Bagi suatu perusahaan, tentunya masing-masing memiliki siklus pembayaran gaji karyawan yang berbeda-beda. Ada yang tiap minggu, tiap setengah bulan, dan ada pula yang tiap sebulan sekali. Namun, yang terpenting adalah pencatatan data gaji karyawan tiap kali melakukan pembayaran gaji karyawan ke dalam jurnal pembayaran gaji karyawan.
Pencatatan data pengeluaran gaji karyawan dalam pembukuan sangatlah penting. Selain untuk menghitung besaran uang yang dikeluarkan secara rutin, juga dapat digunakan untuk mengukur imbal balik kinerja karyawan dalam periode waktu tertentu. Nah, jika kalian ingin tahu seperti apa itu contoh jurnal pembayaran gaji karyawan dan juga fungsinya, yuk simak rinciannya di bawah ini.
Pengertian Jurnal Pembayaran Gaji Karyawan
Jurnal gaji karyawan adalah sebuah catatan keuangan perusahaan yang memuat transaksi pengeluaran untuk pembayaran gaji kepada karyawan. Dalam entri jurnal ini, terdiri atas beberapa komponen transaksi, diantaranya pembayaran gaji secara rutin, pembayaran gaji terutang, dan pembayaran gaji yang disertai potongan.
Dalam akuntansi, pencatatan jurnal ini sangatlah penting. Hal ini karena jurnal pembayaran gaji karyawan akan memiliki peran penting dalam penyusunan laporan keuangan serta berguna dalam hal pelaporan pajak karyawan.
Pada pencatatannya, jurnal ini akan menunjukkan posisi aset perusahaan, beban, dan juga kewajiban. Sama seperti jurnal lainnya, jurnal gaji karyawan juga membutuhkan bukti transaksi sebagai dasar pencatatannya. Nah, salah satu bukti transaksi yang dapat digunakan yaitu slip gaji karyawan.
Komponen Pembentuk Gaji Karyawan
Sebelum kalian memahami lebih lanjut terkait jurnal pembayaran gaji karyawan, alangkah baiknya untuk mengetahui beberapa komponen pembentuk gaji karyawan seperti berikut:
- Gaji pokok: merupakan gaji pokok dasar atas kompensasi kinerja karyawan yang telah ditetapkan oleh perusahaan yang nominalnya telah ditentukan oleh beberapa hal seperti kesepakatan, status, keahlian, dan golongan karyawan.
- Upah lembur: jenis kompensasi kinerja karyawan yang berada di luar gaji pokok yang dihitung atas tambahan jam karyawan. Biaya upah lembur lebih mahal dibandingkan dengan gaji pokok jika dihitung per jamnya.
- Komisi/Bonus: merupakan tambahan bayaran di luar upah lembur yang digunakan untuk bayaran atas kinerja karyawan yang mengalami peningkatan, atau pencapaian tertentu yang mengacu pada peningkatan performa perusahaan.
- Potongan: yaitu nominal yang dipotong dari total gaji perusahaan sesuai dengan kebijakan yang telah disepakati bersama. Contohnya ialah potongan BPJS Ketenagakerjaan, potongan pajak penghasilan, iuran koperasi, denda disiplin, cicilan pinjaman, BJPS Kesehatan, dan lainnya.
- Tunjangan tetap: bayaran yang diberikan kepada perusahaan atas kemauan perusahaan, tidak terpengaruh oleh kehadiran, disiplin, maupun kinerja karyawan. Contohnya tunjangan THR saat lebaran, tunjangan kesehatan, dan tunjangan pensiun.
- Tunjangan tidak tetap: hampir sama dengan tunjangan tetap, namun pemberiannya didasarkan atas dasar tertentu. Contohnya tunjangan transportasi, tunjangan kehadiran, dan tunjangan lainnya.
Fungsi Jurnal Pembayaran Gaji Karyawan
Dalam akuntansi, jurnal pembayaran gaji karyawan memiliki beberapa fungsi penting seperti halnya:
- Mencatat semua transaksi pembayaran gaji karyawan setiap periode waktu pembagian gaji oleh perusahaan.
- Membantu pelacakan pengeluaran kas perusahaan dalam periode akuntansi tertentu.
- Mencegah terjadinya fraud atau penyelewengan dana perusahaan yang dilakukan oleh salah satu karyawan yang tidak bertanggung jawab.
- Membantu persiapan beragam jenis laporan lainnya, terutama untuk jurnal yang dibuat dengan bantuan software.
- Sarana untuk mengetahui perputaran keuangan perusahaan sehingga bisa menjadi bahan analisa bagi tim internal.
- Mempermudah rekonsiliasi atas terjadinya kesalahan transaksi sebelum nantinya dicatat ke dalam buku besar.
