menyusun PO. Pada dasarnya purchase order menjadi kebutuhan di setiap perusahaan, sehingga menuntut para pebisnis mampu membuatnya.
Berikut terdapat dua cara yang dapat digunakan untuk membuat dokumen PO:
1. Secara manual
Purchase order dapat dibuat secara manual dengan menggunakan beberapa software, seperti Microsoft Word atau Microsoft Excel. Berikut langkah-langkah pembuatannya:
- Buka lembar atau dokumen baru pada Microsoft Word atau Excel.
- Design purchase order sesuai kebutuhan dengan mencantumkan berbagai komponen penting yang telah dijelaskan sebelumnya.
- Membuat tabel yang digunakan untuk informasi mengenai detail pesanan dan barang.
- Cantumkan seluruh informasi yang dibutuhkan ke dalam purchase order yang didesain secara manual.
2. Menggunakan tools online
Membuat purchase order secara manual terkesan lebih rumit, sehingga banyak yang memilih memanfaatkan tools online. Berikut langkah-langkah membuat PO dengan menggunakan tools online:
- Cari tools online yang dapat digunakan untuk membuat purchase order.
- Kemudian Anda akan diarahkan pada laman yang berisi beberapa template dari PO.
- Pilih template tersebut dan masuk ke menu edit untuk mengisi informasi sesuai dengan template PO yang dipilih.
- Setelah seluruh informasi yang dibutuhkan dicantumkan dalam PO, maka lakukan penyimpanan ke dalam perangkat.
Pembuatan purchase order secara online juga dapat dilakukan dengan mengunduh template yang ada di internet. Dengan template tersebut Anda hanya perlu mengisi informasi yang dibutuhkan saja.
Purchase order mempunyai peranan yang sangat penting dalam kegiatan pembelian barang. Sebagai seorang pebisnis Anda mungkin akan membutuhkan contoh purchase order sebagai acuan pembuatannya. Pada dasarnya dokumen PO sangat mudah dibuat hanya saja perlu memperhatikan komponennya.
