GuruAkuntansi.co.id Kali ini akan membahas tentang pengertian administrasi perkantoran beserta ruang lingkup, fungsi dan tujuannya. Berikut penjelasannya…
Pengertian Administrasi Perkantoran
Administrasi Kantor adalah serangkaian kegiatan rutin dalam suatu organisasi yang berkaitan dengan pengelolaan data dan informasi untuk mencapai tujuan organisasi secara sistematis.
Secara etimologis kata Administrasi berasal dari bahasa Latin, yaitu Iklan, yang berarti intensif dan ministrare atau dalam bahasa Indonesia berarti membantu, melayani, atau memenuhi.
Definisi administrasi kantor dalam arti sempit adalah semua kegiatan teknis dan memiliki peran sentral dalam melaksanakan kegiatan operasi, menyajikan laporan kepada direktur, dan memainkan peran dalam menciptakan organisasi perusahaan yang lebih efektif.
Sedangkan dalam arti luas, administrasi kantor dapat diartikan sebagai kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengorganisasian, dan pengawasan berbagai pekerjaan yang berkaitan dengan ruang lingkup kantor dan administrasi yang tertib.
Untuk lebih memahami apa arti administrasi kantor, kita dapat merujuk pada pendapat beberapa ahli. Berikut ini adalah definisi administrasi kantor menurut para ahli:
Menurut George Terry
Administrasi kantor adalah perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan di kantor dan menjadi pendorong bagi mereka yang menjalankannya sehingga tujuan yang ditetapkan dapat tercapai.
Menurut Edwin Robinson dan William Leffingwell
Administrasi kantor merupakan turunan dari sains dan seni manajemen yang berkaitan dengan operasi tugas kantor secara tepat.
Menurut Suparjati
Administrasi kantor adalah proses kerja sama dalam ruang lingkup kantor untuk mencapai tujuan yang disepakati dengan menjalankan fungsi manajemen.
Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran
Administrator bertanggung jawab untuk merencanakan pekerjaan bagi karyawan, mengawasi karyawan, dan meminta pengadaan fasilitas dan infrastruktur yang diperlukan atau memperbaiki peralatan kantor yang ada.
Berikut ini adalah Lingkup Administrasi Kantor yang lengkap:
1. Kegiatan Kantor
Beberapa kegiatan kantor yang termasuk dalam ruang lingkup administrasi kantor meliputi:
- Perencanaan Perkantoran (office planning)
- Pengorganisasian Perkantoran (office organizing)
- Pengarahan Perkantoran (office actuating)
- Pengawasan Perkantoran (office controlling)
2. Fasilitas Kerja Perkantoran
Beberapa fasilitas / fasilitas yang termasuk dalam ruang lingkup administrasi kantor adalah:
- Lokasi kantor
- Bangunan
- Peralatan
- Interior
- Mesin Kantor
Fungsi Administrasi Perkantoran
Secara umum ada lima fungsi administrasi kantor dalam kaitannya dengan operasi organisasi. Berikut ini adalah deskripsi fungsi administrasi kantor:
- Fungsi rutin, yang merupakan fungsi administratif yang membutuhkan pemikiran minimal termasuk pengarsipan dan duplikasi.
- Fungsi teknis, yaitu fungsi administratif yang memerlukan pendapat, keputusan, dan keterampilan kantor yang berkualitas.
- Function Analyst, yang merupakan fungsi administratif yang membutuhkan pemikiran kritis dan kreatif serta kemampuan untuk memutuskan sesuatu dengan cepat dan tepat.
- Fungsi interpersonal, yang merupakan fungsi administratif yang memerlukan analisis dan penilaian sebagai dasar untuk memutuskan sesuatu dan keterampilan dalam berkomunikasi dengan orang lain.
- Fungsi manajerial, yaitu fungsi administratif yang memerlukan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, pemberian motivasi.
Tujuan Administrasi Perkantoran
Sebagaimana dinyatakan dalam definisi administrasi kantor di atas, secara umum tujuan dari proses manajemen kantor ini adalah agar tujuan perusahaan dapat dicapai secara efektif dan efisien dan memenuhi persyaratan dari sisi teknis, ekonomi, dan psikologis.
- Teknis: memiliki manfaat dan kegunaan.
- Ekonomis: harga sesuai atau sesuai dengan apa yang seharusnya.
- Psikologis: berikan kepuasan.
Berikut ini adalah tujuan administrasi perkantoran:
- Memberikan data dan informasi lengkap kepada pihak-pihak yang perlu melakukan tugas organisasi secara efektif dan efisien.
- Mengawasi pekerjaan kantor dan administrasi untuk memastikan penerapan standar kualitas, tenggat waktu, dan prosedur yang sesuai.
- Menerapkan kebijakan perusahaan atau departemen dan memberikan standar layanan terkait dengan manajemen.
- Diskusi dengan karyawan tentang kinerja kerja untuk mengidentifikasi masalah dan penyebabnya, dan cobalah untuk menyelesaikan masalah.
- Berikan pelatihan atau perintah kerja kepada karyawan.
- Verifikasi, pantau dan evaluasi pekerjaan dengan membuat laporan terkait dengan kegiatan produksi, pengiriman dan penggajian.
- Melakukan proses rekrutmen karyawan, dari wawancara hingga memilih karyawan.
- Menafsirkan dan mengomunikasikan semua prosedur kerja dan kebijakan perusahaan kepada karyawan.
Baca Juga :
Demikian pembahasan tentang pengertian administrasi perkantoran beserta ruang lingkup, fungsi dan tujuannya. Semoga bermanfaat, dan Terima kasih.
