Sistem informasi akuntansi (SIA) termasuk salah satu sistem pengumpulan informasi yang memiliki peran penting bagi perusahaan. Bahkan, ia menjadi salah satu komponen vital yang digunakan oleh lembaga keuangan di berbagai penjuru dunia.
Semua perusahaan baik itu yang bergerak dalam bidang perdagangan barang/jasa hingga perusahaan militer sekalipun sangat memerlukan SIA tersebut. Hal ini karena sistem informasi akuntansi berguna sebagai sarana pelaporan keuangan yang cepat dan akurat.
Mengenal Tentang Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
Sistem informasi akuntansi adalah sistem berbasis laporan, formulir, serta catatan yang digunakan sebagai sarana menghasilkan informasi keuangan yang diperlukan oleh suatu organisasi ataupun perusahaan.
Beberapa komponen data yang termasuk ke dalam SIA meliputi pengeluaran, pendapatan, info pajak, informasi konsumen, dan info karyawan. Bahkan, data spesifik seperti halnya faktur, daftar gaji, neraca, permintaan pembelian, hingga inventaris tersedia pula di dalamnya.
Nantinya, data akuntansi dan finansial perusahaan yang dihasilkan bisa diolah oleh tim manajemen atau lainnya untuk keperluan pembuatan kebijakan perusahaan serta keputusan bisnis yang tepat dan akurat.
Saat ini, hampir semua SIA yang digunakan oleh perusahaan besar sudah menggunakan sistem berbasis software (perangkat lunak). Dengan begitu, ia tak hanya berfungsi dalam dunia akuntansi semata, namun juga sebagai solusi teknologi informasi bagi perusahaan yang bersangkutan.
Hampir semua kegiatan di perusahaan akan terbantu dengan adanya SIA ini, termasuk dalam akuntansi pemerintahan. Apalagi, dengan tersedianya informasi yang benar, cepat, dan akurat tentunya akan sangat berguna dalam menekan biaya produksi agar menjadi lebih efektif & efisien.
Kriteria Sistem Informasi Akuntansi yang Baik
Baik tidaknya SIA yang terdapat dalam suatu perusahaan sangat di tentukan oleh beberapa kriteria dasar berikut ini:
- Privasi: pengumpulan data pribadi para pelanggan dilakukan dengan metode yang tepat serta pengungkapan informasi pribadi yang terjamin kerahasiaannya.
- Keamanan: hanya mereka yang memiliki wewenang saja yang dapat memiliki akses ke sistem dan juga kontrol data.
- Ketersediaan: tersedianya sistem dalam rangka pemenuhan kewajiban operasional maupun kontrak suatu perusahaan.
- Kerahasiaan: perlindungan data pribadi serta informasi sensitif pengguna dari pengungkapan ke pihak lainnya.
- Integritas: pemrosesan data yang terintegritas, lengkap, akurat, tepat waktu, dan tepat sasaran sesuai dengan otorisasi yang diberikan.
Informasi data yang terdapat di sistem informasi akuntansi sendiri sangat bervariasi tergantung dari jenis dan kapasitas perusahaan yang bersangkutan. Nah, berikut ini beberapa informasi dasar yang termasuk di dalamnya:
- Pendapatan
- Invoice
- Data karyawan
- Pengeluaran
- Informasi pajak
- Data pelanggan
Fungsi Sistem Informasi Akuntansi
SIA memiliki beragam fungsi yang bermanfaat bagi semua perusahaan, organisasi, maupun instansi pemerintahan sekalipun. Berikut beberapa diantaranya:
A. Alat untuk Mencatat Data Aktivitas Perusahaan
Salah satu fungsi terpenting dari SIA yaitu untuk mengumpulkan semua aktivitas bisnis perusahaan, bahkan data terkait aktivitas pihak lain yang bersangkutan dengan perusahaan tersebut.
Setelah tercatat, nantinya data akan disimpan dalam bentuk software maupun laporan yang bisa digunakan secara efektif dan efisien.
B. Pencatatan Data Transaksi ke Dalam Jurnal
Secara otomatis, sistem informasi akuntansi akan mencatat semua data transaksi ke dalam jurnal sesuai dengan urutan-urutan terkait terjadinya transaksi.
Jadi, semua pihak yang membutuhkan data transaksi baik pihak internal maupun eksternal perusahaan dapat dengan mudah mengeceknya, bahkan bisa mengoreksinya bila terjadi kesalahan.
C. Sistem Pengendali Keuangan
Jika sebagai pemilik bisnis kalian merasa ada kecurangan pada transaksi keuangan perusahaan, maka cobalah untuk menerapkan SIA ke dalam bisnis yang sedang kalian jalankan.
