Contoh Laporan Account Payable

Dalam sebuah bisnis, pencatatan laporan akuntansi sangatlah penting. Bahkan saking pentingnya, perusahaan kecil skala rumahan sekalipun harus mampu membuat laporan keuangan. Nah, diantara sekian banyak laporan keuangan suatu perusahaan, ada salah satu jenis laporan yang sangat penting yaitu laporan account payable. Nah, untuk mengetahui contoh laporan account payable, maka silakan simak rinciannya berikut.

Bagi seorang akuntan, laporan account payable merupakan jenis laporan yang sudah menjadi keseharian bagi mereka. Namun, bagi para pemula yang baru mengenal apa itu account payable, tentunya akan kesulitan untuk memahaminya. Oleh karena itu, kali ini kami akan mengulas secara lengkap terkait laporan account payable beserta fungsi dan rincian contohnya.

Pengertian Laporan Account Payable

Sebelum memahami apa itu account payable, maka kalian harus memahami terlebih dahulu apa itu account payable. Definisi dari account payable yaitu sebuah utang dagang suatu perusahaan yang wajib dilunasi sebelum jatuh tempo berlaku sesuai dengan kesepakatan antara kedua belah pihak.

Dalam akuntansi, account payable termasuk ke dalam kewajiban (liabilities) yang masuk ke dalam pencatatan laporan neraca. Proses pencatatannya sendiri dilakukan dalam bentuk skontro yang berada di sisi kanan bersamaan dengan modal atau ekuitas.

Untuk bagian kirinya merupakan aset yang menampilkan beragam jenis aktiva milik perusahaan. Hal ini sesuai dengan rumus persamaan dasar akuntansi yang berupa aset merupakan gabungan antara kewajiban dan ekuitas (aset = kewajiban + ekuitas).

Seperti yang disebutkan sebelumnya, bahwa account payable merupakan sebuah utang dagang. Lalu, bagaimanakah utang dagang tersebut terjadi? Hal ini terjadi apabila perusahaan membeli produk atau jasa dari perusahaan lain secara non tunai atau kredit.

Umumnya, hutang dagang dilakukan pada barang-barang yang memiliki harga besar. Dengan begitu, pihak perusahaan tidak akan terganggu akan arus kasnya karena mereka cukup mengeluarkan biaya rutin per bulan untuk mencicilnya, tidak perlu biaya besar sekaligus.

Perlu kalian pahami, bahwa hutang dagang berbeda dengan hutang lain yang termasuk ke dalam kewajiban lancar layaknya pinjaman, tagihan, akrual, deviden, dan lainnya. Nah, untuk memudahkan kalian memahaminya, kami sediakan beberapa contoh utang dagang account payable berikut:

Bahan baku
Produk
Peralatan
Transportasi
Logistik
Energi / bahan bakar
Lisensi
Leasing
Jasa

Jadi, apabila perusahaan melakukan pembelian kredit secara langsung pada salah satu barang dagang di atas, maka harus segera dicatat ke dalam laporan account payable ini.

Dengan begitu, neraca perusahaan selalu diperbarui setiap saat dengan keakuratan yang terjamin. Hal ini juga berperan dalam transparansi pembukuan akuntansi perusahaan.

Fungsi Laporan Account Payable bagi Perusahaan

Peran account payable bagi perusahaan sangatlah banyak, salah satunya yaitu agar pihak perusahaan mampu mengenali hutang yang dimilikinya. Dengan begitu, mereka bisa menentukan waktu untuk membayar atau melunasi hutangnya sesuai dengan jatuh tempo yang tercantum dalam perjanjian.

Selain itu, dengan adanya laporan account payable, maka perusahaan terhindar dari hutang yang menumpuk yang jika dibiarkan hanya akan menambah kerugian karena bunga yang terus berkembang. Dengan melunasi tepat waktu, maka kerugian perusahaan dapat diminimalisir.

Tak hanya itu, dengan adanya laporan ini maka pihak eksternal dapat mengetahui kondisi keuangan perusahaan apakah sedang dalam kondisi bagus atau sebaliknya. Sangat berguna bagi para investor yang akan menanamkan modalnya di perusahaan tersebut.

