Contoh invoice pembayaran adalah sesuatu yang sangat diperlukan terutama oleh mereka yang baru saja menjalankan bisnis atau usaha dan belum banyak mengetahui soal ini. Pasalnya, invoice atau yang biasa disebut dengan faktur dan receipt ini adalah tanda bukti yang sangat penting.
Lembar invoice secara umum akan berisi sejumlah informasi penting termasuk tercantum juga di dalamnya daftar produk yang dibeli sekaligus dengan nama penjual, nama pembeli serta berbagai informasi lainnya.
Adapun invoice pembayaran itu sendiri berfungsi sebagai tanda bukti bahwasanya transaksi sudah terjadi dan pembayaran sudah dilakukan. Mengenai apa itu invoice dan berbagai hal tentang invoice termasuk contoh invoice pembayaran, dapat Anda simak keterangannya di bawah ini.
Apa Itu Invoice Pembayaran
Dimulai dari pengertian invoice pembayaran terlebih dahulu. Kalau hendak dijabarkan, invoice pembayaran itu ialah dokumen yang bisa dijadikan sebagai bukti transaksi yang di dalamnya berisi informasi mengenai pembeli, barang atau jasa yang diperjual belikan sekaligus harga produk.
Selain berbagai informasi tersebut, tidak menutup kemungkinan di dalam invoice juga tercantum informasi lain yang berguna dan berhubungan dengan pembayaran. Misalnya, metode pembayaran yang digunakan.
Biasanya pula, apabila transaksi terjadi antara pengusaha yang kena pajak atau PKP, akan tercantum pula besar PPN atau Pajak Pertambahan Nilai yang wajib dibayarkan oleh pembeli.
Dalam kalimat yang lain, invoice pembayaran juga bisa diartikan sebagai dokumen bukti transaksi namun sekaligus juga merupakan alat tagihan pembayaran atau suatu transaksi. Invoice jenis ini umumnya dikirimkan kepada pembeli oleh penjual.
Tujuannya adalah supaya pembeli tersebut bisa melakukan pembayaran sesegera mungkin. Atau setidaknya, pembeli harus membayar sesuai dengan waktu yang sudah disepakati oleh kedua belah pihak.
Komponen Invoice Pembayaran
Dalam invoice pembayaran maupun jenis invoice yang lainnya, Anda bisa melihat di dalamnya terdapat komponen yang menunjukkan informasi penting. Adapun komponen-komponen yang biasa ditemukan dalam contoh invoice pembayaran yang dimaksud ialah sebagai berikut:
1. Keterangan Tentang Penjual
Keterangan tentang penjual bisa ditemukan di bagian atas dokumen invoice. Biasanya, bagian ini akan menampilkan nama perusahaan atau nama toko lengkap dengan logonya. Kemudian ada alamat tujuan, nomor telepon sekaligus website dan berbagai keterangan yang lainnya.
2. Keterangan Tentang Pembeli
Selain ada keterangan tentang penjual, dalam invoice pembayaran juga ada keterangan tentang pembeli. Di bagian ini terdapat informasi mengenai nama pembeli, alamat rumah atau tempat usahanya, nomor telepon, alamat email serta data-data lainnya untuk kepentingan penagihan.
3. Isi Invoice
Bagian ketiga ialah isi invoice. Ini adalah bagian yang akan memberikan informasi tentang nama produk, harga satuan produk, jumlah produk yang dipesan, total yang harus dibayarkan serta diskon kalau memang ada. Kemudian ada juga PPh dan PPn.
4. Nomor dan Tanggal
Selain itu, ada juga nomor serta tanggal invoice pembayaran. Informasi ini biasa dicantumkan setelah data penjual serta pembeli dan biasanya bisa ditemukan di atas isi invoice. Nomor dan tanggal ini merupakan komponen yang sangat penting terutama berkaitan dengan pengarsipan dan pencatatan.
5. Tanda Tangan
Di bagian bawah invoice biasanya disertakan tanda tangan sebagai bukti bahwa transaksi sudah terjadi dan menunjukkan siapa saja pihak-pihak yang bertanggung jawab. Akan tetapi, kalau dalam bisnis, tanda tangan ini memang tidak selalu ada.
Dengan melihat berbagai komponen tersebut, maka invoice pembayaran kurang lebih bisa digambarkan secara sederhana seperti ini.
