Bagi anda pebisnis yang menjual produk dan barang ke tempat lain, maka anda harus mengetahui contoh surat jalan barang agar pengiriman barang anda aman dan lancar tanpa kendala.
Tidak bisa dipungkiri, membuat surat jalan barang kerap kali dilupakan pebisnis, baik itu karena menyepelekan atau tidak tahu harus mulai bagaimana membuat surat jalan barang.
Sekedar informasi, surat jalan barang “seharusnya” menjadi dokumen penting yang bisa dijadikan rujukan bagi anda yang sedang menjalankan sebuah bisnis, sebab surat ini adalah syarat administrasi yang harus dipenuhi oleh perusahaan. Jadi saat mengirim barang, pihak pengirim akan membawa surat jalan yang akan diperlihatkan kepada penerima.
Adapun di dalam surat jalan barang ini akan berisikan informasi mengenai barang apa yang akan dikirim sehingga akan membantu petugas atau kurir yang mengirimkan barang untuk mengecek kembali apakah barang yang akan dikirim sudah benar atau belum sehingga tidak terjadi kesalahpahaman nantinya antara pengirim dan penerima. Sebab tidak jarang terdapat kasus penerima barang mendapatkan kiriman barang yang tidak sesuai dengan jumlah barang yang dikirimkan.
Dengan adanya surat jalan barang ini, petugas yang menjalankan tugas mengirim barang harus mendapatkan tanda tangan dari penerima barang dan memastikan barang telah sesuai sehingga tidak terjadi masalah nantinya.
Fungsi Surat Jalan Barang
Seperti yang telah kami sebutkan diatas, surat jalan ini memiliki fungsi sebagai bukti legalitas barang yang akan dikirim, sehingga dapat berjalan dengan lancar. Namun selain itu, surat jalan barang juga memiliki beberapa fungsi lainnya yang bisa anda simak sebagai berikut.
Surat Keterangan
Surat jalan barang berfungsi sebagai surat keterangan ketika barang akan diperiksa oleh petugas yang berwenang. Informasi yang terdapat dalam surat jalan menjelaskan hal-hal penting yang menjadi acuan utama ketika diperiksa oleh petugas yang berwenang atau pihak penerima.
Bukti Pengiriman
Surat jalan memiliki fungsi sebagai bukti pengiriman yang valid. Surat jalan tidak hanya diserahkan kepada penerima, tapi juga perlu dibawa kembali untuk diperlihatkan kepada pengirim bahwa transaksi telah selesai.
Dokumen Resmi Perusahaan
Surat jalan barang menjadi bukti sah bahwa pihak pengiriman hingga pihak penerima telah melakukan pengiriman barang dengan benar. Surat jalan berfungsi sebagai dokumen legalitas dalam proses pengantaran barang.
Struktur dan Informasi yang Wajib Tercantum dalam Surat Jalan Barang
Seperti halnya surat lain dengan kebutuhan khusus, surat jalan barang ini juga mewajibkan struktur dan informasi yang wajib dimasukkan didalam surat jalan barang ini agar dapat berfungsi sebagaimana maksud dan tujuannya. Berikut poin-poin yang harus ada didalam surat jalan barang dibawah ini.
- Nama dan alamat perusahaan pengirim barang.
- Nomor surat.
- Tempat dan tanggal pembuatan surat.
- Nama perusahaan atau institusi tujuan pengiriman barang.
- Rincian barang yang diantar seperti nama barang, jenis barang, jumlah barang dan harga barang.
- Informasi pengantar barang atau supir.
- Informasi pihak lain yang terlibat dalam proses pengantaran barang.
Contoh Surat Jalan Barang
Setelah anda memahami fungsi, maksud dan tujuan dari surat jalan barang ini, berikut contoh surat jalan barang yang bisa menjadi referensi anda dalam membuatnya untuk kepentingan bisnis anda.