Account payable juga meliputi kegiatan operasional suatu perusahaan. Contohnya dalam hal perjalanan dinas mulai dari pembelian tiket hingga bayar hotel, dan juga untuk bayar vendor pada suatu pembelian barang dengan pembayaran bertahap.

Terakhir, fungsi laporan account payable yaitu untuk meminimalisir terjadinya situasi keuangan yang semakin memburuk dari waktu ke waktu. Dengan begitu, pihak perusahaan tidak berpotensi mengalami kerugian yang berkepanjangan.

Jenis-Jenis Akun Payable

Bila kita klasifikasikan berdasarkan jenisnya, maka account payable terbagi menjadi tiga kelompok. Diantaranya adalah:

A. Hutang Jangka Pendek

Disebut juga sebagai hutang lancar, hutang jangka pendek merupakan sebuah hutang dengan jatuh tempo pembayaran yang relatif pendek dengan masa waktu kurang dari satu tahun. Bagi perusahaan yang memiliki hutang ini, mereka harus memperhatikan likuiditas aset lancar agar selalu tercukupi untuk pembayaran hutang tersebut.

Contoh kewajiban lancar yang termasuk ke dalam hutang jangka pendek yaitu:

Utang tagihan
Hutang bunga
Pinjaman jangka pendek
Pajak penghasilan terutang
Biaya lain yang harus dibayar

B. Hutang Jangka Panjang

Berkebalikan dengan hutang jangka pendek, hutan ini merupakan kategori hutang yang dikenal dengan sebutan hutang tidak lancar dengan jatuh temponya melebihi satu tahun. Biasanya, hutang dagang ini dikhususkan untuk produk yang memiliki nilai tinggi sehingga perusahaan bisa mencicilnya dalam jangka waktu lama. Dengan begitu, arus kas perusahaan tidak terganggu.

Dalam pendanaan jangka panjang, kita mengenal sebutan solvabilitas. Yaitu sebuah kemampuan perusahaan untuk membayar pinjamannya. Nah, bila telah sampai pada jatuh tempo namun juga masih belum dibayarkan, maka perusahaan dinyatakan mengalami krisis solvabilitas.

Berikut ini beberapa hal yang termasuk ke dalam hutang jangka panjang atau yang disebut juga sebagai kewajiban tidak lancar:

Hutang hioptek
Hutang obligasi
Kewajiban pajak ditangguhkan
Sewa modal
Utang wesel jangka panjang

C. Hutang Kontinjensi

Nah, yang terakhir ini merupakan sebuah hutang yang harus dibayarkan akibat tuntutan hukum atau pengadilan. Dalam akuntansi, hutang kontinjensi masuk ke dalam kewajiban potensial yang mana hanya dicatat apabila memiliki kemungkinan besar terjadi. Hal ini biasanya dilakukan oleh perusahaan yang mendapatkan tuntutan ganti rugi karena suatu perkara.

Beberapa hal yang termasuk ke dalam hutang kontinjensi yaitu:

Garansi produk
Gugatan hukum

Prosedur Pencatatan Laporan Account Payable

Agar akun payable yang kalian buat sesuai dengan kaidah akuntansi serta agar dapat dipahami oleh para pembaca, maka pastikan untuk menggunakan prosedur-prosedur di bawah ini:

1. Penerimaan Faktur / Tagihan dari Pemasok

Pertama, faktur diterima oleh perusahaan lalu segera diteruskan ke bagian akuntansi departemen hutang. Faktur, invoice, atau bukti tagihan bisa juga dalam bentuk non fisik seperti file pdf yang dikirimkan melalui email.

2. Peninjauan Detail Penagihan

Selanjutnya tim departemen hutang perlu melakukan verifikasi untuk mengetahui apakah faktur tadi valid atau tidak. Mulai dari nama, produk pembelian, harga unit, total pembelian, hingga tanggal transaksinya.

3. Melakukan Proses Pencatatan Akuntansi

Apabila data benar-benar sudah sesuai, maka selanjutnya tinggal melakukan pembaruan catatan akuntansi sesuai dengan data yang terdapat pada faktur tadi.

4. Pembayaran Tagihkan ke Pemasok

Terakhir, perusahaan harus melakukan pembayaran yang telah jatuh tempo sesuai dengan penjadwalan yang telah diatur. Pastikan untuk melakukan pembayaran sesuai dengan nominal yang tersedia.