Dengan begitu, segala transaksi keuangan dapat dilacak secara detail sehingga bisa kita rincikan pertanggungjawabannya. Risiko kecurangan seperti penyelewengan dana perusahaan pun dapat dihindari.
D. Pengambilan Data Sesuai Kebutuhan
Karena semua data sudah dicatat, maka kita bisa dengan mudah mengambil data tersebut dari SIA sesuai dengan kebutuhan.
Bahkan, kita pun dapat memilih, menyeleksi, dan menggolongkan data aktivitas bisnis sesuai keinginan karena semua informasi yang terdapat di dalamnya sudah diurutkan sesuai dengan jenisnya.
E. Sarana Informasi Keuangan Perusahaan
Semua informasi yang telah tercatat dan terekam di dalam SIA dapat diubah ke dalam informasi keuangan sesuai yang dibutuhkan perusahaan.
Nantinya, laporan keuangan baik alam bentuk manual maupun terintegrasi software tersebut bisa digunakan oleh semua pihak yang memerlukannya, baik dari perusahaan maupun oleh investor.
Komponen Sistem Informasi Akuntansi
Ada beragam komponen – komponen yang menjadi dasar dari SIA yang saling berkaitan satu sama lain sehingga menjadi sebuah kesinambungan. Berikut rincian 5 komponen yang dirumuskan oleh American Institute of CPA:
- Data: segala informasi yang berkaitan langsung dengan proses bisnis dalam suatu perusahaan yang nantinya akan dicatat dan diproses oleh sistem.
- Orang: mereka yang menjalakan sistem SIA serta melakukan beragam tujuan berdasarkan role-nya masing-masing.
- Software: alat yang digunakan untuk keperluan pencatatan dan pemrosesan data-data perusahaan ataupun organisasi.
- Prosedur: langkah-langkah mengumpulkan, melaksanakan, serta menyimpan data baik manual maupun otomatis.
- Teknologi: segala infrastuktur yang mendukung seperti halnya jaringan internet, komputer, dan beragam peralatan lain yang mendukungnya.
Siklus Kontrol Transaksi Bisnis dalam SIA
Seperti yang kita tahu, transaksi bisnis dengan proses (siklus) bisnis saling terintegrasi satu sama lain dalam menghasilkan laporan keuangan bagi perusahaan. Nah, transaksi bisnis ini akan terbagi ke dalam beberapa siklus kontrol yakni:
1. Kontrol Administratif
Merupakan semua transaksi keuangan yang berhubungan langsung dengan ekuitas perusahaan. Contohnya mulai dari obligasi hingga investasi. Nantinya, data tersebut akan tersimpan di dalam buku besar dan menghasilkan dua jenis laporan keuangan yakni laporan keuangan eksternal dan internal.
2. Kontrol Pendapatan
Yaitu kontrol transaksi bisnis yang melibatkan penghasilan dari penjualan harian, transaksi lainnya, retur penjualan, serta beragam keuntungan lainnya yang di dapatkan perusahaan. Transaksi jenis lain yang masuk ke dalam arus kas pun akan digolongkan dalam kontrol pendapatan ini.
3. Kontrol Pengeluaran
Selain kontrol pendapatan, terdapat juga kontrol pengeluaran yang melibatkan adanya proses pembelian, pengembalian pembelian, pembayaran gaji karyawan, pembelian aset, serta transaksi lain yang masuk ke dalam arus kas perusahaan.
4. Kontrol Konversi
Merupakan segala biaya transaksi yang berkaitan dengan transaksi pembelian terkait operasional produksi seperti halnya pembelian bahan baku dan peralatan produksi.
Kelemahan Sistem Informasi Akuntansi
Walaupun memiliki banyak keunggulan, namun SIA juga tak luput dari beberapa kekurangan. Berikut ini beberapa hambatan yang seringkali terjadi pada berbagai contoh sistem informasi akuntansi yang digunakan oleh banyak perusahaan:
- SDM yang belum siap akan keahlian dan penggunaan sistem akuntansi keuangan baru sehingga harus menjalani proses latihan terlebih dahulu.
- Perusahaan wajib memiliki software akuntansi dan komputer yang mendukung proses pengelolaan data informasi akuntansi.
- Data yang dihasilkan kurang lengkap dan masih membutuhkan proses validasi lebih lanjut secara manual.
Nah, itu dia beberapa hal mendasar yang dapat kami informasikan seputar sistem informasi akuntansi beserta komponen yang terlibat di dalamnya, semoga bermanfaat!