Surat Jalan Barang Furniture
KOP SURAT
SURAT KETERANGAN JALAN
Nomor : 638/XIX/2023
Kepada : Direktur PT Maju Jaya
Tanggal : 13 Agustus 2023
Dikirim Dengan : Kendaraan Truk
No. Polisi : B 4675 QK
Nama Pengemudi : Budi Sholihin
Kami mengirimkan barang-barang tersebut di bawah ini dengan rincian sebagai berikut:
No Nama Barang Harga Barang Keterangan
1 Meja Rp 500.000 3
2 Lemari Rp 1.500.000 2
3 Kursi Rp 500.000 5
Mengingat surat jalan ini termasuk dalam dokumen resmi, yang memuat keterangan barang yang dikirim, serta memerlukan keterangan barang telah diterima, maka di akhir surat jalan harus dibubuhkan tanda tangan pengirim dan penerima.
Surat Jalan Barang Bahan Pangan
KOP SURAT
Nomor : 065/PQRT/2023
Jakarta, 12 Januari 2023
Kepada Yth.
Direktur PT Aman Jata
Jl. Simanjuntak No. 73 Sleman
Yogyakarta
Dengan hormat,
Dengan surat ini kami mengirimkan barang pesanan dengan rincian sebagai berikut:
No Nama Barang Jumlah Satuan
1 Kecap 76 Pcs
2 Minyak Goreng 54 Pcs
3 Beras 32 Pcs
4 Sirup 60 Pcs
Mohon diperiksa kembali keadaan barang dan diterima. Terima kasih.
Dalam contoh surat jalan barang ini, selain tanda tangan pihak penerima barang, di akhir surat wajib disertakan tanda tangan orang yang bertanggung jawab terhadap penjualan. Dalam hal ini, pihak yang dimaksud, adalah manajer marketing dari perusahaan yang mengirimkan pesanan.
Selain itu, tanda tangan supir yang mengirimkan barang juga harus disertakan. Ini menjadi bukti bahwa supir mengetahui secara persis jumlah barang yang dikirim.
Surat Jalan Barang Berupa Kendaraan Dinas
KOP SURAT
SURAT JALAN KENDARAAN DINAS
Nomor : E34/SU-KU/IV/2023
Pertimbangan : Nota Dinas Kepala Bagian TU Pimpinan dan Tata Usaha
Nomor : ND65/TU/PIMP/IV2023
Diizinkan
Kepada
Nama : Drs. Budi Sholihin H, MM
Jabatan : Kepala Bagian Ketenagakerjaan
Untuk : Meminjam Kendaraan Dinas Roda 4 dengan nomor Polisi B 6748 QK pada Tanggal:
- 01 Januari s/d 10 Januari 2023
- 10 Januari s/d 20 Januari 2023
Dalam rangka mendukung acara kegiatan “Edukasi Perlindungan Terhadap Tenaga Kerja Indonesia Tahun 2023”.
Dengan Catatan :
- Mobil dirawat dengan baik
- BBM kembali sesuai seperti awal
- Mobil dikembalikan dalam keadaan bersih
Pembiayaan : Biaya yang timbul sebagai dikeluarkannya Surat ini dibebankan pada Pemohon
Demikian Surat Jalan ini dikeluarkan agar digunakan dengan penuh tanggung jawab.
Dikeluarkan di : Jakarta
Pada tanggal : 01 Januari 2023
Sama seperti dokumen resmi lainnya, surat jalan barang berupa kendaraan dinas ini juga disertakan tanda tangan pihak yang bertanggung jawab terhadap inventaris. Pihak yang dimaksud, adalah Kepala Biro Keuangan dan Umum Pengadaan Perlengkapan.
Beberapa contoh surat jalan barang dengan berbagai kegunaan yang telah dijabarkan ini, dapat menjadi sumber referensi dalam pembuatan surat jalan. Perlu diingat, bahwa contoh di atas bisa saja berbeda. Namun, format di atas selalu bisa disesuaikan kembali dengan kebutuhan masing-masing.
Demikian informasi mengenai contoh surat jalan barang, semoga berguna dan bermanfaat dimana contoh diatas bisa anda aplikasikan untuk berbagai kebutuhan surat jalan yang ingin anda buat.