Ragam Contoh Invoice Pembayaran
Contoh 1
Contoh 2
Jenis-Jenis Invoice Pembayaran
Selain perlu memahami pengertian invoice dan memperhatikan contoh invoice pembayaran, Anda harus tahu bahwa invoice pembayaran itu terdiri atas beberapa jenis. Adapun jenis-jenis invoice pembayaran sebagai berikut:
1. Invoice Konsuler
Pertama ada invoice konsuler. Jenis invoice yang satu ini lebih sering dipakai oleh pedagang yang sudah berskala internasional atau global. Ya, invoice konsuler lebih banyak digunakan dalam kegiatan jual beli ekspor dan impor.
Biasanya, jenis invoice yang satu ini baru bisa dikatakan saha apabila sudah mendapatkan persetujuan dari pihak yang menjadi perwakilan negara. Contoh dalam hal ini ialah kantor konsulat.
2. Invoice Proforma
Selanjutnya ada invoice proforma. Ini merupakan jenis invoice yang sifatnya hanya sementara karena fungsi utamanya hanya sebagai invoice atau faktur pengganti. Invoice proforma ini secara khusus muncul sebagai akibat dari produk pesanan yang dikirim secara bertahap.
Artinya, jenis invoice yang kedua ini digunakan sebagai bukti pembayaran oleh pembeli sampai semua barang yang dipesannya dikirimkan oleh penjual. Jenis invoice proforma ini lebih cocok dipakai oleh distributor dan perusahaan manufaktur.
3. Invoice Biasa
Terakhir, ada invoice biasa. Ini adalah jenis invoice yang umum digunakan pada berbagai transaksi yang sifatnya sederhana. Biasanya pula, jenis invoice yang satu ini lebih sering digunakan oleh penjual. Di dalamnya akan ada informasi mengenai penjual, pembeli, produk dan harga yang harus dibayar.
Cara Membuat Nomor Invoice
Bukan hanya informasi penjual dan pembeli saja yang penting dan wajib dicantumkan dalam invoice, nomor invoice juga sebaiknya ikut disertakan. Pasalnya, nomor invoice inilah yang akan mempermudah Anda dalam melacak riwayat transaksi.
Nomor invoice sendiri merupakan kumpulan angka yang sangat unik dan mengenai cara membuatnya terserah pada si pembuat. Namun biasanya, nomor invoice ini dibuat dengan berdasarkan urutan waktu transaksi.
Dengan cara ini, hal yang paling umum terjadi ialah memasukkan bulan serta tahun saat invoice pembayaran diterbitkan. Namun, nomor invoice tidak selalu berupa angka ya, nomor ini bisa terdiri atas kombinasi angka dengan huruf, angka dengan simbol dan lain sebagainya. Ambil contoh seperti ini.
- 200322-001
- 2022/INV/001
- INV/2022/003
Cara Membuat Invoice yang Benar
Sebenarnya cara membuat invoice tidaklah sulit. Apalagi sekarang Anda bisa melakukannya secara manual menggunakan Microsoft Excel dan bisa juga secara otomatis menggunakan aplikasi pembuat invoice. Hanya saja dalam pembuatannya wajib memperhatikan berbagai hal berikut:
- Invoice wajib dibuat sesuai dengan barang atau produk yang menjadi kesepakatan transaksi. Hal ini perlu diperhatikan untuk meminimalisir transaksi penolakan yang dilakukan oleh salah satu pihak.
- Satu kali transaksi bisa ditulis dalam satu kali transaksi pula, dan bisa juga ditulis secara bertahap. Karena ada beberapa perusahaan yang menetapkan peraturan bahwasanya setiap pembayaran atas transaksi yang terjadi, pembayaran tersebut akan dilakukan setelah pemesanan
- Kalau transaksi terjadi hingga beberapa kali, invoice yang dibuat harus mencakup keseluruhan. Dengan kata lain, harus dicantumkan pencatatan yang mendetail tentang rincian pembelian
- Buat invoice dengan desain yang profesional. Meskipun ini tampak sepele, namun desain invoice juga perlu diperhatikan. Jika invoice dibuat sembarangan sehingga terkesan berantakan, bisa-bisa klien tidak akan percaya lagi.
- Masukkan data-data yang dibutuhkan selengkap mungkin namun harus yang mudah dipahami. Dengan kata lain, Anda harus membuat invoice dalam format yang jelas.
Sekali lagi, invoice pembayaran merupakan dokumen yang sangat penting sebagai bukti terjadinya transaksi. Anda dapat menjadikan dua contoh invoice pembayaran di atas sebagai referensi saat membuatnya.
Akan tetapi, Anda bisa melakukan modifikasi agar formatnya lebih sesuai dengan yang diinginkan. Hanya saja, tetap pastikan invoice agar memuat informasi-informasi penting terkait transaksi.
