GuruAkuntansi.co.id Kali ini akan membahas tentang pengertian serta peran dan fungsi sekretaris dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Berikut penjelasannya…
Pengertian Sekretaris
Istilah sekretaris pada awalnya berasal dari bahasa Latin, yaitu “secretum” yang berarti rahasia. Arti rahasia di sini adalah orang yang menyimpan rahasia.
Ada banyak pemahaman sekretaris yang dijelaskan oleh para ahli. Salah satu penjelasannya adalah M. Braum dan Ramon, yang mengatakan bahwa:
Sekretaris adalah pelayan kepala atau pemimpin yang menerima dikte, menyiapkan korespondensi, menerima tamu, memeriksa, atau mengingatkan kepemimpinannya akan kewajiban atau perjanjian resminya dan melakukan banyak kewajiban lainnya terkait untuk meningkatkan efektivitas kepemimpinan terkait dengan kewajiban terkait lainnya untuk meningkatkan efektivitas pemimpin mereka.
Jadi intinya adalah sekretaris adalah seseorang, baik karyawan maupun karyawan yang memiliki tugas yang berkaitan dengan rahasia suatu organisasi atau perusahaan.
Seorang sekretaris adalah seseorang yang membantu para pemimpin, baik organisasi maupun perusahaan,
terutama dalam pelaksanaan kegiatan yang berkaitan dengan masalah administrasi yang mendukung kegiatan para pemimpin atau operasi perusahaan.
Peran dan Tugas Pokok Sekretaris
Banyak yang berasumsi bahwa sekretaris adalah wakil dari pemimpin, ada juga yang berpikir bahwa sekretaris adalah asisten pemimpin, dan beberapa bahkan menganggap bahwa tugas sekretaris adalah mencatat hasil pertemuan, membuat dan menerima surat.
Peran Sekretaris
Seperti film, Sekretaris adalah salah satu tokoh yang memiliki tanggung jawab besar terhadap kepemimpinan dan anggota di mana seorang sekretaris dituntut untuk selalu komunikatif dan menjadi pendukung dalam suatu organisasi.
1. Peran Sekretaris Terhadap Pimpinan:
- Sekretaris bertindak sebagai penghubung antara para pemimpin dan orang / organisasi lain baik melalui surat, telepon atau media lainnya. Jadi semua sekretaris yang menerima.
- Menjadi sumber informasi dan dukungan bagi para pemimpin.
- Sebagai perpanjangan dari kepemimpinan pemimpin kepada anggota.
- Sebagai Representatif (alternatif) memikirkan Pemimpin saat keadaan tertentu.
2. Peran Sekretaris Terhadap Anggota
- Sebagai penghubung antara Anggota dan Pemimpin.
- Menjadi pengawas, motivasi, dan kebijakan tentang kinerja anggota dalam organisasi sebagai bentuk perpanjangan dari pemimpin.
Tugas Pokok Sekretaris
Tugas sekretaris tidak jauh dari peran yang dimainkan hanya oleh tugas sekretaris satu organisasi dengan tugas sekretaris organisasi lain belum tentu sama, semua dikembalikan ke AD/ART masing-masing yang mengatur tugas sekretaris.
Tetapi secara umum ada 8 tugas sekretaris dalam organisasi:
1. Menjalankan Perintah Pimpinan
Sebagai bawahan, pemimpin sekretaris memiliki kewajiban untuk menjalankan perintah pemimpin untuk menjalankan organisasi. Sebagai :
- mencari informasi
- mengumpulkan data
- membuat makalah pidato, dll.
2. Membantu Pekerjaan Pimpinan
Sekretaris juga memiliki kewajiban untuk membantu pekerjaan pemimpin seperti mengganti pemimpin jika pemimpin tidak dapat hadir, memantau dan memastikan program kerja organisasi berjalan sesuai rencana.
3. Penghubung antara Pemimpin dan Anggota
Seorang sekretaris diwajibkan untuk menyampaikan kebijakan (yang perlu diketahui) kepada anggota melalui selebaran atau pesan siaran. Atau sebaliknya, sampaikan kritik, saran atau aspirasi dari anggota kepada pimpinan.
4. Penghubung Pemimpin dengan Orang-Orang di Luar Organisasi
Seorang sekretaris memiliki pintu gerbang ketika orang atau organisasi lain ingin menghubungi atau bertemu para pemimpin.
5. Melakukan Korespondensi
Korespondensi berarti bahwa seorang sekretaris bertugas merekam dan menerima surat-surat yang datang ke organisasi
sebelum tiba atau dibuang ke pemimpin / bagian / divisi lain dalam organisasi untuk ditindaklanjuti, selain menerima surat, sekretaris juga harus dapat membuat surat saat dibutuhkan.
6. Pengarsipan
Sekretaris ditugaskan untuk mengajukan dokumen penting seperti proposal, surat masuk, surat keluar dan dokumen lain yang dianggap berharga.
7. Mengatur Jadwal
Seorang sekretaris bertugas mengatur jadwal rapat atau rapat dewan secara berkala untuk membahas pengembangan program kerja manajemen.
Sekretaris juga mengatur jadwal pertemuan para pemimpin dengan organisasi lain.
8. Kreatif
Tugas kreatif sekretaris terkait dengan aspek pendukung yang diminta oleh pemimpin atau tuntutan situasi dan biasanya unik. Sebagai :
- Siapkan rencana kerja
- Atur poin-poin yang akan dibahas pada pertemuan tersebut
- Sampai kebijakan darurat.
Fungsi Sekretaris
Dalam suatu perusahaan, sekretaris memiliki dua fungsi jika dilihat dari ruang lingkup tugasnya, yaitu fungsi primer dan fungsi sekunder.
1. Fungsi Utama
Fungsi utama seorang sekretaris adalah untuk menyediakan layanan administrasi untuk mendukung operasi organisasi atau perusahaan
melalui keterampilan yang ia miliki seperti mengetik, mengelola surat dan arsip lainnya, membuat agenda, menangani panggilan telepon, dan lain-lain.
2. Fungsi Sekunder
Fungsi sekunder seorang sekretaris adalah untuk membantu memastikan kelancaran suatu organisasi atau perusahaan dan bertanggung jawab atas kegiatan rutin yang dilakukan di kantor.
Dengan memanfaatkan pengetahuan seperti perbankan, hubungan manusia, bisnis perusahaan, persiapan rapat, komunikasi, statistik dan keuangan teknik dan pengetahuan lainnya.
Baca Juga :
Demikian pembahasan tentang pengertian serta peran dan fungsi sekretaris dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Semoga bermanfaat dan Terima kasih.