Cara Membuat Jurnal Pembayaran Gaji Karyawan
Membuat contoh jurnal pembayaran gaji karyawan tidaklah sulit. Berikut kami sediakan langkah-langkah simpelnya:
A. Menyusun Akun Penggajian
Pertama, kalian perlu menyusun akun penggajian terlebih dahulu yang terdiri atas akun kewajiban dan akun beban. Untuk memahami lebih lanjut seputar akun kewajiban dan akun beban, maka kalian bisa membacanya dalam artikel sebelumnya yang berjudul Contoh Buku Besar Pembantu Utang.
Akun kewajiban bisa kalian isi dengan catatan transaksi atas pembayaran kewajiban yang harus dibayar perusahaan seperti halnya catatan utang gaji kepada karyawan. Sementara akun beban berisi rincian pengeluaran berupa pembayaran gaji kepada karyawan.
B. Menghitung Potongan-Potongan Biaya
Potongan biaya harus dimasukkan ke dalam jurnal pembayaran karena nantinya akan di debet dari kas perusahaan. Jadi, semua potongan termasuk pajak, BPJS Kesehatan, iuran kas, BPJS Ketenagakerjaan, hingga potongan hutang harus dicantumkan di dalamnya.
Untuk beberapa jenis potongan akan ditanggung sepenuhnya oleh perusahaan. Ada pula yang ditanggung antara pihak karyawan dan pihak perusahaan. Contohnya pada iuran BPJS Kesehatan yang biasanya 4% ditanggung perusahaan dan 1% diambil dari gaji karyawan.
C. Menyiapkan Dokumen Penggajian
Dokumen terkait bukti penggajian wajib dikumpulkan secara lengkap sebelum kalian memutuskan untuk mencatatnya. Dengan adanya dokumen penggajian, maka kita bisa menyesuaikan data sesuai dengan yang terdapat pada dokumen tersebut.
Diantaranya yaitu nama karyawan, tanggal pembayaran, jumlah pembayaran, rincian pajak, potongan gaji karyawan, bonus karyawan, dan upah lembur. Semua tercatat dalam dokumen tersebut yang nantinya dibutuhkan untuk pencatatan jurnal.
D. Catat Entri Jurnal
Jika semua langkah di atas sudah dilakukan, selanjutnya tinggal mencatat entri jurnal pembayaran gaji karyawan. Kalian bisa menggunakan entri jurnal berdasarkan kolom debit dan kredit untuk proses pencatatan transaksi.
Jangan lupa untuk memisahkan antara jenis transaksi yang masuk ke dalam aset maupun kewajiban di bagian kolom kredit. Sementara untuk beban gaji karyawan termasuk akun kredit. Lalu, pada gaji kotor akan dimuat di laporan laba rugi, dan untuk aset/kewajiban akan dimasukkan ke laporan neraca.
Contoh Jurnal Pembayaran Gaji Karyawan
Nah bila kalian telah mempelajari contoh soal jurnal pembayaran gaji karyawan dan jawabannya namun masih bingung, maka bisa mengecek rinciannya di bawah ini:
1. Contoh Jurnal Saat Pembayaran Gaji
Pada saat pembayaran gaji, maka perusahaan tidak memiliki lagi kewajiban atau utang yang harus dibayarkan kepada karyawan. Walau begitu, kas perusahaan akan berkurang karena pembayaran gaji tersebut.
Oleh sebab itu, kalian bisa memasukan pembayaran gaji bersih ke dalam kolom debit dan untuk kas ke dalam kolom kredit. Berikut contoh pembayaran gaji dari seorang karyawan pada tanggal 1 Mei 2023:
| Tanggal | Keterangan | Debit | Kredit |
| 1 Mei 2023 | Gaji bersih | 5.000.000 | |
| Kas | 5.000.000 |
2. Contoh Jurnal Saat Pembayaran Gaji Terutang
Pembayaran gaji terutang maksudnya yaitu gaji yang masih tertunda dan uangnya masih berada di tangan perusahaan. Nah, untuk gaji terutang kita perlu memisahkan antara gaji kotor dengan gaji bersih.
Pada kolom kredit, kita bisa memasukan rincian gaji kotor lalu untuk kolom kredit bisa dengan memasukan gaji bersih dan beragam jenis potongan lainnya. Berikut contohnya:
| Tanggal | Keterangan | Debit | Kredit |
| 25 April 2023 | Gaji kotor | 5.250.000 | |
| Iuran BPJSTKU | 200.000 | ||
| Pajak penghasilan | 50.000 | ||
| Gaji bersih | 5.000.000 |
Nah, itu dia rincian terkait contoh jurnal pembayaran gaji karyawan dan beragam contohnya yang dapat kalian pahami apabila tertarik untuk membuatnya, semoga bermanfaat!
